Seit gut einem Monat gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Damit sollte laut Bundesfinanzministerium (BMF) eine Bürokratieentlastung für Unternehmen einhergehen. Erste Erfahrungen auf Empfängerseite zeigen jedoch, dass das Gegenteil der Fall ist.
Die Verarbeitung von ZUGFeRD- und XRechnungen im Überblick
Über Jahre hinweg haben Unternehmen Prozesse implementiert und optimiert, mit denen sie ihre auf Papier oder als PDF-Datei erstellten Eingangsrechnungen effizient verarbeiten. Konkret werden die Daten mit OCR-Technologien präzise ausgelesen, mit den Bestelldaten abgeglichen und schließlich automatisiert an die Buchhaltungslösung übertragen. Nun könnte man meinen, dass E-Rechnungen diese Daten in einem strukturierten Format exakt übermitteln und damit den Verarbeitungsprozess verschlanken. In der Praxis ist dies jedoch bei weitem nicht der Fall.
Grundsätzlich wird zwischen ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen unterschieden. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das die strukturierten Rechnungsdaten als XML-Datensatz in eine PDF/A-3-Datei integriert. In der Regel verfügen Unternehmen jedoch nicht über Lösungen, die den XML-Datensatz extrahieren und verarbeiten können. Die ZUGFeRD-Rechnungen werden dann wie herkömmliche PDF-Dateien behandelt. Indes sollte geprüft werden, ob die XML-Daten mit denen der PDF-Datei übereinstimmen. Das BMF schreibt nämlich vor, dass „im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vorgehen“. Das heißt, die Unternehmen müssen dann den XML-Datensatz verarbeiten. Der vermeintliche Vorteil des ZUGFeRD-Formats – die Hybridlösung – ist somit dahin.
XRechnungen hingegen enthalten die Rechnungsdaten einzig als XML-Datensatz, der aber fehlerhaft sein kann. So integrieren Lieferanten bisweilen Bestellnummern in Artikelbeschreibungen, um nur ein Beispiel zu nennen. Dies ist keine Böswilligkeit, sondern liegt daran, dass die Lösungen zur Erstellung von XRechnungen teilweise fehlerbehaftet sind oder von Menschen nicht korrekt bedient werden. Hinzu kommen mögliche Mengen- oder Preisabweichungen, falsche Bestellnummern oder unklare Kreditorennamen. Aus diesem Grund müssen XRechnungen empfängerseitig visualisiert werden, um sie auf ihre Richtigkeit überprüfen zu können. Unternehmen haben zwar die Möglichkeit, sich mit kostenlosen Online-Viewern zu behelfen, verstoßen damit aber gegen die DSGVO. Einige Lieferanten versenden „freundlicherweise“ mit der XRechnung auch eine PDF-Datei, jedoch ohne Garantie, dass die Daten übereinstimmen. Es kann sogar vorkommen, dass der Lieferant versehentlich eine ganz andere Rechnung als PDF-Datei zu einer XRechnung mitliefert. Deshalb ist es grob fahrlässig, wenn der Kunde die PDF-Datei 1 : 1 zur Verbuchung freigibt, ohne zu prüfen, ob der Inhalt mit der XRechnung übereinstimmt.
Hybriden Rechnungseingang effizient verarbeiten
Die E-Rechnungspflicht führt also nicht zu der vom BMF propagierten Bürokratieentlastung – im Gegenteil. Zu papierbasierten oder einfachen PDF-Rechnungen gesellen sich seit Jahresbeginn ZUGFeRD- und XRechnungen, die zusätzliche Verarbeitungsschritte erfordern. Unternehmen können die damit verbundenen Stolpersteine umgehen, indem sie die Verarbeitung des hybriden Rechnungseingangs an kompetente Dokumentendienstleister auslagern.
Wir von Cocq Datendienst verarbeiten für unsere Kunden seit Jahrzehnten Rechnungen, unabhängig davon, ob sie per Post, Telefax oder E-Mail eingehen. Dabei extrahieren wir mit intelligenten Softwarelösungen zuverlässig die Rechnungsdaten und gleichen diese auf Wunsch mit Stamm- oder Bestelldaten ab. Diese Prozesse haben wir im Zuge der E-Rechnungspflicht konsequent erweitert. So erhalten unsere Kunden die Faksimile-Datei im benötigten Format zur Verbuchung sowie die visuelle Darstellung und die Originalrechnung zur Archivierung.
Wenn auch Sie böse Überraschungen bei der Verarbeitung von E-Rechnungen vermeiden wollen, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
Zum Schluss noch eine interessante Feststellung zur Praxis: Die E-Rechnungspflicht sieht vor, dass Lieferanten, die ihren Kunden weiterhin Rechnungen auf Papier oder als PDF-Datei zustellen wollen, dafür deren Einverständnis einholen müssen. Dies geschieht in der Praxis meist nicht. Vielmehr nutzen Lieferanten die Übergangsfristen aus und versenden ihre Rechnungen automatisch weiter in sogenannten „sonstigen Formaten“. Ihre Kunden, vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, werden dies auch akzeptieren, da sie diese Rechnungen wie gewohnt verarbeiten können. Rechnungen auf Papier oder als PDF-Datei werden uns also noch lange begleiten und der Anteil der E-Rechnungen gering bleiben. Wir gehen auch nicht davon aus, dass es in Deutschland zu einem Verbot von Papierrechnungen kommt.
