Am 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft. Sie ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das laut dem Bundesfinanzministerium (BMF) unter anderem die Rahmenbedingungen für Investitionen und Innovationen verbessern und Unternehmen von bürokratischen Hürden befreien soll. Ein genauerer Blick auf die E-Rechnungspflicht zeigt jedoch, dass die Theorie wieder einmal weit von der Praxis entfernt ist.
Hintergründe zur E-Rechnungspflicht
Zunächst fassen wir die wichtigsten Informationen zur E-Rechnungspflicht zusammen:
- Nach der CEN-Norm EN 16931 stellt eine E-Rechnung Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren und standardisierten Datensatz dar.
- In Deutschland gelten XRechnungen sowie ZUGFeRD-Rechnungen in der jeweils aktuellen Version als E-Rechnungen.
- Eine XRechnung enthält die Rechnungsdaten als XML-Datensatz.
- ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das die strukturierten Rechnungsdaten als XML-Datensatz in eine PDF/A-3-Datei integriert.
- Einfache PDF-Rechnungen sind ab dem 1. Januar 2025 keine elektronischen Rechnungen. Sie gehören mit Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht zu den sonstigen Formaten.
- Grundsätzlich müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.
- Für deren Ausstellung hat der Gesetzgeber eine Übergangsfrist von zwei bzw. drei Jahren für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro eingeräumt. Während dieser Frist können sie, mit Zustimmung des Empfängers, Rechnungen noch auf Papier oder als einfache PDF-Datei versenden.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen für Fahrkarten und an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Es ist davon auszugehen, dass bei Lieferanten-Kunden-Beziehungen, in denen der Rechnungsversand auf Papier oder als PDF-Datei seit Jahren etabliert ist, die Übergangsfristen vollständig ausgeschöpft werden. Der Anteil elektronischer Rechnungen dürfte daher zunächst im einstelligen Prozentbereich liegen.
E-Rechnungspflicht: Alles wird einfacher. Oder doch nicht?
Aber spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen Unternehmen in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen zu verarbeiten. Dabei werden vor allem diejenigen, die ihre Hausaufgaben im Bereich E-Invoicing noch nicht gemacht haben, vor großen Problemen stehen. Denn es ist übliche Praxis, dass Unternehmen die per E-Mail eingehenden Rechnungen ausdrucken, um sie anschließend zusammen mit den Papierrechnungen zu scannen. Dies entspricht zwar nicht den GoBD, ist aber gang und gäbe. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist dieses Vorgehen weiterhin möglich, bei XRechnungen aber nicht, da es sich hier lediglich um einen XML-Datensatz handelt.
Damit stellt sich die Frage, wie insbesondere „papierverliebte“ Unternehmen die E-Rechnungspflicht auf der Empfängerseite erfüllen können. Die Herausforderungen sind immens und mit eigenen Ressourcen kaum zu bewältigen. Dies beginnt schon damit, dass ab dem kommenden Jahr Rechnungen nicht nur auf Papier oder als einfache PDF-Datei eingehen, sondern auch als XML-Datei (XRechnung) oder im ZUGFeRD-Format. XRechnungen müssen visualisiert werden, damit sie von der zuständigen Fachabteilung freigegeben werden können. Hinzu kommt, dass die Struktur von XRechnungen keine Kreditorennummer vorsieht, was eine automatisierte Verarbeitung erschwert. So muss in den Stammdaten nach dem Lieferanten gesucht werden. Sind diese Daten nicht sorgfältig gepflegt und Firmennamen redundant oder falsch hinterlegt, bedeutet dies einen zusätzlichen Zeitaufwand. Und was passiert mit Sonderfällen, etwa mit Rechnungen, die gleich drei Bestellnummern enthalten?
Dazu gesellen sich weitere Herausforderungen. Es muss unter anderem geprüft werden, ob
- alle Pflichtangaben enthalten sind,
- eine Bestellung zur Rechnung vorliegt und
- ob es Preis- bzw. Mengenabweichungen gibt.
Dieser Verifikationsprozess lässt sich allein durch eine strukturierte elektronische Bereitstellung der Daten nicht ablösen und muss von allen Rechnungen – unabhängig von ihrem Format – durchlaufen werden. Er erfordert ein gewisses Know-how sowie entsprechende Softwarelösungen. Gerade Unternehmen, die noch komplett papierbasiert arbeiten, werden mit dem Thema E-Rechnung überfordert sein, da der Evolutionssprung in der Technologie sehr groß ist.
Rechnungseingangsverarbeitung an Spezialisten outsourcen
Die E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen also vor neue Herausforderungen. Sie müssen ab dem nächsten Jahr zusätzlich zu papierbasierten oder einfachen PDF-Rechnungen auch XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dazu sind sie weiterhin gefordert, alle Eingangsrechnungen formal und inhaltlich zu prüfen. Die wenigsten Unternehmen verfügen hierfür über einen vollautomatisierten Workflow, so dass viel manuelle Arbeit anfällt, die sich mit den E-Rechnungen noch potenzieren wird.
Hier sind kompetente Dokumentendienstleister wie wir gefragt. Seit Jahrzehnten verarbeiten wir für unsere Kunden den heterogenen Rechnungseingang. Papierrechnungen digitalisieren wir mit Hochleistungsscannern in unseren Produktionsstätten, während einfache PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen, direkt in den Verarbeitungsprozess integriert werden. Anschließend extrahieren wir mit intelligenten Softwarelösungen die Lieferanten- und Rechnungsdaten und gleichen diese auf Wunsch mit Stamm- oder Bestelldaten ab. Schließlich übermitteln wir die Daten im gewünschten Zielformat an den Kunden. Selbstverständlich sind wir schon heute in der Lage, XRechnungen sowie ZUGFeRD-Rechnungen zu verarbeiten.
Unsere Kunden profitieren unter anderem von
- einem automatisierten Rechnungseingang, der die Mitarbeiter entlastet,
- kürzeren Durchlaufzeiten,
- einer Cashflow-Optimierung,
- gesetzeskonformer Archivierung sowie
- geringeren Kosten.
Bereiten Sie sich schon heute auf den Stichtag 1. Januar 2025 vor und stellen Sie gemeinsam mit uns die Weichen für eine ressourcenschonende Rechnungseingangsverarbeitung – gemäß den eigentlichen Zielsetzungen des Wachstumschancengesetzes.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!