Autor: Martin Echt

Zahlreiche Software-Anbieter locken mit dem Versprechen, dass mit ihren auf künstlicher Intelligenz (KI) basierenden Lösungen die Automatisierung wie von Zauberhand gelinge. Was allerdings oftmals vergessen wird, ist, dass nach wie vor in vielen Unternehmen der Datenträger Papier dominiert.

Auch heute noch wird in vielen Unternehmen die eingehende Post von Hand geöffnet, gesichtet und dem zuständigen Mitarbeiter auf den Schreibtisch gelegt. Dieser bearbeitet das Dokument, indem er beispielsweise Rechnungen freigibt oder Bestellungen in das Warenwirtschaftssystem einpflegt. Anschließend wird jedes Dokument in einem Aktenordner abgelegt. Bei Rückfragen beginnt schließlich die Suche, die insbesondere dann zeitaufwendig ist, wenn jemand das Dokument versehentlich falsch abgelegt hat. So sieht nach wie vor die Realität in (zu) vielen Unternehmen aus, wie eine Studie des Digitalverbands Bitkom belegt.

Während Mitarbeiter tagtäglich den Büro-Dreikampf „Kopieren – Lochen – Abheften“ ausfechten, träumen sie von einer „besseren Welt“. So gaben in einer Studie von ABBYY mehr als die Hälfte der befragten Mitarbeiter an, dass KI-gestützte Software mit kognitiven Fähigkeiten ihren Arbeitsalltag vereinfachen würde. Zugleich, so ein weiteres Ergebnis der Studie, verbringen 95 % der Befragten bis zu acht Stunden pro Woche damit, in Dokumenten nach Informationen zu suchen, die sie unter anderem für die Kundenbetreuung benötigen. Letzteres belegt, dass Unternehmen zunächst die Voraussetzungen dafür schaffen müssen, dass KI-Lösungen ihre Möglichkeiten vollständig ausspielen können. Hierzu gehört zweifelsohne die Digitalisierung von Dokumenten, mit der Unternehmen ihre Effizienz bereits maßgeblich steigern können. Allerdings ist es damit nicht getan, denn eine KI-basierte Lösung muss erstens angelernt werden und kann zweitens nur bei gleichartigen Vorgängen zur Prozessautomatisierung beitragen. Doch der Reihe nach.

Digitalisierung bringt Mehrwert

Digitalisierte Dokumente können Prozesse beschleunigen, beispielsweise jene zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder der täglichen Briefpost. Auch digitalisierte Bestandsakten gestalten die Arbeit effizienter als papierbasierte. Zeitfressende monotone Arbeiten insbesondere in der Administration können auf ein Minimum reduziert werden und Mitarbeiter sich um wertschöpfendere Tätigkeiten kümmern – das Ziel eines jeden Unternehmers.
Dafür ist es erforderlich, dass Dokumente nicht nur gescannt, sondern auch im Volltext ausgelesen und ihre Digitalisate mit Metadaten angereichert werden. So entstehen aus Dokumenten wertvolle Assets, die es Unternehmen erst ermöglichen, Prozesse zu automatisieren. Wie das gelingt, haben wir in unserem Blogbeitrag „Scannen allein reicht nicht“ zusammengefasst.

Unabhängig davon lösen Technologien der „künstlichen Intelligenz“ keine Automatismen aus, bei denen der Mensch nicht mehr eingreifen muss. Denn sie können keine Entscheidungen selbstständig treffen. Vielmehr müssen sie vom Menschen trainiert werden, um sich wiederholende Aufgaben zu übernehmen. Genau dafür sind sie da, aber die Entfaltung ihres Potenzials gelingt eben nur mit Unterstützung von Menschen und mit digitalisierten Dokumenten, die auslesbar sind und standardisierte Metadaten beinhalten.

Unternehmen sind also gut beraten, das Pferd nicht von hinten aufzuzäumen. Bevor sie über den Einsatz von KI-Lösungen nachdenken, sollten sie zunächst ihre Hausaufgaben machen und Dokumente ganzheitlich digitalisieren. Damit verschaffen sie sich und ihren Mitarbeitern bereits einen großen Mehrwert, den sie dann ggf. mit KI-Lösungen noch steigern können.

Ein Jahr Corona: Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen? – diese Frage stellte der Branchenverband Bitkom bereits im Mai 2021. Seine Studie zum Thema offenbarte: Jedes vierte Unternehmen setzt noch überwiegend auf Papier, bei 40 Prozent verlaufen die Büroprozesse hälftig auf Papier – und dies zu Zeiten, wo schon Abertausende in ihren Homeoffices saßen und auf digitales Arbeiten angewiesen waren.

Dabei findet sich in deutschen Büros heute ein reichhaltiges Arsenal, um Papierdokumente professionell zu digitalisieren, von der Scanstrecke bis zum handlichen Multifunktionsgerät. Sogar mit dem Smartphone lassen sich Ausdrucke schnell und unkompliziert einscannen. Schön und gut. Doch wenn das digitale Pendant des Papierstapels anschließend in einer digitalen Ablagestruktur landet – zum Beispiel einer Mieterakte –, hat man zwar Platz für Aktenordner gespart. Automatisch besser im Zugriff sind die im Dokument enthaltenen relevanten Informationen dadurch aber lange noch nicht.

Wer mit Metadaten nichts Sinnvolles anstellt, sucht weiter

Ergänzt werden Digitalisierungsbemühungen meist durch den Einsatz einer OCR (engl. für Optical Character Regonition) – also einer Art optischer Buchstabenerkennung, die digitalisierte Bilder durchsuchbar macht. So lässt sich innerhalb der digitalisierten Dokumente gezielt nach Begriffen, wie dem Namen des Mieters oder einer Adresse suchen. Das erleichtert das Auffinden bestimmter Informationen – im Vergleich zu einer reinen Digitalisierung (ohne OCR) schon einmal deutlich.

