Im Rahmen der jüngst vom Bitkom herausgegebenen Studie „Digitalisierung der Wirtschaft 2024“ gaben 48 Prozent der beteiligten Unternehmen an, dass sie Probleme haben, die Digitalisierung zu bewältigen. Im Vergleich zum Vorjahr ist das ein Anstieg um mehr als 20 Prozentpunkte. Als Hürden wurden vor allem Datenschutzanforderungen, der Fachkräftemangel sowie fehlende Zeit bzw. finanzielle Mittel genannt. Gehen wir auf diese Punkte näher ein.
Datenschutz und Digitalisierung sind kein Widerspruch
Es wäre interessant zu wissen, warum Unternehmen die Datenschutzanforderungen als Hürde bei Digitalisierungsvorhaben nennen. So verfolgt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor allem das Ziel, personenbezogene Daten vor Ausspähung und Missbrauch zu schützen, unterscheidet dabei aber nicht, ob diese Daten analog oder digital aufbewahrt werden. Nun stellt sich die Frage, ob es sicherer ist, Kundennamen und -adressen etc. in Karteikästen aufzubewahren oder auf einem Server zu speichern. Letztgenannte Option bietet aufgrund technischer Maßnahmen wesentlich bessere Möglichkeiten, die Daten vor Missbrauch zu schützen. So kann beispielsweise in nahezu jedem Dokumenten-Management-System (DMS) der Zugriff auf Dokumente und deren Daten mithilfe von Benutzerrollen und -rechten gesteuert werden.
Hinzu kommt das Thema Datensicherheit. So sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, zahlreiche Unterlagen über Jahre hinweg aufzubewahren. Erfolgt dies analog, besteht das Risiko, dass sie durch Wasser- oder Brandschäden vernichtet werden. Zweifelsohne ist auch ein Unternehmens-Server solchen Gefahren ausgesetzt, aber die Daten können einfach auf einer externen Festplatte dupliziert und dann an einem weiteren Ort, wie in einem Safe, als zusätzliche Sicherung aufbewahrt werden. Welche Bedenken haben Sie, durch die Digitalisierung Datenschutzanforderungen zu verletzen? Das würde uns persönlich sehr interessieren.
Mit der Digitalisierung dem Fachkräftemangel entgegenwirken
Keine Frage, das Thema Fachkräftemangel ist in jeder Branche allgegenwärtig. Aber ist es auch ein Argument, nicht in die Digitalisierung zu investieren? Wir sagen aus mindestens drei Gründen nein:
- Vorhandene Mitarbeiter können mit digitalen Prozessen effizienter arbeiten. Statt sich durch Aktenberge zu wühlen, können sie blitzschnell auf Dokumente zugreifen, um beispielsweise Anfragen direkt zu beantworten oder Rechnungen fristgerecht freizugeben.
- HR-Verantwortliche werden mit digitalen Personalakten von Verwaltungstätigkeiten entlastet und haben so mehr Zeit für die Entwicklung der Mitarbeiter oder das Recruitment.
- Digital aufgestellte Unternehmen sind per se attraktivere Arbeitgeber, sodass die Chancen steigen, mehr Bewerbungen von qualifizierten Kandidaten zu erhalten.
Natürlich ist ein Mitarbeiter erforderlich, der die Geschicke von Digitalisierungsprojekten leitet. Aber dies ist keine Raketenwissenschaft und es gibt zahlreiche Unternehmen, die bei solchen Vorhaben beraten und unterstützen.
Digitalisierungsprojekte amortisieren sich schnell
Damit sind wir bei den letzten vermeintlichen Digitalisierungshürden, nämlich dem Fehlen von Zeit und/oder finanziellen Mitteln. Digitalisierungsprojekte sind zwar tatsächlich mit Kosten und Zeit verbunden, aber zugleich – wie bereits erläutert – ein pragmatischer Weg, Abläufe zu verschlanken und so den Verwaltungsapparat effizienter zu gestalten. Dieser Weg muss nicht kompliziert sein. Unsere Empfehlung lautet hier: „Think big – start small“. So können kompetente Dienstleister im Rahmen überschaubarer Projekte zunächst nur ein paar Ordner scannen und damit einen ersten Schritt in Richtung Digitalisierung setzen. Das Ergebnis wird für alle Beteiligten schnell spürbar sein. Statt zeitaufwendig in Unmengen von Papieren zu blättern, stehen die Informationen auf Tastendruck zur Verfügung. So können insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sehr schnell „low hanging fruits“ ernten. Hierzu gehört vor allem mehr Effizienz, die sich letzten Endes in barer Münze und Zeitersparnis auszahlt.
Haben Sie diese Argumente überzeugt, mehr für die Digitalisierung zu tun? Dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme!
