COCQ BIETET POLITIKERN UNTERSTÜTZUNG IN SACHEN DIGITALKOMPETENZ AN

Bild: Digitalisierung in der Politik

Wenn es um die Digitalkompetenz der Politiker in Deutschland geht, offenbart sich ein Trauerspiel. Kaum einem Politiker trauen die Bürger eine entsprechend hohe Kompetenz zu, wie eine Umfrage des Handelsblatts verdeutlicht. Doch was bedeutet das in Bezug auf die Bundestagswahl am 26. September?

Die einzigen, die bei der Umfrage die 30-Prozent-Marke überschreiten, sind FDP-Chef Christian Lindner mit 36,1 Prozent, Markus Söder, CSU, mit 32,4 Prozent und Robert Habeck, Grüne, mit 31,4 Prozent. Doch auch das sind keine Gründe, um stolz zu sein, wie ein Blick auf die FDP-Wahlwerbung offenbart. Darin ist Christian Lindner, der in den Augen der Bürger die höchste Digitalkompetenz hat, zu sehen, wie er etwas handschriftlich in einem Aktenordner notiert – daneben ein Stapel Papier. Quer darüber der Schriftzug „Nie gab es mehr zu tun.“ Bei einer papierbasierten Bearbeitung seiner Akten oder welcher auch immer, glaube ich das sofort. Von Digitalkompetenz zeugt das jedoch nicht.

Zwei Standards für elektronische Rechnungen

Den wenigsten Politikern kann Digitalkompetenz zugesprochen werden, wie sie im großen Stil der Wirtschaft helfen würde. Das wird unter anderem daran deutlich, dass es in Deutschland mit XRechnung und ZUGFeRD zwei „Standards“ für elektronische Rechnung gibt. So nimmt der Bund gemäß einer EU-Richtlinie seit Ende 2020 theoretisch nur noch XRechnungen entgegen, die Praxis zeigt aber ein anderes Bild. So ergab eine Mitgliederumfrage der DASG (Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe), dass rund 52 Prozent bislang überhaupt erst zwischen null und 100 Rechnungen als XRechnung versendet haben. Ob diese dann auch in diesem Format verarbeitet wurden, beantwortet die Umfrage nicht. Das Chaos wird komplett, indem Unternehmen und Behörden verschiedene Wege zum Rechnungserhalt wie Peppol, E-Mail, manuelle Eingabe, FTP oder De-Mail vorgeben. Colin Blöcher, Sprecher der Arbeitsgruppe Electronic Invoicing & Real-time Reporting bei der DSAG, erklärt: „Die verschiedenen XRechnung-Lösungen im Bund und den Bundesländern schaffen eine Vielfältigkeit, die in der EU einzigartig ist. Gleichzeitig hemmt genau dies den entscheidenden Schritt hin zur Digitalisierung. Andere EU-Länder haben dies wesentlich effizienter und damit kostensparender für Unternehmen gelöst.“

Dazu gehört beispielsweise das Sistema-di-interscambio-Portal, das die italienische Steuerbehörde bereits seit mehreren Jahren betreibt und über das sämtliche Rechnungen versendet und empfangen werden. Steuerberater und VeR-Vorstandsvorsitzender Stefan Groß kommentiert: „Der verpflichtende Versand von E-Rechnungen über das zentrale System ermöglicht dem Fiskus nicht nur die unmittelbare Überwachung der Steuerschuldnerschaft, quasi in ‚real time‘. Man schafft damit auch die nötige Datengrundlage, um den Vorsteuerabzug faktisch an die korrespondierende Umsatzsteuerschuld zu knüpfen“.

Digitalkompetenz für die Politik

Von dem Beispiel Italien können wir nur lernen. Eine Plattform und ein Übertragungsweg sind für jeden verständlich. Selbst Digitalisierungsberatern wird bei den zahlreichen Begriffen wie XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, D-Mail, EDI & Co. schwindlig. Wie soll dann erst ein kleiner Handwerksbetrieb oder mittelständischer Unternehmer seine Rechnung so aufbereiten, um sämtliche Vorgaben zu erfüllen? Die Konsequenz ist, dass weiterhin Behörden Rechnungen per Post erhalten. Denn auch hier gilt das Sprichwort: Wo kein Kläger, da kein Richter. Die bevorstehende Bundestagswahl allein lässt nicht wirklich hoffen, dass es besser wird.

Die Politik braucht Unterstützung, damit die Verantwortlichen begreifen, was Digitalkompetenz ist und wie sie entsprechende Projekte erfolgreich umsetzen können. Daher bleibt zu sagen: Unabhängig davon, wie die Wahlen ausgehen: Wir von Cocq Datendienst bieten unsere Unterstützung an, damit die Digitalkompetenz sich verbessert und es in Deutschland vorangeht.

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E-GOVERNMENT: ES IST NOCH VIEL LUFT NACH OBEN

Das saarländische Finanzministerium hat vor wenigen Wochen sein Projekt „Digitales Finanzministerium“ vorgestellt, eine Aktion, mit der die Behörde laut Pressemitteilung unter ihresgleichen bundesweit führend ist. Doch so gut das zunächst klingen mag – ein Grund zum Feiern besteht nur bedingt.

Im Rahmen des Vorhabens sollen bis Juni 2022 Akten digitalisiert werden. Finanzstaatssekretärin Anja Wagner-Scheid sprach von einer Reduktion der Akten im Ministerium um 95 Prozent. Allein die Einführung der elektronischen Personalakte (ePA) wandle 300 laufende Aktenmeter mit insgesamt 3.500 Akten und circa 1,5 Millionen Seiten in Digitalisate um. Hinzu kämen aus dem Bereich des allgemeinen Schriftguts 2.119 laufende Aktenmeter mit 27.972 Aktenordnern. Dadurch werde der Arbeitsalltag für die Mitarbeiter erleichtert, die Transparenz erhöht sowie Lagerraum und Personal eingespart, was wiederum zu einer Einsparung von Steuergeldern führe.

