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Die Cocq Datendienst GmbH hat von der ÖHMI EuroCert GmbH das ISO-27001:2015-Zertifikat erhalten. Damit wird dem Dokumenten- und Scandienstleister bescheinigt, dass er Anforderungen an die Umsetzung sowie die Dokumentation eines Informationssicherheits-Managementsystems in vollem Umfang erfüllt.

Nach dem Lagebericht der IT-Sicherheit in Deutschland 2021 führen Cyber-Angriffe zu schwerwiegenden IT-Ausfällen in Kommunen, Krankenhäusern und Unternehmen. Sie verursachen zum Teil erhebliche wirtschaftliche Schäden und bedrohen existenzgefährdend Produktionsprozesse, Dienstleistungsangebote und Kunden. Demzufolge ist Informationssicherheit laut BSI-Präsident Arne Schönbohm die Voraussetzung für eine erfolgreiche und nachhaltige Digitalisierung.

„Mit dieser weltweit anerkannten Zertifizierung geben wir unseren Kunden die Sicherheit, dass unsere IT-Systeme und Prozesse so aufgestellt sind, damit sämtliche Informationen in puncto Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität nach aktuellem Stand der Technik abgesichert sind,“ erläutert Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Dabei haben die Auditoren nicht nur unsere klassischen Scan- und Dokumentenverarbeitungsdienstleistungen sowie das Hosting und den Betrieb von Applikationen in unserem eigenen Rechnungszentrum begutachtet, sondern auch den Geschäftsbereich ‚Ersetzendes Scannen‘. Dies ist besonders vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierungsbestrebungen der öffentlichen Hand relevant, die mit dieser Zertifizierung den Grundstein für die Dokumentendigitalisierung mit maximaler Beweiskraft legen.“

Über Cocq Datendienst:
Die Cocq Datendienst GmbH unterstützt ihre Kunden auf dem Weg zu schnellen und effizienten Geschäftsprozessen. Dazu bildet das Unternehmen mit Sitz in Hamburg-Bergedorf das komplette Spektrum der Digitalisierung rund um die Themen Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Datenextraktion ab.
Seit mehr als 50 Jahren hilft Cocq Datendienst Unternehmen aller Branchen bei der praxistauglichen und zeitgemäßen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Angebotsbandbreite reicht von der ad-hoc-Digitalisierung von Aktenbeständen, über die vollständige Digitalisierung des Post- und Rechnungseingangs sowie der gezielten Extraktion und Validierung von Daten bis zu deren Hosting im eigenen Online-Archiv. Für die aktuell 70 Mitarbeiter/innen ist dem norddeutschen Traditionsunternehmen kein Projekt zu komplex. Dabei wird die Dienstleistung stets eng in die Systeme und Prozesse der Kunden integriert.
Zahlreiche namhafte deutsche und internationale Unternehmen vertrauen seit vielen Jahren auf die Kompetenz der Cocq Datendienst GmbH, darunter die Deutsche Bahn AG, die Firma Hauni oder die Daimlertochter myTaxi.

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Cocq Datendienst GmbH
Ruselerweg 19
21033 Hamburg
Martin Echt
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E-Mail: martin.echt@cocq.de

good news! GmbH
Nicole Gauger
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23617 Stockelsdorf
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Jährlich liefert der Bitkom in seinem Digital Office Index eine Bestandsaufnahme des aktuellen Digitalisierungsgrades in Deutschland ab. Auch in der jüngsten Ausgabe hat der Digitalverband mehr als 1.100 Unternehmen aus allen Branchen repräsentativ befragen lassen und es gibt wieder einige interessante Zahlen. Manche Aussagen machen allerdings stutzig.

„Digitale Lösungen können Verwaltungskosten senken“, heißt es im Digital Office Index (DOI) 2022. Dem würde jeder Mensch zunächst zustimmen. Im Folgenden möchte der Verband wissen, wie die Unternehmen die Auswirkungen der Einführung digitaler Lösungen auf ihre Geschäfts- und Verwaltungsprozessen beurteilen. Demnach haben die Kosten 2022 nur bei fünf Prozent der Befragten deutlich abgenommen, exakt genauso viel wie bei der vorherigen Erhebung im Jahr 2020. Nicht viel anders liegen die Zahlen derer, bei denen die Kosten „eher“ abgenommen haben oder unverändert geblieben sind: nur marginale Unterschiede. Und dies nach zwei Jahren Corona-Pandemie mit einem nachweislich massiven Digitalisierungsschub über fast alle Branchen hinweg? Man mag es kaum glauben.

Merkwürdige Diskrepanz

Der Bitkom fragte ferner, welche Lösungen zur Prozessautomatisierung Unternehmen einsetzen bzw. dies planen. Mit der automatischen Erkennung eingehender Dokumente beschäftigen sich demnach derzeit 21 Prozent der Unternehmen (2020: 22 Prozent), 22 Prozent haben es vor (2020: 26 Prozent). Das ist schon einmal nicht schlecht, steht aber in einem bemerkenswerten Zusammenhang zur nächsten Aussage, die sich mit der Digitalisierung des Papiereingangs beschäftigt. Hier sind es über die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent), die eingehende Post bereits scannen, 17 Prozent haben dies vor (2020 wurden diese Werte nicht erhoben). 41 Prozent legen die auf diese Art digitalisierten Schriftstücke bereits in einem elektronischen Dokumenten-Management-System (DMS) ab. Dies sind geringfügig mehr als noch bei der Umfrage vor zwei Jahren.

