Eine aktuelle Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass immer mehr Unternehmen in ihrer externen Kommunikation auf Messenger, Portale und Kollaborationstools setzen. Diese digitalen Kanäle werden von Kunden mittlerweile als Standard erwartet. Allerdings offenbart die Studie auch, dass sich 49 % der befragten Unternehmen als Nachzügler in Sachen Digitalisierung sehen. Mehr als zwei Drittel gaben an, im Kundenservice und Vertrieb noch Aktenordner zu nutzen. Das wirft die Frage auf, wie denn der digitale Austausch auf Basis analoger Dokumente in der Praxis funktioniert.
Außen hui, innen pfui
Offensichtlich stehen die Mitarbeitenden in Service und Vertrieb vor der Herausforderung, bei digital eingehenden Anfragen ihre Aktenordner nach den benötigten Dokumenten zu durchforsten, um diese dann mit dem Smartphone abzufotografieren oder einzuscannen. Dass dies keine effiziente Herangehensweise ist, versteht sich von selbst.
Besonders deutlich wird dieses Problem in einem in der Bitkom-Studie zitierten Anwendungsfall: Ein Chatbot soll automatisch Fragen zu Rechnungen beantworten. Liegen diese aber nicht digital vor, ist der Chatbot gar nicht auskunftsfähig. Würden Unternehmen statt des Chatbots zunächst in die Digitalisierung ihrer Buchhaltung investieren, wären alle Rechnungen jeweils innerhalb von 24 Stunden im System verfügbar und Zahlungen könnten kurzfristig ausgelöst werden. Die Notwendigkeit, einen Chatbot zu erstellen, entfiele weitgehend, da sich die Zahl von Lieferantenanfragen zu offenen Rechnungen auf ein Minimum reduzieren würde.
Erst digitalisieren, dann in innovative Technologien investieren
Dr. Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Bitkom, fordert Unternehmen deshalb dazu auf, ihre Abläufe systematisch auf Einsatzmöglichkeiten für digitale Anwendungen zu überprüfen. Er betont, dass nach dem Prinzip „Digital First“ neue Prozesse von Anfang an digital gestaltet werden sollten. Und auch unser Rat lautet: Liebe Unternehmer, digitalisieren Sie zuerst Ihre Aktenordner! Nur damit schaffen Sie das Fundament für den erfolgreichen Einsatz innovativer Technologien.
Gern unterstützen wir Sie dabei mit unseren Dienstleistungen und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