Zugleich stellte die Finanzstaatssekretärin zwei weitere Projekte auf dem Weg zur modernen saarländischen Finanz- und Steuerverwaltung vor. Das ist zum einen die bereits im Einsatz befindliche zentrale Schulungsumgebung für die Aus- und Weiterbildung der Bediensteten und zum anderen die Erhöhung des Automationsgrades bei der Abwicklung von Geschäftsprozessen. Letzteres Projekt überzeugte im Finanzamt St. Ingbert als Pilot und wurde nun in den Realbetrieb überführt.

Potenzial der Digitalisierung in Deutschland nicht annähernd ausgeschöpft
Diese Digitalisierungsprojekte sind als Teil der E-Government-Bemühungen zwar grundsätzlich erfreulich. Die Projekte wie das der Ausländerbehörde des Kreises Olpe oder die des Kreises Soest, des Märkischen Kreises und des Hochsauerlandkreises zeigen, dass Cocq in der jüngeren Vergangenheit diese zielführenden Bemühungen aktiv mitgestaltet hat.

Allerdings, so das Ergebnis des Indexes für die digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI) der Europäischen Kommission, liegt Deutschland gegenüber anderen Mitgliedsstaaten beim E-Government weiterhin deutlich zurück. 2020 fand sich die Bundesrepublik an 21. Stelle der 28 untersuchten EU-Mitgliedsstaaten.

Dabei heißt es im Strategiepapier „Digitale Verwaltung“ des Bundesministeriums des Innern aus dem Jahr 2014 (!): „Gemäß § 6 EGovG i. V. m. Art. 31 Abs. 5 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften sollen Bundesbehörden zum 1. Januar 2020 ihre Akten elektronisch führen.“ Wie jedoch die Antwort der Bundesregierung auf eine Anfrage der FDP im September 2020 auswies, sind zahlreiche Bundesbehörden davon noch immer weit entfernt. So hatten beim Statistischen Bundesamt zum damaligen Zeitpunkt lediglich zwölf Prozent der Beschäftigten eine E-Akte. Und das Bundeskanzleramt hat den Piloten „E-Akte Bund“ erst vor wenigen Monaten, nämlich im April 2021, gestartet.

Der Bundesverband der Deutschen Industrie e. V. (BDI) streut zusätzlich Salz in die Wunde: „Deutschland muss raus aus der analogen Bürokratie und rein in den digitalen Staat. Wir brauchen schnellstmöglich einheitliche Lösungen für unsere Unternehmen, denn die zunehmende Kluft zwischen öffentlicher und privater digitaler Ausstattung droht zu einem ernsthaften Standortproblem zu werden“, so eine Verlautbarung auf dessen Website.

Dabei ist die Implementierung einer elektronischen Aktenführung keine Raketenwissenschaft. Grundvoraussetzung ist die Digitalisierung der Bestandsakten. Das übernehmen professionelle Scandienstleister, ohne Personalkapazitäten von Verwaltungen in Anspruch zu nehmen. Selbst wenn noch kein Dokumenten-Management-System zur Organisation der Akten vorhanden ist, lässt sich bereits mit diesem ersten Schritt einiges erreichen. Dazu gehören beispielsweise eine Platzersparnis und damit verbundene sinkende Nebenkosten, aber auch eine schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten und die damit einhergehende zügige Beantwortung von Bürgeranfragen.

Wenn sich deutsche Ansprüche aber weiterhin darauf beschränken, Pilotprojekte wie jenes aus dem Finanzamt Homburg, Außenstelle St. Ingbert, welche die Veranlagung von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern durchschnittlich in „kaum mehr zu unterbietenden 28,7 Tagen“ vornimmt, als Vorzeigeprojekte zu handeln, scheint es noch ein sehr, sehr weiter Weg hin zur Erfüllung der Vorgaben des Bundesministeriums des Innern aus dem Jahr 2014.

FAXEN IN ZEITEN DER DIGITALISIERUNG – KOMMUNIZIEREN WIE DIE DINOSAURIER

Bild: Tschüss Fax

„Denk ich an Deutschland in der Nacht, dann bin ich um den Schlaf gebracht“ – der Eröffnungsvers aus Heinrich Heines Gedicht „Nachtgedanken“ ist ein geflügeltes Wort. Angesichts von Pressemitteilungen wie der des Digitalverbands Bitkom „Tschüss Fax: Unternehmen digitalisieren ihre Kommunikation“ erscheint dieser 1843 verfasste Vers heute, im Juli 2021, nichts an Aktualität eingebüßt zu haben.

Denn in der Pressemitteilung heißt es: „Im Büroalltag verliert das Faxgerät stetig an Bedeutung. Unternehmen setzen vermehrt auf digitale Lösungen zur Kommunikation und Interaktion im Geschäftsalltag. So hat sich der Anteil der Unternehmen, die das Fax häufig oder sehr häufig nutzen, seit 2016 fast halbiert: Vor fünf Jahren gaben acht von zehn Unternehmen (79 Prozent) an, häufig via Fax nach innen und außen zu kommunizieren. Heute sind es noch ca. vier von zehn (43 Prozent).“ Die Formulierung klingt banal, fast nach Aufbruchstimmung, obwohl angesichts dieser Entwicklung von einem Aufbruch keine Rede sein kann. Denn 43 Prozent sind fast die Hälfte der befragten Unternehmen. Ein über ein Faxgerät versendetes oder empfangenes Dokument ist nicht digital und hat nichts mit digitalen Prozessen zu tun, die helfen, mit weniger Aufwand schneller und besser zu arbeiten. Selbst ein über einen Cloud-Service digital versendetes Fax kann erhebliche Lücken aufweisen, wie der Bremer Datenschutzbeauftragte kürzlich mitgeteilt hat.