Merkwürdig ist der Zusammenhang deshalb, weil sich hier die Frage anschließt, warum die Unternehmen mit den Dokumenten nicht mehr anfangen als ein bloßes digitales Faksimile des Papieroriginals zu erzeugen. Natürlich ist das praktisch, denn es spart Archivraum. Aber es ist eben zu kurz gesprungen, wie wir in unserem jüngsten Blogbeitrag bereits dargelegt haben. Erst wenn Dokumente nach dem Scannen mittels OCR für eine Volltextrecherche aufbereitet und die ausgelesenen Informationen zusätzlich in einem DMS strukturiert bereitgestellt werden, ist die Digitalisierung wirklich vollzogen. Und genau dies ist nur in etwas mehr als der Hälfte der Fälle überhaupt geschehen, was der DOI belegt. Nur 28 Prozent praktizieren demnach derzeit die automatische Dokumentenklassifikation und Datenextraktion.

EDI bei kleinen Unternehmen?

Wenn es schon um eingehende Dokumente geht, muss auch die Rede von Lieferantenrechnungen sein, die schließlich zu den häufigsten Dokumentenarten im Unternehmen gehören. Der Bitkom fragte nach dem gebräuchlichsten Format und kam wenig überraschend auf das Standard-PDF (von 60 Prozent der Befragten genutzt). Gleich auf Platz zwei steht mit 44 Prozent dann allerdings schon Electronic Data Interchange (EDI). Große bis sehr große Unternehmen operieren schon seit langem mit EDI-Verkehr, das ist bekannt. Überraschend ist allerdings der mit 44 Prozent ungewöhnlich hohe Anteil kleinerer Unternehmen (20-99 Beschäftigte). Unserer Erfahrung nach wird in dieser Zielgruppe EDI nur sehr selten eingesetzt, da es in der Vergangenheit mit einer recht aufwändigen Einrichtung dafür notwendiger technischer Infrastruktur verbunden ist, während die Kosten dieser Einrichtung beim Versender, die Vorzüge eines digitalen Eingangs hingegen überwiegend beim Empfänger liegen.

Ebenso viele Unternehmen (44 Prozent) aus dieser Kategorie sollen ihren Lieferanten laut Umfrage auch entsprechende EDI-Empfangskanäle bzw. Webschnittstellen zur Verfügung stellen, über welche diese ihre Rechnungen übermitteln können. Auch dieser Wert scheint aus unserer täglichen Perspektive weit überzeichnet. Mag sein, dass das Antwortverhalten hier von einem übermäßigen Wunschdenken geprägt ist. Die Zahlen des DOI sollen hier nicht in Zweifel gezogen werden. Wenn sie zum Nachdenken anregen, weil sich aus ihnen u.U. Widersprüche ergeben, umso besser. Denn wir wollen ja ein möglichst genaues Bild von der Digitalisierung in Deutschland – die leider immer noch zu langsam vorangeht.

Zahlreiche Software-Anbieter locken mit dem Versprechen, dass mit ihren auf künstlicher Intelligenz (KI) basierenden Lösungen die Automatisierung wie von Zauberhand gelinge. Was allerdings oftmals vergessen wird, ist, dass nach wie vor in vielen Unternehmen der Datenträger Papier dominiert.

Auch heute noch wird in vielen Unternehmen die eingehende Post von Hand geöffnet, gesichtet und dem zuständigen Mitarbeiter auf den Schreibtisch gelegt. Dieser bearbeitet das Dokument, indem er beispielsweise Rechnungen freigibt oder Bestellungen in das Warenwirtschaftssystem einpflegt. Anschließend wird jedes Dokument in einem Aktenordner abgelegt. Bei Rückfragen beginnt schließlich die Suche, die insbesondere dann zeitaufwendig ist, wenn jemand das Dokument versehentlich falsch abgelegt hat. So sieht nach wie vor die Realität in (zu) vielen Unternehmen aus, wie eine Studie des Digitalverbands Bitkom belegt.

Während Mitarbeiter tagtäglich den Büro-Dreikampf „Kopieren – Lochen – Abheften“ ausfechten, träumen sie von einer „besseren Welt“. So gaben in einer Studie von ABBYY mehr als die Hälfte der befragten Mitarbeiter an, dass KI-gestützte Software mit kognitiven Fähigkeiten ihren Arbeitsalltag vereinfachen würde. Zugleich, so ein weiteres Ergebnis der Studie, verbringen 95 % der Befragten bis zu acht Stunden pro Woche damit, in Dokumenten nach Informationen zu suchen, die sie unter anderem für die Kundenbetreuung benötigen. Letzteres belegt, dass Unternehmen zunächst die Voraussetzungen dafür schaffen müssen, dass KI-Lösungen ihre Möglichkeiten vollständig ausspielen können. Hierzu gehört zweifelsohne die Digitalisierung von Dokumenten, mit der Unternehmen ihre Effizienz bereits maßgeblich steigern können. Allerdings ist es damit nicht getan, denn eine KI-basierte Lösung muss erstens angelernt werden und kann zweitens nur bei gleichartigen Vorgängen zur Prozessautomatisierung beitragen. Doch der Reihe nach.