Scan- und OCR-Technologien sind aber längst nichts Neues mehr. Wie kann es daher sein, dass noch immer über die Hälfte der Beschäftigten deutscher Unternehmen angeben, ihre Arbeit werde dadurch erschwert, dass sie nicht auf Daten in Dokumenten zugreifen können, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen? Dies zumindest ist das Ergebnis einer neuen globalen Studie des Spezialisten für Digital Intelligence ABBYY. Bei dieser gaben 95 Prozent der Befragten an, über acht Stunden pro Woche damit zu verbringen, in Dokumenten nach Informationen zu suchen, die sie u.a. für die Kundenbetreuung benötigen. Ein Viertel verliert somit wöchentlich einen gesamten Arbeitstag an Zeit – trotz initialer Digitalisierungsbemühungen!

Strukturierte Bereitstellung im DMS

Dem Problem des schlechten Zugriffs ist also mit Scannen und der Möglichkeit zur Volltextrecherche noch nicht beigekommen. Denn auch ein vollständig per OCR durchsuchbar gemachtes Dokument wäre noch eines, in dem jemand nach der Information suchen muss, die er benötigt – zugegeben einfacher als in Papier zu suchen, bei weitgefassten Suchbegriffen dennoch nicht selten ein Suchvorgang mit mehr Treffern, als einem lieb ist. Genau deswegen sollte es vielen Unternehmen vielmehr darum gehen, die ausgelesenen geschäftskritischen Informationen auch strukturiert bereitzustellen, und zwar zentral in einem Dokumenten-Management-System (DMS). Dies erst macht den entscheidenden Unterschied. Wer es gut meint, selbst scannt, dann jedoch den Prozess nicht zu Ende denkt, entfaltet eben nur die halbe Leistungsfähigkeit von Digitalisierung.

So ist es eben nicht damit getan, Dokumente zu digitalisieren, um sie einfach nur „irgendwo“ abzulegen und den Mehrwert der Digitalisierung im Heil der OCR-Erkennung zu suchen. Die in den Datenbergen verborgenen Werte müssen vielmehr aufbereitet werden, damit man sie sinnvoll nutzen kann. Ein DMS hilft dabei, sie richtig zu verwalten und zu verwerten. Es beinhaltet Archiv- und Workflowfunktionen, regelt den gesamten Dokumentenlebenszyklus (Versionierung, Ein- und Auschecken, Schreib- und Leserechte), bringt über Aktenkennzeichen und Vorlagen Ordnung in Aktenstrukturen.

Zielgenauer Zugriff auf einzelne Dokumente

Vor allem ermöglicht ein DMS das einfache Suchen und schnelle Auffinden von Informationen über Metadaten wie Klassifizierungs- und Indizierungsergebnisse. Natürlich kann man auch Mieterakten per OCR nach dem Mieter durchsuchen. Unter den angezeigten 150 PDF-Dateien ist dann sicher die richtige dabei. Das richtige Dokument aber in der Ergebnisliste schnell zu identifizieren, ist eine ganz andere Sache und kann wiederum dauern. Beim sinnvollen Einsatz von Klassifizierungs- und Indizierungsergebnissen wird der Mieter hingegen im Suchfeld eingetragen, zwei bis drei Metadaten dazu – et voilá, das gewünschte PDF ist gefunden – ganz ohne unnötigen Suchaufwand.

So ermöglichen Metadaten bei der Informationsrecherche zielgenauen Zugriff auf einzelne Dokumente über spezielle Suchformulare. Sie beschreiben zum einen den Inhalt eines Dokuments, dienen aber zugleich der Klassifikation von Schriftstücken und dokumentieren die Art der Speicherung sowie systeminterne Verwaltungsprozesse. Außerdem lässt sich über sie die Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungs- und Löschfristen im Rahmen der Compliance sicherstellen.

Cocq Datendienst definiert sich vor diesem Hintergrund daher nicht bloß als reiner Scandienstleister, sondern bildet das gesamte Spektrum von Dienstleistungen rund um Digitalisierung und Dokumentenmanagement ab. Mit dem Scannen von Papierdokumenten und automatisierter Beleglesung hört das Thema Digitalisierung eben nicht auf – vielmehr fangen die mehrwerterzeugenden Möglichkeiten damit gerade erst an.

Das neue Jahr steckt noch in den Kinderschuhen, da vermeldet der Digitalverband Bitkom, dass für die Digitalisierung der Wirtschaft und des Staates immer mehr Personal fehle. Dadurch werden dringend notwendige Projekte verzögert. Allerdings gibt es eine einfache Lösung: das Outsourcing ausgewählter IT-intensiver Prozesse.

Der neuen Bitkom-Studie zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte zufolge ist die Anzahl freier Stellen für IT-Fachkräfte 2021 branchenübergreifend auf 96.000 gestiegen. Das seien zwölf Prozent mehr als im Vorjahr. 65 Prozent der befragten Firmen konstatierten einen Mangel an IT-Fachkräften. Gesucht werden Software-Spezialisten, IT-Projektmanager oder -koordinatoren, IT-Anwendungsbetreuer beziehungsweise -Administratoren, Data Scientists, Big Data Experts, Datenschutz-Profis mit IT-Qualifikation sowie IT-Sicherheitsexperten. Dieser sich verschärfende Mangel wächst sich nach Einschätzung von Bitkom-Präsident Achim Berg zu einer realen Bedrohung für Deutschlands große Transformationsaufgaben aus. Damit hat er de facto Recht.