Faxe garantieren keine Vertraulichkeit

Kern des Problems sei die Gegenseite: „Absender können sich nie sicher sein, welche Technik auf der Empfangsseite eingesetzt wird.“ Der Sender könne nicht feststellen, wie die in E-Mails umgewandelten Faxe verschlüsselt seien. Auch könne er eine Verschlüsselung nicht erzwingen, ebenso wenig wie er ermitteln könne, ob es sich bei den genutzten Cloud-Diensten um DSGVO-konform betriebene europäische Clouds handele. Daher kommt der Bremer Datenschutzbeauftragte zu dem Schluss: „Aufgrund dieser Unwägbarkeiten hat ein Fax hinsichtlich des Schutzziels Vertraulichkeit das gleiche Sicherheitsniveau wie eine unverschlüsselte E-Mail, die zu Recht als digitales Pendant zur offen einsehbaren Postkarte angesehen wird. Mehr nicht. Fax-Dienste enthalten in der Regel keinerlei Sicherungsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Sie sind daher in der Regel nicht für die Übertragung personenbezogener Daten geeignet.“ Zur Übertragung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9, Absatz 1 der Datenschutzgrundverordnung sei die Nutzung von Fax-Diensten unzulässig.

Dennoch heißt es in der Mitteilung: „Die Bremische Verwaltung geht davon aus, bis Ende 2022 alle Faxgeräte durch sicherere Technologien abgelöst zu haben.“ Das ist Ende des nächsten Jahres! Eineinhalb Jahre Zeit also, um Prozesse zu etablieren, damit Mitarbeiter Dokumente per Ende-zu-Ende verschlüsselter E-Mail versenden! Daran ist nicht einmal eine Spur von digitalem Denken zu erkennen. Gleichwohl passt das ins Bild der Bundesrepublik Deutschland. Davon zeugt auch die Katastrophe, dass im vergangenen Jahr, mitten in der Pandemie, zahlreiche Labore die Corona-Testergebnisse per Fax an die Gesundheitsämter gemeldet und diese Daten ans RKI übermittelt hatten.

Mahnen statt Beschönigen

Besser ist auch nicht, dass der Bitkom als Digitalverband von einer insgesamt stärker werdenden Digitalisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse schreibt, obwohl 2021 noch in 23 Prozent der Unternehmen die meisten Geschäftsprozesse papierbasiert ablaufen, während es 2016 in 34 Prozent der Unternehmen der Fall war. Denn stärker ist der Komparativ von stark. Das bedeutet: Damit es etwas stärker werden kann, muss es erst einmal stark gewesen sein. Und so lässt sich die Situation nicht bezeichnen, wenn mehr als ein Drittel der Unternehmen Informationen auf toten Bäumen festgehalten hat. Auch die Veränderungsgeschwindigkeit ist in Zeiten der Beschleunigung nur marginal. Dass in 13 Prozent der großen Unternehmen ab 500 Mitarbeitern die Prozesse vollständig digitalisiert sind und in zwölf Prozent der Unternehmen zwischen 100 und 499 Mitarbeitern, lässt nur wenig hoffen. Denn in Firmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern seien es nur sechs Prozent. Diese sowie noch kleinere Unternehmen stellen jedoch den bei Weitem größten Anteil der Unternehmen in Deutschland.

Wenn diese Firmen in der Bundesrepublik, also die meisten, künftig nicht völlig ins Hintertreffen geraten wollen, hilft es nichts, die Situation zu beschönigen. Am Schneckentempo ist nichts toll. Vielmehr ist es beängstigend, zumal schon die Mitte der 1970er-Jahre Geborenen, die Nachfolger der derzeitigen Verantwortlichen, kein Faxgerät mehr bedienen können und wollen. Sie ziehen es vor, sich im Internet mit Memes über Faxe lustig zu machen. Das muss gesagt werden, in aller Deutlichkeit. Denn den sich in vermeintlicher Sicherheit wiegenden verantwortlichen Führungskräften, die in Deutschland ein Durchschnittsalter von knapp 52 Jahren aufweisen, muss schnellstens bewusst werden, dass sie jetzt mit ihren Entscheidungen für oder gegen eine konsequente Digitalisierung die Weichen dafür stellen, ob sich ihr Unternehmen schon bald zu den Dinosauriern gesellt oder auch in Zukunft besteht.

COCQ BEFREIT AUSLÄNDERBEHÖRDE DES KREISES OLPE VON PAPIERAKTEN

Im Zuge des Megatrends der Digitalisierung hat sich der Kreis Olpe ebendiese als strategisches Ziel auf die Fahnen geschrieben. Als eine der ersten Dienststellen setzte nun die Ausländerbehörde diese Zielstellung mit Unterstützung der Cocq Datendienst GmbH um, die innerhalb weniger Monate 7.000 Akten mit insgesamt einer Million Blatt digitalisiert hat.

Bis vor Kurzem drängten sich in den Schränken der Ausländerbehörde des Kreises Olpe die Hängeregistermappen – teils mehr als 50 Jahre alt. Diese enthielten sämtliche Informationen zu den im Kreis Olpe lebenden Ausländern. Dazu gehörten vor allem Bescheide, Unterlagen zum Asylverfahren und Prüfungsunterlagen, die dazu dienen, das Aufenthaltsrecht zu klären. Folglich mussten die Mitarbeiter immer wieder Einblick in die Akten nehmen.