Digitalisierung bringt Mehrwert

Digitalisierte Dokumente können Prozesse beschleunigen, beispielsweise jene zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder der täglichen Briefpost. Auch digitalisierte Bestandsakten gestalten die Arbeit effizienter als papierbasierte. Zeitfressende monotone Arbeiten insbesondere in der Administration können auf ein Minimum reduziert werden und Mitarbeiter sich um wertschöpfendere Tätigkeiten kümmern – das Ziel eines jeden Unternehmers.
Dafür ist es erforderlich, dass Dokumente nicht nur gescannt, sondern auch im Volltext ausgelesen und ihre Digitalisate mit Metadaten angereichert werden. So entstehen aus Dokumenten wertvolle Assets, die es Unternehmen erst ermöglichen, Prozesse zu automatisieren. Wie das gelingt, haben wir in unserem Blogbeitrag „Scannen allein reicht nicht“ zusammengefasst.

Unabhängig davon lösen Technologien der „künstlichen Intelligenz“ keine Automatismen aus, bei denen der Mensch nicht mehr eingreifen muss. Denn sie können keine Entscheidungen selbstständig treffen. Vielmehr müssen sie vom Menschen trainiert werden, um sich wiederholende Aufgaben zu übernehmen. Genau dafür sind sie da, aber die Entfaltung ihres Potenzials gelingt eben nur mit Unterstützung von Menschen und mit digitalisierten Dokumenten, die auslesbar sind und standardisierte Metadaten beinhalten.

Unternehmen sind also gut beraten, das Pferd nicht von hinten aufzuzäumen. Bevor sie über den Einsatz von KI-Lösungen nachdenken, sollten sie zunächst ihre Hausaufgaben machen und Dokumente ganzheitlich digitalisieren. Damit verschaffen sie sich und ihren Mitarbeitern bereits einen großen Mehrwert, den sie dann ggf. mit KI-Lösungen noch steigern können.

Ein Jahr Corona: Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen? – diese Frage stellte der Branchenverband Bitkom bereits im Mai 2021. Seine Studie zum Thema offenbarte: Jedes vierte Unternehmen setzt noch überwiegend auf Papier, bei 40 Prozent verlaufen die Büroprozesse hälftig auf Papier – und dies zu Zeiten, wo schon Abertausende in ihren Homeoffices saßen und auf digitales Arbeiten angewiesen waren.

Dabei findet sich in deutschen Büros heute ein reichhaltiges Arsenal, um Papierdokumente professionell zu digitalisieren, von der Scanstrecke bis zum handlichen Multifunktionsgerät. Sogar mit dem Smartphone lassen sich Ausdrucke schnell und unkompliziert einscannen. Schön und gut. Doch wenn das digitale Pendant des Papierstapels anschließend in einer digitalen Ablagestruktur landet – zum Beispiel einer Mieterakte –, hat man zwar Platz für Aktenordner gespart. Automatisch besser im Zugriff sind die im Dokument enthaltenen relevanten Informationen dadurch aber lange noch nicht.

Wer mit Metadaten nichts Sinnvolles anstellt, sucht weiter

Ergänzt werden Digitalisierungsbemühungen meist durch den Einsatz einer OCR (engl. für Optical Character Regonition) – also einer Art optischer Buchstabenerkennung, die digitalisierte Bilder durchsuchbar macht. So lässt sich innerhalb der digitalisierten Dokumente gezielt nach Begriffen, wie dem Namen des Mieters oder einer Adresse suchen. Das erleichtert das Auffinden bestimmter Informationen – im Vergleich zu einer reinen Digitalisierung (ohne OCR) schon einmal deutlich.

Scan- und OCR-Technologien sind aber längst nichts Neues mehr. Wie kann es daher sein, dass noch immer über die Hälfte der Beschäftigten deutscher Unternehmen angeben, ihre Arbeit werde dadurch erschwert, dass sie nicht auf Daten in Dokumenten zugreifen können, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen? Dies zumindest ist das Ergebnis einer neuen globalen Studie des Spezialisten für Digital Intelligence ABBYY. Bei dieser gaben 95 Prozent der Befragten an, über acht Stunden pro Woche damit zu verbringen, in Dokumenten nach Informationen zu suchen, die sie u.a. für die Kundenbetreuung benötigen. Ein Viertel verliert somit wöchentlich einen gesamten Arbeitstag an Zeit – trotz initialer Digitalisierungsbemühungen!