Ineffizienz, die sich niemand leisten kann

Denn durch den Mangel an IT-Spezialisten stehen viele Fachabteilungen von Unternehmen vor dem Problem, dass deren IT-Abteilungen für Anforderungen wie eine Digitalisierung oder die Systemeinführung, um digitale Prozesse umzusetzen, gar keine Ressourcen haben. In der Folge werden solche Projekte immer wieder hinausgeschoben. Die Konsequenzen sind ineffiziente und damit unnötig teure Abläufe, welche die Unternehmen belasten. Beispielsweise arbeiten noch immer viele Unternehmen und Verwaltungen überwiegend papierbasiert – obwohl das digitale Arbeiten aus dem Homeoffice als neuer Standard gilt. Etwa die Hälfte der mittelständischen Firmen sieht sich dem Bitkom zufolge bei der Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse als Nachzügler, lediglich 36 Prozent haben bereits überwiegend papierlose Geschäftsprozesse etabliert. Unstrukturierte Rechnungsformate wie die digitale Rechnung als PDF (60 Prozent) oder die Papierrechnung (87 Prozent) sind nach wie vor weit verbreitet, wie der Verband ebenfalls ermittelte.

Das bedeutet, dass oft physische Dokumente hin- und hergeschickt werden, beispielsweise wenn Papierdokumente im Büro eingehen, während die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Das kostet nicht nur Porto und geht zulasten der Transparenz, sondern dauert auch länger. Kundenanfragen beispielsweise können nur mit erheblicher Verzögerung beantwortet werden. Sind Rechnungen im Spiel, benötigen Unternehmen länger, um diese freizugeben und zu bezahlen, sodass an Vorteile wie Skonto nicht zu denken ist. Hinzu kommt, dass durch manuelles Abtippen von Daten Fehler entstehen, deren Korrektur meist aufwendig ist. Werden sie nicht sofort erkannt, können sie sogar zu falschen Entscheidungen führen. Das alles sind Nachteile, die sich kein Unternehmen leisten kann und sollte.

Digitalisierung ohne zusätzliches Personal

Somit gilt es, die Digitalisierung trotz und vor allem aufgrund des Mangels an IT-Experten zu forcieren. Dabei kann die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister eine praktikable Lösung sein. Mit seiner Unterstützung lassen sich zum Beispiel die Posteingangsverarbeitung, die Rechnungseingangsverarbeitung und Akten digitalisieren. Passend dazu sind Services wie das Hosting in einem gesicherten Rechenzentrum mit Standort in Deutschland und Leistungen von der Projektierung bis hin zur fortwährenden Prozessberatung über den Go-live hinaus möglich. Der Dienstleister mit seinen IT-Experten kümmert sich somit um die prozessualen Aspekte, während das Unternehmen das fachliche Know-how beisteuert.

Das Ergebnis sind exakt auf die jeweiligen Anforderungen ausgerichtete, zeitgemäße digitale Abläufe. Mitarbeiter können direkt auf die Dokumente zugreifen, Anfragen schneller beantworten, Rechnungen umgehend bezahlen sowie optimal mit Kunden und Lieferanten kommunizieren – auch ortsunabhängig. Dabei sind die Daten jederzeit verfügbar und nach den aktuellen Sicherheitsstandards geschützt – ohne dass zusätzliche IT-Kräfte angestellt werden müssen. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter von zeitaufwendigen, ineffizienten Routinetätigkeiten entlastet, sodass Produktivität und Leistung steigen. Kurz: Unternehmen, welche die Digitalisierung ihrer Prozesse mithilfe externer Dienstleister realisieren, können knappe Ressourcen effizient nutzen und steigern ihre Wettbewerbsfähigkeit. Das ist umso wichtiger, je mehr sich der IT-Fachkräftemangel in Zukunft weiter verschärfen wird. Unsere Kunden machen es vor. Nutzen auch Sie diese Chance!

Jetzt die Digitalisierung voranbringen

Verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln und – über den eigenen Tellerrand hinaus – Nachhaltigkeit gehören zu den lautesten aktuellen Forderungen. Diese umfassen den Umweltschutz genauso wie eine ökonomische Nachhaltigkeit sowie die Arbeits- und Lebensbedingungen der Menschen. Dazu können Unternehmen mithilfe der Digitalisierung einiges beitragen – unabhängig von ihrer Größe.

Dass der Klimawandel das Umweltthema in vielen Unternehmen oben auf die Agenda gerückt hat, zeigt eine Umfrage von Bitkom Research. 71 Prozent der Unternehmen mit 100 oder mehr Beschäftigten gaben an, dass Nachhaltigkeit ein wesentlicher Bestandteil ihrer Strategie ist. 66 Prozent sind überzeugt, dass digitale Technologien dabei helfen können, energieeffizienter zu wirtschaften, und 63 Prozent versprechen sich langfristige Vorteile von Investitionen in digitale Technologien, welche die eigenen Nachhaltigkeitsziele unterstützen.

Nachholbedarf in kleinen und mittleren Unternehmen

Wenn es um das erforderliche Wissen geht, so verfügen nur 55 Prozent darüber, wie eine Trendstudie von Tata Consultancy Services attestiert. Vorreiter sind Großunternehmen ab 500 Beschäftigten. 65 Prozent haben das nötige Know-how, um digitale Technologien wie Internet of Things, Künstliche Intelligenz, Blockchain & Co. für mehr Nachhaltigkeit einzusetzen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Nachhaltigkeit durch Digitalisierung allein großen Konzernen offensteht. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können verantwortungsvoller wirtschaften, wenn sie Prozesse digitalisieren. Voraussetzung dafür sind möglichst viele relevante Informationen in elektronischer Form. So sollten Unternehmen Dokumente digital erzeugen und verschicken und damit den Postweg umgehen. Das spart Zeit, Papier, Porto und Emissionen, wobei die Unterlagen den Empfänger sowohl schneller erreichen als auch eine direkte Bearbeitung ermöglichen.

