AKTEN.
BEHALTEN SIE DEN ÜBERBLICK!
Stapeln sich in Ihren Büros Aktenordner mit Rechnungen, Verträgen und Personalunterlagen? Verbringen Sie mehr Zeit, um nach Dokumenten zu suchen, als diese zu bearbeiten? Die benötigte Akte ist für Sie mal wieder unauffindbar, weil sie gerade bei einem Kollegen auf dem Schreibtisch liegt?
Um was geht's?
Beseitigen Sie Aktenberge und machen Sie den Weg frei für effizienteres Arbeiten! Einfacher gesagt als getan? Mitnichten. Wir digitalisieren Ihre Akten, so dass Sie anschließend bequem von Ihrem Arbeitsplatz darauf zugreifen können. Dabei übernimmt der Computer für Sie über eine bequeme und sekundenschnelle Volltextrecherche das Auffinden von Dokumenten. Auch dann, wenn die Datei gerade von einem Kollegen bearbeitet wird, können Sie die Dokumente parallel einsehen. Der Büro-Dreikampf „Kopieren – Lochen – Abheften“ gehört ebenfalls der Vergangenheit an.
Kurz: Aktendigitalisierung löst nicht nur Platzprobleme, sondern gestaltet vor allem Ihre Arbeit effizienter!
WAS WIR FÜR SIE TUN KÖNNEN!
Ob Personal-, Maschinen-, Mieter- oder Finanzakten – unsere praxisbewährte Lösung digitalisiert Ihre Dokumente so, dass Sie sie anschließend bequem von Ihrem Arbeitsplatz nutzen können. Dazu bilden wir, wenn Sie möchten, Ihren bestehenden Registeraufbau 1:1 elektronisch ab.
Unserer Service reicht zudem über die Digitalisierung hinaus. Wir stellen Ihnen Ihr elektronisches Archiv über einen gesicherten Webzugriff in unserem eigenen Outnet-Online-Archiv zur Verfügung. Das heißt, Ihre Mitarbeiter können Dokumente genauso einsehen wie wenn diese auf Ihrem Server abgelegt sind. Dabei ist definiert, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Auch das direkte Drucken aus dem Online-Archiv heraus ist möglich. Das Hosting erfolgt in unserem gesicherten Rechenzentrum in Hamburg-Bergedorf, das wir Ihnen gerne zeigen.
IHRE VORTEILE!
#1
Beschleunigter Zugriff auf Dokumente.
#2
Effektive Nutzung von Räumen durch Abbau störender Papierlager.
#3
Aufbereitung der erzeugten Daten zur systematischen Weiterverwendung.
#4
Restriktiver Zugriff auf sensible Dokumente bei Nutzung des Online-Archivs.
#5
Rechtskonforme Archivierung der Dokumente im Cocq-Outnet-Archiv.
#6
Datenschutzkonforme Vernichtung der Papierbelege nach Ablauf von Vorhaltefristen.
#7
Revisionssicherheit durch Dokumentation aller Verarbeitungsschritte.