Strukturierte Bereitstellung im DMS

Dem Problem des schlechten Zugriffs ist also mit Scannen und der Möglichkeit zur Volltextrecherche noch nicht beigekommen. Denn auch ein vollständig per OCR durchsuchbar gemachtes Dokument wäre noch eines, in dem jemand nach der Information suchen muss, die er benötigt – zugegeben einfacher als in Papier zu suchen, bei weitgefassten Suchbegriffen dennoch nicht selten ein Suchvorgang mit mehr Treffern, als einem lieb ist. Genau deswegen sollte es vielen Unternehmen vielmehr darum gehen, die ausgelesenen geschäftskritischen Informationen auch strukturiert bereitzustellen, und zwar zentral in einem Dokumenten-Management-System (DMS). Dies erst macht den entscheidenden Unterschied. Wer es gut meint, selbst scannt, dann jedoch den Prozess nicht zu Ende denkt, entfaltet eben nur die halbe Leistungsfähigkeit von Digitalisierung.

So ist es eben nicht damit getan, Dokumente zu digitalisieren, um sie einfach nur „irgendwo“ abzulegen und den Mehrwert der Digitalisierung im Heil der OCR-Erkennung zu suchen. Die in den Datenbergen verborgenen Werte müssen vielmehr aufbereitet werden, damit man sie sinnvoll nutzen kann. Ein DMS hilft dabei, sie richtig zu verwalten und zu verwerten. Es beinhaltet Archiv- und Workflowfunktionen, regelt den gesamten Dokumentenlebenszyklus (Versionierung, Ein- und Auschecken, Schreib- und Leserechte), bringt über Aktenkennzeichen und Vorlagen Ordnung in Aktenstrukturen.

Zielgenauer Zugriff auf einzelne Dokumente

Vor allem ermöglicht ein DMS das einfache Suchen und schnelle Auffinden von Informationen über Metadaten wie Klassifizierungs- und Indizierungsergebnisse. Natürlich kann man auch Mieterakten per OCR nach dem Mieter durchsuchen. Unter den angezeigten 150 PDF-Dateien ist dann sicher die richtige dabei. Das richtige Dokument aber in der Ergebnisliste schnell zu identifizieren, ist eine ganz andere Sache und kann wiederum dauern. Beim sinnvollen Einsatz von Klassifizierungs- und Indizierungsergebnissen wird der Mieter hingegen im Suchfeld eingetragen, zwei bis drei Metadaten dazu – et voilá, das gewünschte PDF ist gefunden – ganz ohne unnötigen Suchaufwand.

So ermöglichen Metadaten bei der Informationsrecherche zielgenauen Zugriff auf einzelne Dokumente über spezielle Suchformulare. Sie beschreiben zum einen den Inhalt eines Dokuments, dienen aber zugleich der Klassifikation von Schriftstücken und dokumentieren die Art der Speicherung sowie systeminterne Verwaltungsprozesse. Außerdem lässt sich über sie die Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungs- und Löschfristen im Rahmen der Compliance sicherstellen.

Cocq Datendienst definiert sich vor diesem Hintergrund daher nicht bloß als reiner Scandienstleister, sondern bildet das gesamte Spektrum von Dienstleistungen rund um Digitalisierung und Dokumentenmanagement ab. Mit dem Scannen von Papierdokumenten und automatisierter Beleglesung hört das Thema Digitalisierung eben nicht auf – vielmehr fangen die mehrwerterzeugenden Möglichkeiten damit gerade erst an.

Das neue Jahr steckt noch in den Kinderschuhen, da vermeldet der Digitalverband Bitkom, dass für die Digitalisierung der Wirtschaft und des Staates immer mehr Personal fehle. Dadurch werden dringend notwendige Projekte verzögert. Allerdings gibt es eine einfache Lösung: das Outsourcing ausgewählter IT-intensiver Prozesse.

Der neuen Bitkom-Studie zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte zufolge ist die Anzahl freier Stellen für IT-Fachkräfte 2021 branchenübergreifend auf 96.000 gestiegen. Das seien zwölf Prozent mehr als im Vorjahr. 65 Prozent der befragten Firmen konstatierten einen Mangel an IT-Fachkräften. Gesucht werden Software-Spezialisten, IT-Projektmanager oder -koordinatoren, IT-Anwendungsbetreuer beziehungsweise -Administratoren, Data Scientists, Big Data Experts, Datenschutz-Profis mit IT-Qualifikation sowie IT-Sicherheitsexperten. Dieser sich verschärfende Mangel wächst sich nach Einschätzung von Bitkom-Präsident Achim Berg zu einer realen Bedrohung für Deutschlands große Transformationsaufgaben aus. Damit hat er de facto Recht.