Digitalisierung und ihre Vorteile

Ein weiterer wirksamer Hebel ist das Digitalisieren der Eingangspost über einen Dienstleister wie uns. In einem hocheffizienten Prozess scannen wir die Unterlagen und schicken sie innerhalb weniger Stunden elektronisch an die verantwortlichen Mitarbeiter – angereichert mit Informationen, welche die Bearbeitung beschleunigen. Dazu gehören ausgelesene Daten, zum Beispiel Bestell- oder Kundendaten, die direkt in die jeweilige Anwendung übertragen werden können. Ein interessantes Anwendungsbeispiel ist die Rechnungseingangsverarbeitung. So ist es mittlerweile problemlos möglich, Rechnungen per E-Mail zu versenden, um die bereits genannten Ersparnisse zu erzielen. Wir lesen maschinell sämtliche erforderlichen Angaben aus, sodass die Rechnungen mit Bestellungen abgeglichen und samt Informationen automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen werden können. Eine zeitnahe Verbuchung und Bezahlung werden somit möglich. Ein noch größeres Potenzial erschließt sich, wenn darüber hinaus Bestandsakten digitalisiert vorliegen. Idealerweise sind sämtliche die Unterlagen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt, sodass Mitarbeiter von nervenaufreibenden Routinetätigkeiten wie dem manuellen Einscannen, Suchen und Weiterleiten von Unterlagen entlastet werden. Zudem können Dokumente automatisch in andere Anwendungen übertragen werden. So werden aufgrund fehlender Medienbrüche Erfassungsfehler minimiert und Korrekturen obsolet. Fungiert das DMS als Single Point of Truth, arbeiten alle Mitarbeiter mit derselben Dokumentenversion, sodass weitere Fehler ausgeschlossen werden können. Außerdem ermöglicht ein solches DMS sicheres, ortsunabhängiges Arbeiten, etwa aus dem Homeoffice. Dies vermeidet Emissionen durch Pendeln und spart Zeit.

Investitionen, die sich schnell auszahlen

Auch bei uns steht das Thema Umweltschutz und Nachhaltigkeit sehr weit oben auf der Agenda. Beispielsweise wird das Papier, das wir nach der Digitalisierung vernichten, recycelt, sodass wir es dann erneut nutzen, um etwa Barcodes darauf zu drucken. Zudem ist unser Firmensitz mit energiesparenden LED-Lampen ausgestattet und zu unserem Fuhrpark gehören E-Autos.

Unternehmen betrachten zwar die Investitionen in vielen Fällen als eine Hürde, jedoch muss diese nicht hoch sein. Zum einen ist die Digitalisierung von Posteingang, Rechnungen und Akten Stück für Stück möglich, sodass ein papierloses Mindset wachsen kann. Zum anderen amortisieren sich die Investitionen aufgrund der Effizienzsteigerungen innerhalb kurzer Zeit. Somit stehen Unternehmen ausreichend Mittel für zusätzliche Investitionen zur Verfügung, etwa in Digital-Schulungen und/oder in weitere umweltfreundliche Technologien wie Collaboration- oder Chat-Tools. Dabei sollten natürlich die zu besprechenden Prozesse bzw. Dokumente digital vorliegen oder andersherum: „Ein digitales Meeting, bei dem jeder auf ausgedruckte Zettel schaut, hat mit Nachhaltigkeit wenig zu tun.“ Obendrein steigt mit einem höheren Digitalisierungsgrad die Attraktivität als Arbeitgeber, insbesondere bei jüngeren Mitarbeitern, welche die Zukunft sind.

In eine nachhaltige Zukunft starten

Rund ein Drittel aller Teilnehmer räumt dem Thema Digitalpolitik einen hohen bis sehr hohen Stellenwert für seine Wahlentscheidung ein. Das zeigen die Wahlbarometer-Umfragen im Auftrag des eco – Verband der Internetwirtschaft e. V. Kein Wunder, denn laut Digital Riser Ranking des European Center for Digital Competitiveness (ECDC) landete Deutschland im Digital-Ranking der G7-Staaten zum zweiten Mal infolge auf dem vorletzten Platz. Im Ranking der G20-Nationen ist Deutschland viertletzter. Darüber hinaus zeigt der Report laut Prof. Dr. Philip Meissner, Direktor des ECDC, dass Bürger und Führungskräfte der Politik bezüglich der Digitalisierung ein schlechtes Zeugnis ausstellen. Doch wie sieht es in der Wirtschaft aus?

Überfordert die Digitalisierung den Mittelstand?

Sicherlich ist dort die Digitalisierung spätestens mit Corona zu einem Thema geworden. Doch vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen sind offenbar zögerlich. Denn in einer Befragung im Auftrag des Digitalverbandes Bitkom gab etwa die Hälfte der mittelständischen Unternehmen zwischen 100 und 499 Beschäftigten an, dass sie sich als Nachzügler sehen, wenn es um die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen geht.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sich Unternehmen zwar damit beschäftigten, aber oft einfach gar nicht wissen, was Digitalisierung „von ihnen will“ und wie sie selbst anfangen können. Dabei ist die Digitalisierung kein Selbstzweck, sondern ein pragmatischer Weg, um Abläufe zu verschlanken, zu beschleunigen sowie qualitativ zu verbessern, Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten und so den Verwaltungsapparat effizienter zu gestalten. Der Weg dorthin muss nicht kompliziert sein.