Effektives Frontoffice

Damit der Kreis Olpe seinen Platzbedarf reduzieren und vor allem die Sachbearbeitung in der Ausländerbehörde im Rahmen eines Frontoffices abwickeln kann, haben sich die Verantwortlichen dazu entschieden, die Bestandsakten digitalisieren zu lassen. Konkret ging es um sämtliche vor 2019 angelegten Ausländerakten. Thomas Grebe, Leiter Fachdienst Ordnung des Kreises Olpe, erläutert: „Natürlich muss jede Behörde schauen, möglichst wenig Büroraum in Anspruch zu nehmen, um die damit verbundenen Nebenkosten, beispielsweise Heizkosten, zu senken. Darüber hinaus haben wir die Ausländerbehörde organisatorisch umstrukturiert. Das war schon länger geplant und wurde durch Corona forciert. Vor dem Hintergrund des Arbeits- und Infektionsschutzes bauen wir unser Kreishaus um, sodass zukünftig die Ausländersachbearbeitung im Rahmen eines Frontoffices abgewickelt wird. Konkret bedeutet dies, dass Kunden an mit Trennwänden versehenen Schaltern ihre Anliegen vortragen. Um diesen Schalterbereich effektiv zu nutzen, ist es hilfreich, die Akten digitalisiert vorzuhalten. Dadurch können die Sachbearbeiter vom Schalter auf die digitale Akte zugreifen. Der angenehme Nebeneffekt ist, dass wir Platz einsparen und beispielsweise Einzelbüros in Doppelbüros umgewandelt werden konnten.“

Der Projektablauf

Das Projekt startete im Mai 2020. Aufgrund der hervorragenden Referenzen und des bestehenden Rahmenvertrags mit der kommunalen Südwestfalen-IT (SIT) erhielt die Cocq Datendienst GmbH den Zuschlag, die Akten zu digitalisieren. Nach Besprechung des Projektverlaufs stellte Cocq dem Kreis Leitbelege mit Barcodes zur Verfügung. Ein solcher Barcode beinhaltete die Ausländerzentralregisternummer und andere individuelle Merkmale der Akte, die auch zur Vergabe der Dateinamen genutzt wurden. Die Mitarbeiter des Kreises Olpe versahen die Ausländerakten mit den jeweiligen Barcodes. Cocq registrierte jeden einzelnen Aktenbarcode bei der Abholung, verpackte die Akten und transportierte sie chargenweise nach Hamburg. Hier bereiteten die Mitarbeiter die teilweise aufgrund ihres Alters beschädigten bzw. zerknitterten Akten auf, scannten sie und stellten sie über eine verschlüsselte Verbindung dem Kreis Olpe digital in der Cloud zur Verfügung. Dabei wurde grundsätzlich eine Ausländerakte in einer Datei zusammengefasst. Lediglich bei umfangreichen Akten entstanden mehrere Dateien, die dann in enaio, dem vom Kreis Olpe genutzten Dokumenten-Management-System (DMS), zusammengeführt wurden. Den Import in das DMS übernahm der Dienstleister SIT.

Bezüglich der Digitalisate entschied sich der Kreis Olpe für das langzeitarchivtaugliche PDF/A-Format. „Ausländerakten müssen 30 Jahre nach Wegzug ins Ausland oder Versterben der Person aufbewahrt werden“, begründet Thomas Grebe die Entscheidung.

Ende Oktober waren alle Akten termingerecht digitalisiert, die anschließend der langjährige Partner der Cocq Datendienst GmbH, die Fa. GreenDataProtection Akten- und Datenträgervernichtung GmbH & Co. KG, datenschutzkonform vernichtete. Lediglich Unterlagen von rechtlicher Relevanz gab der Scandienstleister im Original der Behörde zurück, die diese dann an die jeweiligen Personen versandte. Dabei handelte es sich beispielsweise um abgelaufene Pässe, Aufenthaltstitel oder gekordelte Gerichtsurteile. „Alles in allem eine überschaubare Menge, die wohlbehalten wieder bei uns angekommen ist“, so Thomas Grebe.

Vorreiter für weitere Abteilungen

Neben der Platzersparnis und der Umsetzung des Frontoffices konnte der Kreis Olpe außerdem die 2020 zunehmende Arbeit von zuhause umsetzen. Hier ergab sich immerhin ein Zuwachs um 70 bis 75 Prozent. Dazu sagt der Fachdienstleiter: „Als wir das Projekt initiierten, ahnte noch niemand, wie sich die Corona-Pandemie auf das Arbeitsleben auswirken würde. Durch die Digitalisierung stellen wir sicher, dass die Mitarbeiter auch von zuhause auf die digitalen Akten zugreifen können.“

Seit November 2020 ist die Ausländerbehörde komplett im digitalen Betrieb und damit Vorreiter für weitere Abteilungen im Kreis Olpe. „Auch andere Bereiche denken über die Aktendigitalisierung nach und da können wir Cocq weiterempfehlen“, betont Thomas Grebe. „Der Scandienstleister hat das Projekt sehr professionell abgewickelt und wir haben uns gut aufgehoben gefühlt. Zu jeder Frage oder jedem Problem erhielten wir mindestens zwei passende Lösungsmöglichkeiten, sodass diese schnell erledigt waren. Wir hatten jederzeit das sichere Gefühl, unsere Dokumente digital in guter Qualität zurückzuerhalten.“

UMWELTSCHUTZ UND NACHHALTIGKEIT: COCQ GOES GREEN

Bild: Umwelt

Umweltschutz und Nachhaltigkeit bilden auch für die Cocq Datendienst GmbH wichtige Aspekte ihrer Geschäftstätigkeit. So integriert der Scandienstleister zwei E-Autos in seinen Fuhrpark, wovon bereits eines auf dem Betriebsgelände inklusive der erforderlichen Ladesäule steht. Darüber hinaus stattet das Unternehmen den gesamten Firmensitz mit energiesparenden LED-Lampen aus. Zum Schutz wertvoller Waldflächen verwendet Cocq seit Kurzem Kopierpapier seines Partners GreenOfficeSolutions, beispielsweise für Aktentrennblätter im Rahmen der Aktendigitalisierung. Das Besondere: Das Papier wird aus geschredderten Dokumenten rückgewonnen. Der Kreislauf schließt sich, wenn die Trennblätter nach dem Digitalisierungsprozess erneut vernichtet und anschließend von GreenOfficeSolutions abermals recycelt werden.