Ineffizienz, die sich niemand leisten kann

Denn durch den Mangel an IT-Spezialisten stehen viele Fachabteilungen von Unternehmen vor dem Problem, dass deren IT-Abteilungen für Anforderungen wie eine Digitalisierung oder die Systemeinführung, um digitale Prozesse umzusetzen, gar keine Ressourcen haben. In der Folge werden solche Projekte immer wieder hinausgeschoben. Die Konsequenzen sind ineffiziente und damit unnötig teure Abläufe, welche die Unternehmen belasten. Beispielsweise arbeiten noch immer viele Unternehmen und Verwaltungen überwiegend papierbasiert – obwohl das digitale Arbeiten aus dem Homeoffice als neuer Standard gilt. Etwa die Hälfte der mittelständischen Firmen sieht sich dem Bitkom zufolge bei der Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse als Nachzügler, lediglich 36 Prozent haben bereits überwiegend papierlose Geschäftsprozesse etabliert. Unstrukturierte Rechnungsformate wie die digitale Rechnung als PDF (60 Prozent) oder die Papierrechnung (87 Prozent) sind nach wie vor weit verbreitet, wie der Verband ebenfalls ermittelte.

Das bedeutet, dass oft physische Dokumente hin- und hergeschickt werden, beispielsweise wenn Papierdokumente im Büro eingehen, während die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Das kostet nicht nur Porto und geht zulasten der Transparenz, sondern dauert auch länger. Kundenanfragen beispielsweise können nur mit erheblicher Verzögerung beantwortet werden. Sind Rechnungen im Spiel, benötigen Unternehmen länger, um diese freizugeben und zu bezahlen, sodass an Vorteile wie Skonto nicht zu denken ist. Hinzu kommt, dass durch manuelles Abtippen von Daten Fehler entstehen, deren Korrektur meist aufwendig ist. Werden sie nicht sofort erkannt, können sie sogar zu falschen Entscheidungen führen. Das alles sind Nachteile, die sich kein Unternehmen leisten kann und sollte.

Digitalisierung ohne zusätzliches Personal

Somit gilt es, die Digitalisierung trotz und vor allem aufgrund des Mangels an IT-Experten zu forcieren. Dabei kann die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister eine praktikable Lösung sein. Mit seiner Unterstützung lassen sich zum Beispiel die Posteingangsverarbeitung, die Rechnungseingangsverarbeitung und Akten digitalisieren. Passend dazu sind Services wie das Hosting in einem gesicherten Rechenzentrum mit Standort in Deutschland und Leistungen von der Projektierung bis hin zur fortwährenden Prozessberatung über den Go-live hinaus möglich. Der Dienstleister mit seinen IT-Experten kümmert sich somit um die prozessualen Aspekte, während das Unternehmen das fachliche Know-how beisteuert.

Das Ergebnis sind exakt auf die jeweiligen Anforderungen ausgerichtete, zeitgemäße digitale Abläufe. Mitarbeiter können direkt auf die Dokumente zugreifen, Anfragen schneller beantworten, Rechnungen umgehend bezahlen sowie optimal mit Kunden und Lieferanten kommunizieren – auch ortsunabhängig. Dabei sind die Daten jederzeit verfügbar und nach den aktuellen Sicherheitsstandards geschützt – ohne dass zusätzliche IT-Kräfte angestellt werden müssen. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter von zeitaufwendigen, ineffizienten Routinetätigkeiten entlastet, sodass Produktivität und Leistung steigen. Kurz: Unternehmen, welche die Digitalisierung ihrer Prozesse mithilfe externer Dienstleister realisieren, können knappe Ressourcen effizient nutzen und steigern ihre Wettbewerbsfähigkeit. Das ist umso wichtiger, je mehr sich der IT-Fachkräftemangel in Zukunft weiter verschärfen wird. Unsere Kunden machen es vor. Nutzen auch Sie diese Chance!

Jetzt die Digitalisierung voranbringen

Verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln und – über den eigenen Tellerrand hinaus – Nachhaltigkeit gehören zu den lautesten aktuellen Forderungen. Diese umfassen den Umweltschutz genauso wie eine ökonomische Nachhaltigkeit sowie die Arbeits- und Lebensbedingungen der Menschen. Dazu können Unternehmen mithilfe der Digitalisierung einiges beitragen – unabhängig von ihrer Größe.

Dass der Klimawandel das Umweltthema in vielen Unternehmen oben auf die Agenda gerückt hat, zeigt eine Umfrage von Bitkom Research. 71 Prozent der Unternehmen mit 100 oder mehr Beschäftigten gaben an, dass Nachhaltigkeit ein wesentlicher Bestandteil ihrer Strategie ist. 66 Prozent sind überzeugt, dass digitale Technologien dabei helfen können, energieeffizienter zu wirtschaften, und 63 Prozent versprechen sich langfristige Vorteile von Investitionen in digitale Technologien, welche die eigenen Nachhaltigkeitsziele unterstützen.

Nachholbedarf in kleinen und mittleren Unternehmen

Wenn es um das erforderliche Wissen geht, so verfügen nur 55 Prozent darüber, wie eine Trendstudie von Tata Consultancy Services attestiert. Vorreiter sind Großunternehmen ab 500 Beschäftigten. 65 Prozent haben das nötige Know-how, um digitale Technologien wie Internet of Things, Künstliche Intelligenz, Blockchain & Co. für mehr Nachhaltigkeit einzusetzen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Nachhaltigkeit durch Digitalisierung allein großen Konzernen offensteht. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können verantwortungsvoller wirtschaften, wenn sie Prozesse digitalisieren. Voraussetzung dafür sind möglichst viele relevante Informationen in elektronischer Form. So sollten Unternehmen Dokumente digital erzeugen und verschicken und damit den Postweg umgehen. Das spart Zeit, Papier, Porto und Emissionen, wobei die Unterlagen den Empfänger sowohl schneller erreichen als auch eine direkte Bearbeitung ermöglichen.

