Die Stadt Geesthacht hat mit Unterstützung der Cocq Datendienst GmbH einen großen Schritt bei der Digitalisierung ihrer Verwaltung getan. Dazu verarbeitete der Scandienstleister die städtischen Bau-, Gewerbe-, Gewerbesteuer- und Grundsteuerakten mit insgesamt rund 1,7 Millionen Belegen und 30.000 großformatigen Plänen.
Cocq Datendienst führte das Projekt vollständig in Eigenregie und unter Einhaltung der aktuellen Datenschutzrichtlinien durch. Das Unternehmen holte die Akten von der Stadt Geesthacht ab und transportierte sie zu seinem Produktionsstandort nach Hamburg. Dort wurden die Dokumente und Pläne aufbereitet und gescannt sowie deren Inhalte über eine OCR-Technologie ausgelesen. Anschließend stellte der Scandienstleister die Digitalisate als farbige PDFs der Stadt Geesthacht zur Verfügung. In einer ergänzenden XML-Datei waren die Metadaten der jeweiligen PDF-Datei enthalten, mit denen die digitalen Akten in das Aktenführungssystem VIS-Suite der PDV GmbH importiert und dort richtig zugeordnet werden konnten.
Dank des Digitalisierungsprojekts haben die Mitarbeitenden der Stadt Geesthacht einen schnelleren Dokumentenzugriff und profitieren so von einer erheblichen Zeitersparnis sowie einer erhöhten Effizienz. Gleichzeitig ermöglicht die digitale Aktenbereitstellung eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen bei gleichzeitig reduzierten Kosten. Das Projekt macht Geesthacht noch zukunftssicherer, womit die Stadt eine Vorbildfunktion für andere öffentliche Verwaltungen ist.
Lesen Sie hier, von welchen weiteren Vorteilen die Stadt Geesthacht profitiert und wie wir für einen perfekten Projektablauf sorgten.