Think big – start small

Unsere Empfehlung lautet, in kleinen Schritten vorzugehen. Es muss nicht gleich die vollständige digitale Abbildung des Rechnungseingangsprozesses sein. Auch 50 Buchhaltungsordner zu scannen, ergibt als erster Schritt von vielen Sinn. Denn das Ergebnis wird schnell spürbar. Statt zeitaufwändig in Unmengen von Papieren zu blättern und zu suchen, stehen die Informationen auf Tastendruck zur Verfügung. Das macht dann Lust auf mehr und das Digitalisierungsvorhaben gewinnt eine gewisse Eigendynamik. Dies zeigen folgende Beispiele:

bauwelt Delmes Heitmann
Der Anbieter im Baustoffhandel hatte ursprünglich interne und externe Dokumente wie Eingangsrechnungen und Lieferscheine selbst digitalisiert. Im Zuge der sukzessiven Expansionsstrategie beauftragte das Unternehmen dann uns als zentralen Digitalisierungspartner, um die Dokumente zuverlässig, schnell und qualitativ hochwertig in die Zielsysteme zu übertragen. Dabei handelt es sich um monatlich rund 6.500 Eingangsrechnungen und 25.000 Lieferscheine. Das Ergebnis: Das Personal, das die Digitalisierung bisher übernommen hatte, konnte anderweitig angesetzt werden. Außerdem plante der Baustoffhändler schon kurz danach, den Prozess auf weitere Belegtypen auszuweiten. Darüber hinaus denkt er über eine frühe Archivierung von Rechnungen und damit die vollumfängliche Nutzung eines elektronischen Rechnungsprüfungsprozesses nach. Nicht zuletzt konnte das Unternehmen aufgrund unserer Skalierbarkeit neue Standorte eröffnen, ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu schaffen und diese einzuarbeiten.

Gebr. Heinemann
Hier wurden zunächst sämtliche Verträge bzw. -Akten und vertragsähnliche Dokumente papierbasiert aufbewahrt. In der Folge stiegen die Kosten für deren Archivierung und die Mitarbeiter kämpften mit einem umständlichen Handling beim Bearbeiten von Verträgen. Deshalb entschieden sich die Verantwortlichen, die Akten mit rund 2.000 Verträgen sowie dazugehörigen Dokumenten zu digitalisieren. Wir haben die Unterlagen gescannt und als PDF-Dateien über eine verschlüsseltet SFTP-Verbindung an die Gebr. Heinemann geschickt. Über eine SAP-Schnittstelle gelangten die Dateien in eine Datenbank, aus der sie bequem mit Datum nebst dazugehörigem Vertrag aufgerufen werden können. Alternativ haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, in den Inhalten per Volltext zu suchen. Um Kündigungsfristen besser im Blick zu haben und Verträge rechtzeitig neu auszuhandeln, begannen die Mitarbeiter, Wiedervorlagenlisten rund um Vertragsdetails zu erstellen. Das erfolgreiche Projekt der Vertragsdigitalisierung aus der Zentrale in Hamburg soll auf weitere internationale Standorte ausgerollt werden.

Hauni Maschinenbau
Hauni hatte zunächst eingehende Rechnungen selbst gescannt. Das war zwar ein Fortschritt, jedoch noch mit einem hohen Zeitaufwand bei der Vorkontierung verbunden. Denn die Software erkannte nicht alle erforderlichen Positionen. Diese mussten manuell zugewiesen werden. Wir haben dann für Hauni Maschinenbau einen Verarbeitungsprozess auf dem bereits etablierten, internen Freigabeworkflow aufgebaut, ohne dass Hauni Schnittstellen oder Software-Tools anpassen musste. Statt dem bisherigen internen Zulauf haben wir die digitalisierten Belege in identischer Weise aufbereitet und zugeliefert. In diesem Zuge scannen wir die Belege und extrahieren sämtliche relevanten Rechnungsinformationen sowie Positionsdaten. Wir gleichen diese mit den vorhandenen SAP-Stammdaten ab und stellen validierte Rechnungsdaten im XML-Format zum direkten SAP-Import bereit. Eventuelle Abweichungen übermitteln wir vor der Bezahlung mit individuellen Fehlercodes zur manuellen Prüfung. Da der Abgleich mit den Bestellungen meist ohne Beanstandung erfolgreich verläuft, kann ein Großteil der Rechnungen direkt zur automatischen Bezahlung weitergeleitet werden.

Allein dies verdeutlicht: Klein anfangen, kann in Bezug auf die Digitalisierung eine erfolgreiche Strategie sein, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Diese Vorgehensweise erschließt die Vorteile nach und nach – bis hin zu einer vollständigen Automatisierung von Prozessen und damit hocheffizienten Abläufen. Unabhängig davon, an welcher Stelle Sie sich befinden, unterstützen wir Sie gern.

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Wenn es um die Digitalkompetenz der Politiker in Deutschland geht, offenbart sich ein Trauerspiel. Kaum einem Politiker trauen die Bürger eine entsprechend hohe Kompetenz zu, wie eine Umfrage des Handelsblatts verdeutlicht. Doch was bedeutet das in Bezug auf die Bundestagswahl am 26. September?

Die einzigen, die bei der Umfrage die 30-Prozent-Marke überschreiten, sind FDP-Chef Christian Lindner mit 36,1 Prozent, Markus Söder, CSU, mit 32,4 Prozent und Robert Habeck, Grüne, mit 31,4 Prozent. Doch auch das sind keine Gründe, um stolz zu sein, wie ein Blick auf die FDP-Wahlwerbung offenbart. Darin ist Christian Lindner, der in den Augen der Bürger die höchste Digitalkompetenz hat, zu sehen, wie er etwas handschriftlich in einem Aktenordner notiert – daneben ein Stapel Papier. Quer darüber der Schriftzug „Nie gab es mehr zu tun.“ Bei einer papierbasierten Bearbeitung seiner Akten oder welcher auch immer, glaube ich das sofort. Von Digitalkompetenz zeugt das jedoch nicht.