Digitalisierung und ihre Vorteile

Ein weiterer wirksamer Hebel ist das Digitalisieren der Eingangspost über einen Dienstleister wie uns. In einem hocheffizienten Prozess scannen wir die Unterlagen und schicken sie innerhalb weniger Stunden elektronisch an die verantwortlichen Mitarbeiter – angereichert mit Informationen, welche die Bearbeitung beschleunigen. Dazu gehören ausgelesene Daten, zum Beispiel Bestell- oder Kundendaten, die direkt in die jeweilige Anwendung übertragen werden können. Ein interessantes Anwendungsbeispiel ist die Rechnungseingangsverarbeitung. So ist es mittlerweile problemlos möglich, Rechnungen per E-Mail zu versenden, um die bereits genannten Ersparnisse zu erzielen. Wir lesen maschinell sämtliche erforderlichen Angaben aus, sodass die Rechnungen mit Bestellungen abgeglichen und samt Informationen automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen werden können. Eine zeitnahe Verbuchung und Bezahlung werden somit möglich. Ein noch größeres Potenzial erschließt sich, wenn darüber hinaus Bestandsakten digitalisiert vorliegen. Idealerweise sind sämtliche die Unterlagen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt, sodass Mitarbeiter von nervenaufreibenden Routinetätigkeiten wie dem manuellen Einscannen, Suchen und Weiterleiten von Unterlagen entlastet werden. Zudem können Dokumente automatisch in andere Anwendungen übertragen werden. So werden aufgrund fehlender Medienbrüche Erfassungsfehler minimiert und Korrekturen obsolet. Fungiert das DMS als Single Point of Truth, arbeiten alle Mitarbeiter mit derselben Dokumentenversion, sodass weitere Fehler ausgeschlossen werden können. Außerdem ermöglicht ein solches DMS sicheres, ortsunabhängiges Arbeiten, etwa aus dem Homeoffice. Dies vermeidet Emissionen durch Pendeln und spart Zeit.

Investitionen, die sich schnell auszahlen

Auch bei uns steht das Thema Umweltschutz und Nachhaltigkeit sehr weit oben auf der Agenda. Beispielsweise wird das Papier, das wir nach der Digitalisierung vernichten, recycelt, sodass wir es dann erneut nutzen, um etwa Barcodes darauf zu drucken. Zudem ist unser Firmensitz mit energiesparenden LED-Lampen ausgestattet und zu unserem Fuhrpark gehören E-Autos.

Unternehmen betrachten zwar die Investitionen in vielen Fällen als eine Hürde, jedoch muss diese nicht hoch sein. Zum einen ist die Digitalisierung von Posteingang, Rechnungen und Akten Stück für Stück möglich, sodass ein papierloses Mindset wachsen kann. Zum anderen amortisieren sich die Investitionen aufgrund der Effizienzsteigerungen innerhalb kurzer Zeit. Somit stehen Unternehmen ausreichend Mittel für zusätzliche Investitionen zur Verfügung, etwa in Digital-Schulungen und/oder in weitere umweltfreundliche Technologien wie Collaboration- oder Chat-Tools. Dabei sollten natürlich die zu besprechenden Prozesse bzw. Dokumente digital vorliegen oder andersherum: „Ein digitales Meeting, bei dem jeder auf ausgedruckte Zettel schaut, hat mit Nachhaltigkeit wenig zu tun.“ Obendrein steigt mit einem höheren Digitalisierungsgrad die Attraktivität als Arbeitgeber, insbesondere bei jüngeren Mitarbeitern, welche die Zukunft sind.

In eine nachhaltige Zukunft starten

Rund ein Drittel aller Teilnehmer räumt dem Thema Digitalpolitik einen hohen bis sehr hohen Stellenwert für seine Wahlentscheidung ein. Das zeigen die Wahlbarometer-Umfragen im Auftrag des eco – Verband der Internetwirtschaft e. V. Kein Wunder, denn laut Digital Riser Ranking des European Center for Digital Competitiveness (ECDC) landete Deutschland im Digital-Ranking der G7-Staaten zum zweiten Mal infolge auf dem vorletzten Platz. Im Ranking der G20-Nationen ist Deutschland viertletzter. Darüber hinaus zeigt der Report laut Prof. Dr. Philip Meissner, Direktor des ECDC, dass Bürger und Führungskräfte der Politik bezüglich der Digitalisierung ein schlechtes Zeugnis ausstellen. Doch wie sieht es in der Wirtschaft aus?

Überfordert die Digitalisierung den Mittelstand?