Hier geht’s zu unserem Partner GreenOfficeSolutions.

JETZT DIE DIGITALISIERUNG MIT UNTERSTÜTZUNG VON VATER STAAT VORANTREIBEN

Bild von Fördermitteln

Entscheider in mittelständischen Unternehmen, die in die Digitalisierung investieren wollen, sollten sich den 1. Dezember 2020 vormerken. Dann wird die Registrierung für das Förderprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ wieder geöffnet sein. Nachdem die Fördermittel für 2020 schnell ausgeschöpft waren, werden ab Januar 2021 bis Ende 2023 monatlich neu verfügbare Kontingente verteilt.

„Zweifelsohne hat Corona das Digitalisierungsthema bei Unternehmen nach oben katapultiert“, sagt Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „So haben beispielsweise bei einer aktuellen Umfrage des Digitalverbandes Bitkom mehr als acht von zehn Unternehmen (84 Prozent) angegeben, dass durch die Corona-Pandemie für sie die Digitalisierung an Bedeutung gewonnen habe. Allerdings musste fast jedes dritte Unternehmen Investitionen in die Digitalisierung zurückfahren.“

Deshalb begrüßt Martin Echt die Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie ausdrücklich: „Unternehmen, die Digitalisierungspläne haben, können mit dem Programm einen Zuschuss von bis zu 50 % ihrer Kosten erstattet bekommen.“

Wenn ein Unternehmen beispielsweise 1.000 Ordner digitalisieren möchte und dafür einen Investitionsbedarf von 20.000 € hat, bedeutet dies, dass es bis zu 10.000 € Förderung aus dem Digital-Jetzt-Programm erhalten kann. Damit reduzieren sich die Kosten pro Akte von 20 € auf nur noch 10 €. Darüber hinaus weist Martin Echt auf die Vorteile einer solchen Maßnahme hin. So bedeute die Digitalisierung von 1.000 Ordern eine Ersparnis von 80 Metern Regalfläche und damit zusätzlicher Raum beispielsweise für weitere Arbeitsplätze oder mehr Platz zur Einhaltung des Abstands. Hinzu kommt der Effizienzgewinn, denn Mitarbeiter können direkt auf die Inhalte der digitalisierten Akten zugreifen und müssen nicht zeitaufwendig darin suchen. Damit steigert sich unter anderem die Auskunftsbereitschaft bei Nachfragen. Außerdem können mit digitalen Akten Prozesse agiler aufgesetzt werden.

Weitere Informationen zum Digital-Jetzt-Programm: www.bmwi.de/digitaljetzt 

DIGITAL OFFICE INDEX 2020 DES BITKOM OFFENBART: NOCH VIEL LUFT NACH OBEN

Bild: Giraffe über den Wolken

Hamburg. Die deutsche Wirtschaft macht dem Digital Office Index 2020 des Digitalverbandes Bitkom zufolge bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse in diesem Jahr kräftig Druck. Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH, begrüßt zwar grundsätzlich den Trend, sieht aber einige der in der Studie aufgeführten Themen kritisch, wie er in einem Statement darlegt.

Der Einsatz einer ECM-Lösung ist kein Digitalisierungsindiz

Die Bitkom-Studie ergab, dass 68 % der Befragten ein ECM-System einsetzen. Dies heißt nicht zwangsläufig, dass sie auch digital gut aufgestellt sind. Ein Beispiel: Es gibt nicht wenige Unternehmen, die ihre Eingangsrechnungen nach wie vor auf dem Papier bearbeiten und erst dann scannen, um sie im ECM-System abzulegen und das Papier vernichten zu können. Von einem digital laufenden Prozess kann hier keine Rede sein.

Regularien bremsen zu Unrecht die Digitalisierung

53 % der Befragten gaben an, dass rechtliche und regulatorische Bestimmungen an weiteren Digitalisierungsmaßnahmen sie hindern. Das heißt, dass mehr als die Hälfte der Befragten mehr in die Digitalisierung investieren würde, aber entweder nicht weiß, wie sie diese Vorgaben umsetzen soll bzw. der Meinung ist, dass beispielsweise die DSGVO Digitalisierungsmaßnahmen verbieten würde. Dabei gibt es keine Prozesse, die aufgrund der DSGVO nicht digitalisiert werden dürfen. Unternehmen sind lediglich in der Pflicht, ihre Verfahren zu dokumentieren, was jedoch in keinem Verhältnis zum Effizienzgewinn steht. Außerdem gaben 62 % der Befragten zu wenig qualifiziertes Personal als Hürde für ihre Digitalisierung an. Der falsche Weg ist, aufgrund dieser Bedenken bzw. der dünnen Personaldecke gar nichts zu machen, denn Stagnation bedeutet Rückschritt. Zweifelsohne ist es schwierig, sich im Dschungel der regulatorischen Maßnahmen und Bestimmungen zurechtzufinden. Deshalb sollten Unternehmen darüber nachdenken, Digitalisierungsvorhaben an kompetente Dienstleister outzusourcen.

Leistungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen unterbewertet

KMUs erreichen im Digital Office Index 2020 lediglich 53 bzw. 59 Punkte, was im Verhältnis zu den Großunternehmen mit 67 Punkten ein schwacher Wert ist. Das suggeriert, dass die KMUs im Vergleich zu Konzernen eher unterdurchschnittlich digitalisiert sind. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass insbesondere KMUs mit relativ wenig Digitalisierungseinsatz große Erfolge verzeichnen können. So scannen wir mittlerweile für viele kleinere Einzelhändler zum Quartalsende deren Belege und Rechnungen ein. Unsere Kunden profitieren davon, dass ihre Mitarbeiter nicht mehr nach Dokumenten zur Verbuchung suchen müssen, sondern im Homeoffice sämtliche Belege verarbeiten können. Es ist also ein vergleichsweiser kleiner, simpler Prozess, der mit einem hohen Effizienzgewinn einhergeht. Von daher finde ich es persönlich  schade, dass der Bitkom die Konzerne als Vorreiter im Bereich der Digitalisierung darstellt.

Fast neun von zehn Unternehmen planen das Ende der Briefpost versus 50 % nutzen häufig das Fax

Ein schockierendes Ergebnis der Bitkom-Studie ist, dass 49 % und damit rund die Hälfte der Befragten immer noch häufig und sehr häufig das Fax nutzen. Das widerspricht der Quintessenz der Studie, die darlegen soll, dass sich die Unternehmen von Papier und analoger Kommunikation verabschieden wollen.

Nur weil wir Corona haben, ist der Datenschutz nicht deaktiviert

Der Bitkom bezeichnet Corona als einen Boost für das Digital Office. Diese Aussage unterschreibe ich sofort. Was bleibt Unternehmen, die ihre Mitarbeiter von heute auf morgen ins Homeoffice schicken mussten bzw. müssen, auch anderes übrig? Sie suchen nach Möglichkeiten, um ihren Geschäftsbetrieb in dieser ungewöhnlichen Zeit aufrecht zu erhalten. Hierbei hilft natürlich die Digitalisierung. Die Sorge, die ich habe, ist, dass viele Unternehmen eine mit der heißen Nadel gestrickte Lösung implementiert haben, und sich jetzt nach dem Motto „Funktioniert doch“ darauf ausruhen. Beispiel: Wenn Mitarbeiter aus der Buchhaltung eingehende Rechnungen per Mail in ihr Homeoffice bekommen (Stichwort „Scan-to-Mail“) bedeutet das noch lange nicht, dass damit ein Prozess ganzheitlich digital aufgesetzt ist. Im schlimmsten Fall werden Belege bei Klärungsbedarf abfotografiert und per WhatsApp wohlmöglich über das private Handy an Kollegen geschickt. Das ist nicht nur aus datenschutzrechtlichen Gründen ein fragwürdiges Vorgehen. Genauso wenig kann es sein, dass Unternehmen mit einem Kurier die eingehende Post an ihre Mitarbeiter ins Homeoffice weiterleiten, sich dann Dokumente mit sensiblen Inhalten in deren Wohnzimmer stapeln und wohlmöglich über die Altpapiertonne entsorgt werden. Diese beiden Szenarien sind leider nicht an den Haaren herbeigezogen. Meine Befürchtung ist, dass einige Unternehmen den Datenschutz auf die leichte Schulter nehmen und nicht über etwaige Konsequenzen solcher Dinge nachdenken.

Fazit

Zweifelsohne hat Corona dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen die Vorzüge der Digitalisierung erkannt und damit einhergehende Projekte vorgezogen haben. Das bestätigt auch der Digital Office Index des Bitkom. Was die Studie allerdings nicht beantworten kann, ist die Frage, inwieweit Unternehmen ihre Digitalisierungsoffensive ganzheitlich umsetzen oder sich nur aus der Not geboren mit einer halbherzigen Lösung begnügen. Meine Überzeugung ist, dass es in vielen Unternehmen an vollständig digitalisierten Prozessen mit Aufgabenzuordnungen und Workflow-Mechanismen fehlt. Hier gibt es weiterhin Handlungsbedarf. Unternehmen können sich nicht mit Argumenten rechtfertigen, dass ihnen dafür zu wenig qualifiziertes Personal zur Verfügung steht bzw. rechtliche Bestimmungen sie an Digitalisierungsmaßnahmen hindern. Dafür gibt es Dienstleister, die mögliche falsche Bedenken zerschlagen und vor allem digitalisierte Prozesse ohne Personalkapazität ihrer Kunden zu beanspruchen aufzusetzen, die die regulatorischen Bestimmungen erfüllen. Ferner gilt: Wer von Corona schon in seinen Kernprozessen digital unterwegs war, hatte inmitten der Pandemie Zeit, für seine Kunden da zu sein, während andere sich intern die Karten legen mussten, wer wann ins Büro fährt, um die Papierpost zu öffnen. Nebenbei sei noch bemerkt, dass Digital Office Index auf einer Skala von 0 bis 100 in diesem Jahr einen Wert von 55 erreicht hat. In Schulnoten ausgedrückt ist das nur eine Drei minus.

Bitkom Digital Office Index 2020: hier klicken

SO KÖNNEN UNTERNEHMEN IHREN HYBRIDEN RECHNUNGSEINGANG EFFIZIENT VERARBEITEN

Bild: Effiziente Prozesse

Nach einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom erstellt ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland Rechnungen noch überwiegend oder ausschließlich in Papierform. Das bedeutet aber auch, dass Unternehmen etwa 70 % elektronisch erhalten, entweder per E-Mail oder per Download aus Kundenportalen. Wie sie diesen hybriden Rechnungseingang effizient verarbeiten, beschreibt Marin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH.