Zwei Standards für elektronische Rechnungen

Den wenigsten Politikern kann Digitalkompetenz zugesprochen werden, wie sie im großen Stil der Wirtschaft helfen würde. Das wird unter anderem daran deutlich, dass es in Deutschland mit XRechnung und ZUGFeRD zwei „Standards“ für elektronische Rechnung gibt. So nimmt der Bund gemäß einer EU-Richtlinie seit Ende 2020 theoretisch nur noch XRechnungen entgegen, die Praxis zeigt aber ein anderes Bild. So ergab eine Mitgliederumfrage der DASG (Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe), dass rund 52 Prozent bislang überhaupt erst zwischen null und 100 Rechnungen als XRechnung versendet haben. Ob diese dann auch in diesem Format verarbeitet wurden, beantwortet die Umfrage nicht. Das Chaos wird komplett, indem Unternehmen und Behörden verschiedene Wege zum Rechnungserhalt wie Peppol, E-Mail, manuelle Eingabe, FTP oder De-Mail vorgeben. Colin Blöcher, Sprecher der Arbeitsgruppe Electronic Invoicing & Real-time Reporting bei der DSAG, erklärt: „Die verschiedenen XRechnung-Lösungen im Bund und den Bundesländern schaffen eine Vielfältigkeit, die in der EU einzigartig ist. Gleichzeitig hemmt genau dies den entscheidenden Schritt hin zur Digitalisierung. Andere EU-Länder haben dies wesentlich effizienter und damit kostensparender für Unternehmen gelöst.“

Dazu gehört beispielsweise das Sistema-di-interscambio-Portal, das die italienische Steuerbehörde bereits seit mehreren Jahren betreibt und über das sämtliche Rechnungen versendet und empfangen werden. Steuerberater und VeR-Vorstandsvorsitzender Stefan Groß kommentiert: „Der verpflichtende Versand von E-Rechnungen über das zentrale System ermöglicht dem Fiskus nicht nur die unmittelbare Überwachung der Steuerschuldnerschaft, quasi in ‚real time‘. Man schafft damit auch die nötige Datengrundlage, um den Vorsteuerabzug faktisch an die korrespondierende Umsatzsteuerschuld zu knüpfen“.

Digitalkompetenz für die Politik

Von dem Beispiel Italien können wir nur lernen. Eine Plattform und ein Übertragungsweg sind für jeden verständlich. Selbst Digitalisierungsberatern wird bei den zahlreichen Begriffen wie XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, D-Mail, EDI & Co. schwindlig. Wie soll dann erst ein kleiner Handwerksbetrieb oder mittelständischer Unternehmer seine Rechnung so aufbereiten, um sämtliche Vorgaben zu erfüllen? Die Konsequenz ist, dass weiterhin Behörden Rechnungen per Post erhalten. Denn auch hier gilt das Sprichwort: Wo kein Kläger, da kein Richter. Die bevorstehende Bundestagswahl allein lässt nicht wirklich hoffen, dass es besser wird.

Die Politik braucht Unterstützung, damit die Verantwortlichen begreifen, was Digitalkompetenz ist und wie sie entsprechende Projekte erfolgreich umsetzen können. Daher bleibt zu sagen: Unabhängig davon, wie die Wahlen ausgehen: Wir von Cocq Datendienst bieten unsere Unterstützung an, damit die Digitalkompetenz sich verbessert und es in Deutschland vorangeht.

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„Denk ich an Deutschland in der Nacht, dann bin ich um den Schlaf gebracht“ – der Eröffnungsvers aus Heinrich Heines Gedicht „Nachtgedanken“ ist ein geflügeltes Wort. Angesichts von Pressemitteilungen wie der des Digitalverbands Bitkom „Tschüss Fax: Unternehmen digitalisieren ihre Kommunikation“ erscheint dieser 1843 verfasste Vers heute, im Juli 2021, nichts an Aktualität eingebüßt zu haben.

Denn in der Pressemitteilung heißt es: „Im Büroalltag verliert das Faxgerät stetig an Bedeutung. Unternehmen setzen vermehrt auf digitale Lösungen zur Kommunikation und Interaktion im Geschäftsalltag. So hat sich der Anteil der Unternehmen, die das Fax häufig oder sehr häufig nutzen, seit 2016 fast halbiert: Vor fünf Jahren gaben acht von zehn Unternehmen (79 Prozent) an, häufig via Fax nach innen und außen zu kommunizieren. Heute sind es noch ca. vier von zehn (43 Prozent).“ Die Formulierung klingt banal, fast nach Aufbruchstimmung, obwohl angesichts dieser Entwicklung von einem Aufbruch keine Rede sein kann. Denn 43 Prozent sind fast die Hälfte der befragten Unternehmen. Ein über ein Faxgerät versendetes oder empfangenes Dokument ist nicht digital und hat nichts mit digitalen Prozessen zu tun, die helfen, mit weniger Aufwand schneller und besser zu arbeiten. Selbst ein über einen Cloud-Service digital versendetes Fax kann erhebliche Lücken aufweisen, wie der Bremer Datenschutzbeauftragte kürzlich mitgeteilt hat.