Sicherlich ist dort die Digitalisierung spätestens mit Corona zu einem Thema geworden. Doch vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen sind offenbar zögerlich. Denn in einer Befragung im Auftrag des Digitalverbandes Bitkom gab etwa die Hälfte der mittelständischen Unternehmen zwischen 100 und 499 Beschäftigten an, dass sie sich als Nachzügler sehen, wenn es um die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen geht.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sich Unternehmen zwar damit beschäftigten, aber oft einfach gar nicht wissen, was Digitalisierung „von ihnen will“ und wie sie selbst anfangen können. Dabei ist die Digitalisierung kein Selbstzweck, sondern ein pragmatischer Weg, um Abläufe zu verschlanken, zu beschleunigen sowie qualitativ zu verbessern, Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten und so den Verwaltungsapparat effizienter zu gestalten. Der Weg dorthin muss nicht kompliziert sein.

Think big – start small

Unsere Empfehlung lautet, in kleinen Schritten vorzugehen. Es muss nicht gleich die vollständige digitale Abbildung des Rechnungseingangsprozesses sein. Auch 50 Buchhaltungsordner zu scannen, ergibt als erster Schritt von vielen Sinn. Denn das Ergebnis wird schnell spürbar. Statt zeitaufwändig in Unmengen von Papieren zu blättern und zu suchen, stehen die Informationen auf Tastendruck zur Verfügung. Das macht dann Lust auf mehr und das Digitalisierungsvorhaben gewinnt eine gewisse Eigendynamik. Dies zeigen folgende Beispiele:

bauwelt Delmes Heitmann
Der Anbieter im Baustoffhandel hatte ursprünglich interne und externe Dokumente wie Eingangsrechnungen und Lieferscheine selbst digitalisiert. Im Zuge der sukzessiven Expansionsstrategie beauftragte das Unternehmen dann uns als zentralen Digitalisierungspartner, um die Dokumente zuverlässig, schnell und qualitativ hochwertig in die Zielsysteme zu übertragen. Dabei handelt es sich um monatlich rund 6.500 Eingangsrechnungen und 25.000 Lieferscheine. Das Ergebnis: Das Personal, das die Digitalisierung bisher übernommen hatte, konnte anderweitig angesetzt werden. Außerdem plante der Baustoffhändler schon kurz danach, den Prozess auf weitere Belegtypen auszuweiten. Darüber hinaus denkt er über eine frühe Archivierung von Rechnungen und damit die vollumfängliche Nutzung eines elektronischen Rechnungsprüfungsprozesses nach. Nicht zuletzt konnte das Unternehmen aufgrund unserer Skalierbarkeit neue Standorte eröffnen, ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu schaffen und diese einzuarbeiten.

Gebr. Heinemann
Hier wurden zunächst sämtliche Verträge bzw. -Akten und vertragsähnliche Dokumente papierbasiert aufbewahrt. In der Folge stiegen die Kosten für deren Archivierung und die Mitarbeiter kämpften mit einem umständlichen Handling beim Bearbeiten von Verträgen. Deshalb entschieden sich die Verantwortlichen, die Akten mit rund 2.000 Verträgen sowie dazugehörigen Dokumenten zu digitalisieren. Wir haben die Unterlagen gescannt und als PDF-Dateien über eine verschlüsseltet SFTP-Verbindung an die Gebr. Heinemann geschickt. Über eine SAP-Schnittstelle gelangten die Dateien in eine Datenbank, aus der sie bequem mit Datum nebst dazugehörigem Vertrag aufgerufen werden können. Alternativ haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, in den Inhalten per Volltext zu suchen. Um Kündigungsfristen besser im Blick zu haben und Verträge rechtzeitig neu auszuhandeln, begannen die Mitarbeiter, Wiedervorlagenlisten rund um Vertragsdetails zu erstellen. Das erfolgreiche Projekt der Vertragsdigitalisierung aus der Zentrale in Hamburg soll auf weitere internationale Standorte ausgerollt werden.

Hauni Maschinenbau
Hauni hatte zunächst eingehende Rechnungen selbst gescannt. Das war zwar ein Fortschritt, jedoch noch mit einem hohen Zeitaufwand bei der Vorkontierung verbunden. Denn die Software erkannte nicht alle erforderlichen Positionen. Diese mussten manuell zugewiesen werden. Wir haben dann für Hauni Maschinenbau einen Verarbeitungsprozess auf dem bereits etablierten, internen Freigabeworkflow aufgebaut, ohne dass Hauni Schnittstellen oder Software-Tools anpassen musste. Statt dem bisherigen internen Zulauf haben wir die digitalisierten Belege in identischer Weise aufbereitet und zugeliefert. In diesem Zuge scannen wir die Belege und extrahieren sämtliche relevanten Rechnungsinformationen sowie Positionsdaten. Wir gleichen diese mit den vorhandenen SAP-Stammdaten ab und stellen validierte Rechnungsdaten im XML-Format zum direkten SAP-Import bereit. Eventuelle Abweichungen übermitteln wir vor der Bezahlung mit individuellen Fehlercodes zur manuellen Prüfung. Da der Abgleich mit den Bestellungen meist ohne Beanstandung erfolgreich verläuft, kann ein Großteil der Rechnungen direkt zur automatischen Bezahlung weitergeleitet werden.