Auf der einen Seite Papier, auf der anderen Seite PDFs in unterschiedlicher Qualität und dann noch Rechnungen im strukturierten Format, wie beispielsweise nach dem ZUGFeRD-Datenmodell. Was war die Welt doch einfach, als es nur einen Kanal für Eingangsrechnungen gab. Doch wir können das Rad nicht zurückdrehen, sondern müssen uns dieser Herausforderung stellen.

Elektronische Rechnungen „analogisieren“ gilt nicht

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, den hybriden Rechnungseingang zu vereinheitlichen:

1. Elektronisch erhaltene Rechnungen ausdrucken und auf dem Papier weiterverarbeiten

2. Papierbasierte Rechnungen digitalisieren, um sie anschließend elektronisch zu verarbeiten

Der erste Ansatz, also PDF-Rechnungen ausdrucken und die elektronische Datei vernichten, ist der falsche und entspricht nicht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Darin heißt es: „eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat)“. Darüber hinaus ist es auch wenig effizient, digitale Informationen, die elektronisch weiterverarbeitet werden müssen, zu „analogisieren“. Das wäre ungefähr genauso, als würde man Computer gegen Schreibmaschinen austauschen.

Papierrechnungen zu digitalisieren, hat mehrere Vorteile

Wesentlich sinnvoller hingegen ist es, die papierbasierten Rechnungen den digital vorhandenen zuzuführen und diese dann in einem einheitlichen und vor allem automatisierten Prozess zu verarbeiten. Hierbei spielt der Abgleich der Rechnungs- mit den Bestelldaten eine entscheidende Rolle. Wenn diese Informationen identisch sind, kann eine sogenannte Dunkelverbuchung erfolgen, die keine weitere Rechnungsfreigabe erfordert.

Dafür ist es erforderlich, die Papierrechnungen zu digitalisieren. Dieser Schritt lässt sich mit entsprechender Hard- und Software, die der Markt bietet, einfach realisieren. Mit dem Digitalisieren ist es allein aber nicht getan, denn damit sind die Informationen auf einer Rechnung noch lange nicht auslesbar. Nebenbei gesagt gibt es auch immer noch Unternehmen, die ihre Rechnungen im JPEG- oder sogar noch im TIFF-Format bereitstellen, die per se nicht auslesbar sind, sondern erst einmal in volltextfähige PDF-Dateien konvertiert werden müssen. Abschließend stellt sich dann die Frage, wie sich Bestell- und Rechnungsdaten automatisiert bis auf Positionsebene abgleichen lassen.

Kurzum: Bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen in einem normierten Prozess müssen unterschiedliche Wege gegangen werden. Diese alle unternehmensintern abzubilden, ist mit einem hohen Aufwand verbunden und frustriert meist schnell die involvierten Mitarbeiter. 

Dokumentendienstleister als single-point-of-entry vorschalten

Die Alternative besteht darin, den kompletten Rechnungseingang an einen Dienstleister auszulagern. Als single-point-of-entry sollte dieser sämtliche Lieferantenrechnungen erhalten. Die papierbasierten Rechnungen können beispielsweise über ein Postfach weitergeleitet werden oder der Dienstleister holt sie direkt beim Kunden ab. Die elektronischen Rechnungen erhält der Dienstleister, indem er auf eine zentrale E-Mail-Adresse, wie invoice@…, zugreifen kann. Bekommt er sämtliche Rechnungen, kann er auch prüfen, ob Rechnungen nicht versehentlich doppelt, also auf Papier und auf elektronischem Wege, ausgestellt wurden. Darüber hinaus übernimmt der Dienstleister den bereits erwähnten Abgleich von Rechnungs- und Bestelldaten – ein Service, der der Buchhaltung z.B. besonders in Zeiten von temporären Mehrwertsteuer-Anpassungen viel Stress erspart.

Praxisbeispiel: Hauni Maschinenbau GmbH

Dass sich das Auslagern der Rechnungsverarbeitung an einen Dienstleister lohnt, beweist die Hauni Maschinenbau GmbH. Das Unternehmen verarbeitet mit unserer Unterstützung seine Eingangsrechnungen, die des Tochterunternehmens Universelle Engineering U.N.I. GmbH sowie die der ebenfalls mit ihm verbundenen Hauni Primary GmbH und der Baltic Metalltechnik GmbH nahezu vollständig automatisiert. Zuvor hatte Hauni die Rechnungen zwar bereits gescannt, jedoch war die Erkennungsrate sehr gering und die einzelnen Positionen mussten manuell zugewiesen werden. Seitdem wir diese Aufgabe übernommen haben, ist der Zeitaufwand für das Vorkontieren der Rechnungen deutlich gesunken. Dazu extrahieren wir sämtliche relevanten Rechnungsinformationen und Positionsdaten, gleichen diese mit allen vorhandenen SAP-Stammdaten ab und liefern validierte Rechnungsdaten im XML-Format zum direkten SAP-Import. Eventuelle Abweichungen erhält Hauni vor der Bezahlung mit individuellen Fehlercodes zur manuellen Prüfung. „Von den etwa 10.000 Rechnungen, die jetzt monatlich für alle vier Gesellschaften eingehen, sind 80 Prozent bestellbezogen und davon können 67 Prozent aufgrund der Vorarbeiten von Cocq automatisch verbucht werden“, rechnet Julia Beatrice Bolloff-Albrecht, Group Manager Accounts Payable bei der Hauni Maschinenbau GmbH, vor. 

DIGITALE RECHNUNGSVERARBEITUNG UND MEHRWERTSTEUERUMSTELLUNG

Bild: Umsatzsteuer berechnen

Die Cocq Datendienst GmbH reagiert auf die bevorstehende Mehrwertsteueränderung. Der Scandienstleister mit Sitz in Hamburg überprüft im Rahmen der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, ob diese den korrekten Mehrwertsteuersatz enthalten. Damit sparen sich Unternehmen die aufwendige manuelle Kontrolle ihrer eingehenden Rechnungen. 