Faxe garantieren keine Vertraulichkeit

Kern des Problems sei die Gegenseite: „Absender können sich nie sicher sein, welche Technik auf der Empfangsseite eingesetzt wird.“ Der Sender könne nicht feststellen, wie die in E-Mails umgewandelten Faxe verschlüsselt seien. Auch könne er eine Verschlüsselung nicht erzwingen, ebenso wenig wie er ermitteln könne, ob es sich bei den genutzten Cloud-Diensten um DSGVO-konform betriebene europäische Clouds handele. Daher kommt der Bremer Datenschutzbeauftragte zu dem Schluss: „Aufgrund dieser Unwägbarkeiten hat ein Fax hinsichtlich des Schutzziels Vertraulichkeit das gleiche Sicherheitsniveau wie eine unverschlüsselte E-Mail, die zu Recht als digitales Pendant zur offen einsehbaren Postkarte angesehen wird. Mehr nicht. Fax-Dienste enthalten in der Regel keinerlei Sicherungsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Sie sind daher in der Regel nicht für die Übertragung personenbezogener Daten geeignet.“ Zur Übertragung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Artikel 9, Absatz 1 der Datenschutzgrundverordnung sei die Nutzung von Fax-Diensten unzulässig.

Dennoch heißt es in der Mitteilung: „Die Bremische Verwaltung geht davon aus, bis Ende 2022 alle Faxgeräte durch sicherere Technologien abgelöst zu haben.“ Das ist Ende des nächsten Jahres! Eineinhalb Jahre Zeit also, um Prozesse zu etablieren, damit Mitarbeiter Dokumente per Ende-zu-Ende verschlüsselter E-Mail versenden! Daran ist nicht einmal eine Spur von digitalem Denken zu erkennen. Gleichwohl passt das ins Bild der Bundesrepublik Deutschland. Davon zeugt auch die Katastrophe, dass im vergangenen Jahr, mitten in der Pandemie, zahlreiche Labore die Corona-Testergebnisse per Fax an die Gesundheitsämter gemeldet und diese Daten ans RKI übermittelt hatten.

Mahnen statt Beschönigen

Besser ist auch nicht, dass der Bitkom als Digitalverband von einer insgesamt stärker werdenden Digitalisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse schreibt, obwohl 2021 noch in 23 Prozent der Unternehmen die meisten Geschäftsprozesse papierbasiert ablaufen, während es 2016 in 34 Prozent der Unternehmen der Fall war. Denn stärker ist der Komparativ von stark. Das bedeutet: Damit es etwas stärker werden kann, muss es erst einmal stark gewesen sein. Und so lässt sich die Situation nicht bezeichnen, wenn mehr als ein Drittel der Unternehmen Informationen auf toten Bäumen festgehalten hat. Auch die Veränderungsgeschwindigkeit ist in Zeiten der Beschleunigung nur marginal. Dass in 13 Prozent der großen Unternehmen ab 500 Mitarbeitern die Prozesse vollständig digitalisiert sind und in zwölf Prozent der Unternehmen zwischen 100 und 499 Mitarbeitern, lässt nur wenig hoffen. Denn in Firmen mit 20 bis 99 Mitarbeitern seien es nur sechs Prozent. Diese sowie noch kleinere Unternehmen stellen jedoch den bei Weitem größten Anteil der Unternehmen in Deutschland.

Wenn diese Firmen in der Bundesrepublik, also die meisten, künftig nicht völlig ins Hintertreffen geraten wollen, hilft es nichts, die Situation zu beschönigen. Am Schneckentempo ist nichts toll. Vielmehr ist es beängstigend, zumal schon die Mitte der 1970er-Jahre Geborenen, die Nachfolger der derzeitigen Verantwortlichen, kein Faxgerät mehr bedienen können und wollen. Sie ziehen es vor, sich im Internet mit Memes über Faxe lustig zu machen. Das muss gesagt werden, in aller Deutlichkeit. Denn den sich in vermeintlicher Sicherheit wiegenden verantwortlichen Führungskräften, die in Deutschland ein Durchschnittsalter von knapp 52 Jahren aufweisen, muss schnellstens bewusst werden, dass sie jetzt mit ihren Entscheidungen für oder gegen eine konsequente Digitalisierung die Weichen dafür stellen, ob sich ihr Unternehmen schon bald zu den Dinosauriern gesellt oder auch in Zukunft besteht.

Im Zuge des Megatrends der Digitalisierung hat sich der Kreis Olpe ebendiese als strategisches Ziel auf die Fahnen geschrieben. Als eine der ersten Dienststellen setzte nun die Ausländerbehörde diese Zielstellung mit Unterstützung der Cocq Datendienst GmbH um, die innerhalb weniger Monate 7.000 Akten mit insgesamt einer Million Blatt digitalisiert hat.

Bis vor Kurzem drängten sich in den Schränken der Ausländerbehörde des Kreises Olpe die Hängeregistermappen – teils mehr als 50 Jahre alt. Diese enthielten sämtliche Informationen zu den im Kreis Olpe lebenden Ausländern. Dazu gehörten vor allem Bescheide, Unterlagen zum Asylverfahren und Prüfungsunterlagen, die dazu dienen, das Aufenthaltsrecht zu klären. Folglich mussten die Mitarbeiter immer wieder Einblick in die Akten nehmen.