Allein dies verdeutlicht: Klein anfangen, kann in Bezug auf die Digitalisierung eine erfolgreiche Strategie sein, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Diese Vorgehensweise erschließt die Vorteile nach und nach – bis hin zu einer vollständigen Automatisierung von Prozessen und damit hocheffizienten Abläufen. Unabhängig davon, an welcher Stelle Sie sich befinden, unterstützen wir Sie gern.

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Wenn es um die Digitalkompetenz der Politiker in Deutschland geht, offenbart sich ein Trauerspiel. Kaum einem Politiker trauen die Bürger eine entsprechend hohe Kompetenz zu, wie eine Umfrage des Handelsblatts verdeutlicht. Doch was bedeutet das in Bezug auf die Bundestagswahl am 26. September?

Die einzigen, die bei der Umfrage die 30-Prozent-Marke überschreiten, sind FDP-Chef Christian Lindner mit 36,1 Prozent, Markus Söder, CSU, mit 32,4 Prozent und Robert Habeck, Grüne, mit 31,4 Prozent. Doch auch das sind keine Gründe, um stolz zu sein, wie ein Blick auf die FDP-Wahlwerbung offenbart. Darin ist Christian Lindner, der in den Augen der Bürger die höchste Digitalkompetenz hat, zu sehen, wie er etwas handschriftlich in einem Aktenordner notiert – daneben ein Stapel Papier. Quer darüber der Schriftzug „Nie gab es mehr zu tun.“ Bei einer papierbasierten Bearbeitung seiner Akten oder welcher auch immer, glaube ich das sofort. Von Digitalkompetenz zeugt das jedoch nicht.

Zwei Standards für elektronische Rechnungen

Den wenigsten Politikern kann Digitalkompetenz zugesprochen werden, wie sie im großen Stil der Wirtschaft helfen würde. Das wird unter anderem daran deutlich, dass es in Deutschland mit XRechnung und ZUGFeRD zwei „Standards“ für elektronische Rechnung gibt. So nimmt der Bund gemäß einer EU-Richtlinie seit Ende 2020 theoretisch nur noch XRechnungen entgegen, die Praxis zeigt aber ein anderes Bild. So ergab eine Mitgliederumfrage der DASG (Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe), dass rund 52 Prozent bislang überhaupt erst zwischen null und 100 Rechnungen als XRechnung versendet haben. Ob diese dann auch in diesem Format verarbeitet wurden, beantwortet die Umfrage nicht. Das Chaos wird komplett, indem Unternehmen und Behörden verschiedene Wege zum Rechnungserhalt wie Peppol, E-Mail, manuelle Eingabe, FTP oder De-Mail vorgeben. Colin Blöcher, Sprecher der Arbeitsgruppe Electronic Invoicing & Real-time Reporting bei der DSAG, erklärt: „Die verschiedenen XRechnung-Lösungen im Bund und den Bundesländern schaffen eine Vielfältigkeit, die in der EU einzigartig ist. Gleichzeitig hemmt genau dies den entscheidenden Schritt hin zur Digitalisierung. Andere EU-Länder haben dies wesentlich effizienter und damit kostensparender für Unternehmen gelöst.“

Dazu gehört beispielsweise das Sistema-di-interscambio-Portal, das die italienische Steuerbehörde bereits seit mehreren Jahren betreibt und über das sämtliche Rechnungen versendet und empfangen werden. Steuerberater und VeR-Vorstandsvorsitzender Stefan Groß kommentiert: „Der verpflichtende Versand von E-Rechnungen über das zentrale System ermöglicht dem Fiskus nicht nur die unmittelbare Überwachung der Steuerschuldnerschaft, quasi in ‚real time‘. Man schafft damit auch die nötige Datengrundlage, um den Vorsteuerabzug faktisch an die korrespondierende Umsatzsteuerschuld zu knüpfen“.

Digitalkompetenz für die Politik

Von dem Beispiel Italien können wir nur lernen. Eine Plattform und ein Übertragungsweg sind für jeden verständlich. Selbst Digitalisierungsberatern wird bei den zahlreichen Begriffen wie XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, D-Mail, EDI & Co. schwindlig. Wie soll dann erst ein kleiner Handwerksbetrieb oder mittelständischer Unternehmer seine Rechnung so aufbereiten, um sämtliche Vorgaben zu erfüllen? Die Konsequenz ist, dass weiterhin Behörden Rechnungen per Post erhalten. Denn auch hier gilt das Sprichwort: Wo kein Kläger, da kein Richter. Die bevorstehende Bundestagswahl allein lässt nicht wirklich hoffen, dass es besser wird.

Die Politik braucht Unterstützung, damit die Verantwortlichen begreifen, was Digitalkompetenz ist und wie sie entsprechende Projekte erfolgreich umsetzen können. Daher bleibt zu sagen: Unabhängig davon, wie die Wahlen ausgehen: Wir von Cocq Datendienst bieten unsere Unterstützung an, damit die Digitalkompetenz sich verbessert und es in Deutschland vorangeht.

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