Wie allgemein bekannt, gelten ab dem 1. Juli 2020 für ein halbes Jahr reduzierte Mehrwertsteuersätze. Für Unternehmen geht damit ein hoher Aufwand einher: Ersetzen von Preisschildern, Anpassung von Rechnungsvorlagen, Aktualisierung von Softwarelösungen, wie Shop- oder ERP-Systeme, sind nur einige Beispiele. Darüber hinaus müssen Unternehmen auch im Bereich ihres Rechnungseingangs reagieren. Denn sie müssen überprüfen, ob ihre Lieferanten-Rechnungen die geänderten Mehrwertsteuersätze berücksichtigt haben und damit steuerlich korrekt sind. 

„Um unsere Kunden hierbei zu entlasten, haben wir kurzerhand eine Erweiterung in unsere Prozess-Softwareintegriert, die automatisch prüft, ob Rechnungen den zum jeweiligen Zeitpunkt erwarteten und damit gültigen Steuersatz ausweisen“, sagt Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Wie mit den falsch ausgestellten Rechnungen verfahren werden soll, haben unsere Kunden für sich unterschiedlich definiert.“ 

So fahren einige „die harte Linie“ und weisen diese Rechnungen zurück. In diesem Fall kann über Cocq eine direkte Ablehnungsinformation an den Lieferanten versendet werden, sodass dieser eine korrigierte Rechnung ausstellen kann. Andere Unternehmen wiederum möchten auch die fehlerhaften Rechnungen vom Scandienstleister verarbeitet wissen. Cocq liest dann die buchungsrelevanten Daten aus und übermittelt diese zur weiteren Verarbeitung an seine Kunden. Je nach Vereinbarung gleicht der Scandienstleister die Inhalte mit den Bestelldaten ab, sodass ein Großteil der Rechnungen direkt zur automatischen Bezahlung weitergeleitet werden kann. „Einige Kunden wünschen, dass wir die falsch ausgestellten Rechnungen kennzeichnen, was wir ebenfalls in unseren Prozess integriert haben“, so Martin Echt. Klärungen mit den Lieferanten obliegen in diesem Fall den Kunden selbst – die zielgenaue Vorerkennung erfolgt dennoch unkompliziert vorab durch Cocq.

COCQ DATENDIENST SCHICKT DEN POSTEINGANG INS HOMEOFFICE

Bild vom Homeoffice

Hamburg. Damit Mitarbeiter, die vom Homeoffice agieren, weiterhin ihren Posteingang erhalten, hat die Cocq Datendienst GmbH eine Scan-to-Mail-Verarbeitung ins Leben gerufen. Der Dienstleister digitalisiert eingehende Sendungen und stellt diese dann auf einem zentralen Filesystem oder einem Notfall-E-Mail-Verteiler zur Verfügung. So können Unternehmen auch in Zeiten der Coronavirus-Pandemie den Geschäftsbetrieb weitgehend sicherstellen.

Laut dem Digitalverband Bitkom arbeitet wegen COVID-19 jeder fünfte Berufstätige erstmals im Homeoffice. Unternehmen sind aufgrund dieser steigenden Zahl gefordert, ihren Mitarbeitern alle benötigten Informationen nach Hause zu übermitteln. Während das Abrufen von E-Mails problemlos möglich ist, kann dies beim täglichen Posteingang zum Problem werden. „Überall dort, wo bis vor kurzem mit Papierdokumenten gearbeitet wurde oder vor Ort eine Digitalisierung der angenommenen Sendungen stattgefunden hat, unterbricht die Corona-Krise den Dokumentenfluss“, sagt Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Dies können Unternehmen verhindern, indem sie die Digitalisierung des Posteingangs auslagern. Damit ist auch bei einer Betriebsquarantäne oder Schließung der Poststelle die Weiterleitung eingehender Papierdokumente an die Mitarbeiter sichergestellt.“

Tritt dieser Fall ein, übergibt der Postdienstleister die Sendungen an Cocq Datendienst. Hier übernehmen die Mitarbeiter die Aufbereitung und Digitalisierung der Dokumente, um sie anschließend ihren Kunden auf einem Filesystem oder per E-Mail weiterzuleiten. Auch das Hosting der Dokumente im Cocq-eigenen Rechenzentrum ist problemlos möglich. In welcher Zeitspanne die Digitalisierung erfolgt und welche weiteren Vorgaben, beispielsweise bei vertraulichen Briefen, zu beachten sind, wird zuvor zwischen Auftraggeber und Cocq in einem Service-Level-Agreement definiert. Mit diesem Service ist darüber hinaus gewährleistet, dass die papierbasierten Originale geordnet und so lange sicher aufbewahrt werden, bis das Unternehmen wieder in den Alltagsbetriebs-Modus wechseln kann.

Cocq selbst hat weitreichende Maßnahmen ergriffen, damit die Scan-to-Mail-Verarbeitung und die der weiteren Aufträge garantiert sind. Neben der Umsetzung der Empfehlungen des Robert Koch-Instituts hat das Unternehmen bereits seit Mitte März ein ungenutztes Gebäude auf dem eigenen Betriebsgelände mit allem erforderlichem Equipment ausgestattet. In dieser vom Hauptgebäude vollständig isolierten Außenstelle übernimmt ein Kernteam von Mitarbeitern die anfallenden Tätigkeiten. So können selbst im Falle eines Corona-Ausbruchs im Hauptgebäude von Cocq die Postannahme, Arbeitsvorbereitung und Digitalisierung mit einer Notbesetzung fortgeführt werden.