Stadt Geesthacht

Die Stadt Geesthacht hat mit Unterstützung der Cocq Datendienst GmbH einen großen Schritt bei der Digitalisierung ihrer Verwaltung getan. Dazu hat der Scandienstleister deren Bau-, Gewerbe- und Grundsteuerakten sowie Gewerbesteuerakten mit insgesamt circa 1,7 Millionen Belegen und 30.000 großformatigen Plänen verarbeitet. Das Ergebnis: mehr Platz, komfortableres Arbeiten und ein schnellerer Dokumentenzugriff.

Bevor Cocq Datendienst das Projekt begann, hatte die Stadt Geesthacht schon mit einem anderen Dienstleister einen Versuch gestartet, ihre Bauakten zu digitalisieren. Das Ergebnis war aber unbefriedigend, sodass sich die Verwaltung zur erneuten Vergabe entschloss. Cocq Datendienst hat diese Ausschreibung aufgrund des wirtschaftlichsten Angebots gewonnen und konnte im Projektverlauf seine Kompetenz und Flexibilität mehrfach unter Beweis stellen.

Die Verarbeitung der Unterlagen aus den Teilbereichen erfolgte weitgehend identisch: Cocq Datendienst holte diese von der Stadt Geesthacht ab und transportierte sie zu seinem Produktionsstandort nach Hamburg. Dort wurden die Belege und Pläne aufbereitet und gescannt sowie deren Inhalte über eine OCR-Technologie ausgelesen. Als Ausgabeformat wurden farbige PDF-Dateien festgelegt. Um diese in das bereits vorhandene elektronische Aktenführungssystem VIS-Akte der PDV GmbH zu importieren, benötigte die Stadt Geesthacht zusätzlich jeweils eine XML-Datei. In dieser waren die Metadaten der jeweiligen PDF-Datei enthalten, mit denen die digitalen Akten in der Software-Lösung richtig zugeordnet werden konnten. „Cocq Datendienst konnte uns nach einigen wenigen Abstimmungsläufen aufgrund seiner Erfahrung und seines Know-hows zügig die XML-Dateien mit der erforderlichen Struktur liefern“, berichtet Jörg Callsen, IT-Leiter bei der Stadt Geesthacht.

Zunächst stand die Auflösung des papierbasierten Bauaktenarchivs an, das sich im Keller der Stadtverwaltung von Geesthacht befand. Hierbei handelte es sich um rund 5.500 Akten mit 835.000 DIN-A4-Dokumenten sowie 29.000 großformatigen Plänen. Sie reichten von heute zurück bis in die 1930er Jahre und waren auf insgesamt 7.000 Mappen verteilt. Wurden Akten benötigt, mussten die Mitarbeiter aus dem Bauamt jedes Mal in den Keller gehen und dort suchen. Dieser Umstand sollte behoben werden, indem die Akten jeweils in eine PDF-Datei überführt werden, damit die Mitarbeiter über die PDF-Lösung direkt darauf zugreifen können.
Im Projektverlauf zeigte sich, dass das E-Aktensystem ab einer gewissen Dateigröße nicht mehr performant war.

„Gemeinsam mit Cocq haben wir hier schnell eine Lösung gefunden, indem sie die Bauakten ab einer Dateigröße von 25 Megabyte in mehrere kleinere PDF-Dateien aufgeteilt haben, was sehr gut funktionierte“, erinnert sich Jörg Callsen.

Zur Dateibezeichnung sollten die farbigen Aufkleber auf dem Mappenrücken, die den Straßennamen, die Hausnummer und gegebenenfalls die Flurstücknummer codiert enthielten, genutzt werden.

„Aufgrund des Alters mancher Akten waren diese Aufkleber bisweilen allerdings nicht mehr vorhanden“, erinnert sich Marc Ebel, Produktionsleiter bei der Cocq Datendienst GmbH.

Daher musste der Dienstleister aus den enthaltenen Unterlagen diese Informationen recherchieren und so die richtige Dateibezeichnung ermitteln.

„Auch hier hat Cocq Datendienst hervorragende Arbeit geleistet und unsere Mitarbeiter aus dem Bauamt können nun problemlos und schnell auf die Akten und deren Inhalte zugreifen“, so IT-Leiter Callsen.

Im Vergleich zu den Bauakten war die anschließende Digitalisierung der Grundsteuerakten einfach. Das Volumen betrug ca. 12.500 Akten mit knapp 400.000 Belegen. Auch hier sollte Cocq Datendienst das farbige Label auf dem Mappenrücken, das den Straßennamen und die Hausnummer codiert wiedergab, zur Dateibezeichnung nutzen. Da diese Unterlagen in einem guten Zustand waren, konnte sie der Dienstleister in kürzester Zeit verarbeiten.

Als Nächstes standen die rund 220 Gewerbeordner zur Verarbeitung an, welche die Unterlagen aller an- und auch abgemeldeten Gewerbebetriebe und Gaststätten enthielten. Sie befanden sich im Büro der Sachbearbeiter. Hier hat Cocq Datendienst die Ordnerbeschriftungen erfasst und so die Dateien eindeutig benannt. Damit einhergehend wurden auch die 104.000 Belege zu den Gewerbesteuerakten digitalisiert, die in mehr als 2.700 Akten abgelegt waren. Dabei erfasste Cocq die Personen- bzw. Firmennamen aus den Bescheiden und bezeichnete damit die Dateien.

Ein weiterer Vorteil war, dass die Mitarbeiter auch während der Corona-Pandemie ihrer Tätigkeit reibungslos nachgingen, da sie aus dem Homeoffice problemlos auf die Digitalisate zugreifen konnten.

Geesthacht ist mit seinen etwa 30.000 Einwohnern die größte Stadt des Kreises Herzogtum Lauenburg. Im Einzugsbereich leben weitere 10.000 Menschen. Die Gemeinde ist Mittelzentrum und äußerer Achsenschwerpunkt im Verdichtungsraum um Hamburg.