Effektives Frontoffice

Damit der Kreis Olpe seinen Platzbedarf reduzieren und vor allem die Sachbearbeitung in der Ausländerbehörde im Rahmen eines Frontoffices abwickeln kann, haben sich die Verantwortlichen dazu entschieden, die Bestandsakten digitalisieren zu lassen. Konkret ging es um sämtliche vor 2019 angelegten Ausländerakten. Thomas Grebe, Leiter Fachdienst Ordnung des Kreises Olpe, erläutert: „Natürlich muss jede Behörde schauen, möglichst wenig Büroraum in Anspruch zu nehmen, um die damit verbundenen Nebenkosten, beispielsweise Heizkosten, zu senken. Darüber hinaus haben wir die Ausländerbehörde organisatorisch umstrukturiert. Das war schon länger geplant und wurde durch Corona forciert. Vor dem Hintergrund des Arbeits- und Infektionsschutzes bauen wir unser Kreishaus um, sodass zukünftig die Ausländersachbearbeitung im Rahmen eines Frontoffices abgewickelt wird. Konkret bedeutet dies, dass Kunden an mit Trennwänden versehenen Schaltern ihre Anliegen vortragen. Um diesen Schalterbereich effektiv zu nutzen, ist es hilfreich, die Akten digitalisiert vorzuhalten. Dadurch können die Sachbearbeiter vom Schalter auf die digitale Akte zugreifen. Der angenehme Nebeneffekt ist, dass wir Platz einsparen und beispielsweise Einzelbüros in Doppelbüros umgewandelt werden konnten.“

Der Projektablauf

Das Projekt startete im Mai 2020. Aufgrund der hervorragenden Referenzen und des bestehenden Rahmenvertrags mit der kommunalen Südwestfalen-IT (SIT) erhielt die Cocq Datendienst GmbH den Zuschlag, die Akten zu digitalisieren. Nach Besprechung des Projektverlaufs stellte Cocq dem Kreis Leitbelege mit Barcodes zur Verfügung. Ein solcher Barcode beinhaltete die Ausländerzentralregisternummer und andere individuelle Merkmale der Akte, die auch zur Vergabe der Dateinamen genutzt wurden. Die Mitarbeiter des Kreises Olpe versahen die Ausländerakten mit den jeweiligen Barcodes. Cocq registrierte jeden einzelnen Aktenbarcode bei der Abholung, verpackte die Akten und transportierte sie chargenweise nach Hamburg. Hier bereiteten die Mitarbeiter die teilweise aufgrund ihres Alters beschädigten bzw. zerknitterten Akten auf, scannten sie und stellten sie über eine verschlüsselte Verbindung dem Kreis Olpe digital in der Cloud zur Verfügung. Dabei wurde grundsätzlich eine Ausländerakte in einer Datei zusammengefasst. Lediglich bei umfangreichen Akten entstanden mehrere Dateien, die dann in enaio, dem vom Kreis Olpe genutzten Dokumenten-Management-System (DMS), zusammengeführt wurden. Den Import in das DMS übernahm der Dienstleister SIT.

Bezüglich der Digitalisate entschied sich der Kreis Olpe für das langzeitarchivtaugliche PDF/A-Format. „Ausländerakten müssen 30 Jahre nach Wegzug ins Ausland oder Versterben der Person aufbewahrt werden“, begründet Thomas Grebe die Entscheidung.

Ende Oktober waren alle Akten termingerecht digitalisiert, die anschließend der langjährige Partner der Cocq Datendienst GmbH, die Fa. GreenDataProtection Akten- und Datenträgervernichtung GmbH & Co. KG, datenschutzkonform vernichtete. Lediglich Unterlagen von rechtlicher Relevanz gab der Scandienstleister im Original der Behörde zurück, die diese dann an die jeweiligen Personen versandte. Dabei handelte es sich beispielsweise um abgelaufene Pässe, Aufenthaltstitel oder gekordelte Gerichtsurteile. „Alles in allem eine überschaubare Menge, die wohlbehalten wieder bei uns angekommen ist“, so Thomas Grebe.

Vorreiter für weitere Abteilungen

Neben der Platzersparnis und der Umsetzung des Frontoffices konnte der Kreis Olpe außerdem die 2020 zunehmende Arbeit von zuhause umsetzen. Hier ergab sich immerhin ein Zuwachs um 70 bis 75 Prozent. Dazu sagt der Fachdienstleiter: „Als wir das Projekt initiierten, ahnte noch niemand, wie sich die Corona-Pandemie auf das Arbeitsleben auswirken würde. Durch die Digitalisierung stellen wir sicher, dass die Mitarbeiter auch von zuhause auf die digitalen Akten zugreifen können.“

Seit November 2020 ist die Ausländerbehörde komplett im digitalen Betrieb und damit Vorreiter für weitere Abteilungen im Kreis Olpe. „Auch andere Bereiche denken über die Aktendigitalisierung nach und da können wir Cocq weiterempfehlen“, betont Thomas Grebe. „Der Scandienstleister hat das Projekt sehr professionell abgewickelt und wir haben uns gut aufgehoben gefühlt. Zu jeder Frage oder jedem Problem erhielten wir mindestens zwei passende Lösungsmöglichkeiten, sodass diese schnell erledigt waren. Wir hatten jederzeit das sichere Gefühl, unsere Dokumente digital in guter Qualität zurückzuerhalten.“

Umweltschutz und Nachhaltigkeit bilden auch für die Cocq Datendienst GmbH wichtige Aspekte ihrer Geschäftstätigkeit. So integriert der Scandienstleister zwei E-Autos in seinen Fuhrpark, wovon bereits eines auf dem Betriebsgelände inklusive der erforderlichen Ladesäule steht. Darüber hinaus stattet das Unternehmen den gesamten Firmensitz mit energiesparenden LED-Lampen aus. Zum Schutz wertvoller Waldflächen verwendet Cocq seit Kurzem Kopierpapier seines Partners GreenOfficeSolutions, beispielsweise für Aktentrennblätter im Rahmen der Aktendigitalisierung. Das Besondere: Das Papier wird aus geschredderten Dokumenten rückgewonnen. Der Kreislauf schließt sich, wenn die Trennblätter nach dem Digitalisierungsprozess erneut vernichtet und anschließend von GreenOfficeSolutions abermals recycelt werden.

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