JETZT DIE DIGITALISIERUNG MIT UNTERSTÜTZUNG VON VATER STAAT VORANTREIBEN

Bild von Fördermitteln

Entscheider in mittelständischen Unternehmen, die in die Digitalisierung investieren wollen, sollten sich den 1. Dezember 2020 vormerken. Dann wird die Registrierung für das Förderprogramm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ wieder geöffnet sein. Nachdem die Fördermittel für 2020 schnell ausgeschöpft waren, werden ab Januar 2021 bis Ende 2023 monatlich neu verfügbare Kontingente verteilt.

„Zweifelsohne hat Corona das Digitalisierungsthema bei Unternehmen nach oben katapultiert“, sagt Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „So haben beispielsweise bei einer aktuellen Umfrage des Digitalverbandes Bitkom mehr als acht von zehn Unternehmen (84 Prozent) angegeben, dass durch die Corona-Pandemie für sie die Digitalisierung an Bedeutung gewonnen habe. Allerdings musste fast jedes dritte Unternehmen Investitionen in die Digitalisierung zurückfahren.“

Deshalb begrüßt Martin Echt die Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie ausdrücklich: „Unternehmen, die Digitalisierungspläne haben, können mit dem Programm einen Zuschuss von bis zu 50 % ihrer Kosten erstattet bekommen.“

Wenn ein Unternehmen beispielsweise 1.000 Ordner digitalisieren möchte und dafür einen Investitionsbedarf von 20.000 € hat, bedeutet dies, dass es bis zu 10.000 € Förderung aus dem Digital-Jetzt-Programm erhalten kann. Damit reduzieren sich die Kosten pro Akte von 20 € auf nur noch 10 €. Darüber hinaus weist Martin Echt auf die Vorteile einer solchen Maßnahme hin. So bedeute die Digitalisierung von 1.000 Ordern eine Ersparnis von 80 Metern Regalfläche und damit zusätzlicher Raum beispielsweise für weitere Arbeitsplätze oder mehr Platz zur Einhaltung des Abstands. Hinzu kommt der Effizienzgewinn, denn Mitarbeiter können direkt auf die Inhalte der digitalisierten Akten zugreifen und müssen nicht zeitaufwendig darin suchen. Damit steigert sich unter anderem die Auskunftsbereitschaft bei Nachfragen. Außerdem können mit digitalen Akten Prozesse agiler aufgesetzt werden.

Weitere Informationen zum Digital-Jetzt-Programm: www.bmwi.de/digitaljetzt 

DIGITAL OFFICE INDEX 2020 DES BITKOM OFFENBART: NOCH VIEL LUFT NACH OBEN

Bild: Giraffe über den Wolken

Hamburg. Die deutsche Wirtschaft macht dem Digital Office Index 2020 des Digitalverbandes Bitkom zufolge bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse in diesem Jahr kräftig Druck. Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH, begrüßt zwar grundsätzlich den Trend, sieht aber einige der in der Studie aufgeführten Themen kritisch, wie er in einem Statement darlegt.

Der Einsatz einer ECM-Lösung ist kein Digitalisierungsindiz

Die Bitkom-Studie ergab, dass 68 % der Befragten ein ECM-System einsetzen. Dies heißt nicht zwangsläufig, dass sie auch digital gut aufgestellt sind. Ein Beispiel: Es gibt nicht wenige Unternehmen, die ihre Eingangsrechnungen nach wie vor auf dem Papier bearbeiten und erst dann scannen, um sie im ECM-System abzulegen und das Papier vernichten zu können. Von einem digital laufenden Prozess kann hier keine Rede sein.

Regularien bremsen zu Unrecht die Digitalisierung

53 % der Befragten gaben an, dass rechtliche und regulatorische Bestimmungen an weiteren Digitalisierungsmaßnahmen sie hindern. Das heißt, dass mehr als die Hälfte der Befragten mehr in die Digitalisierung investieren würde, aber entweder nicht weiß, wie sie diese Vorgaben umsetzen soll bzw. der Meinung ist, dass beispielsweise die DSGVO Digitalisierungsmaßnahmen verbieten würde. Dabei gibt es keine Prozesse, die aufgrund der DSGVO nicht digitalisiert werden dürfen. Unternehmen sind lediglich in der Pflicht, ihre Verfahren zu dokumentieren, was jedoch in keinem Verhältnis zum Effizienzgewinn steht. Außerdem gaben 62 % der Befragten zu wenig qualifiziertes Personal als Hürde für ihre Digitalisierung an. Der falsche Weg ist, aufgrund dieser Bedenken bzw. der dünnen Personaldecke gar nichts zu machen, denn Stagnation bedeutet Rückschritt. Zweifelsohne ist es schwierig, sich im Dschungel der regulatorischen Maßnahmen und Bestimmungen zurechtzufinden. Deshalb sollten Unternehmen darüber nachdenken, Digitalisierungsvorhaben an kompetente Dienstleister outzusourcen.

Leistungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen unterbewertet

KMUs erreichen im Digital Office Index 2020 lediglich 53 bzw. 59 Punkte, was im Verhältnis zu den Großunternehmen mit 67 Punkten ein schwacher Wert ist. Das suggeriert, dass die KMUs im Vergleich zu Konzernen eher unterdurchschnittlich digitalisiert sind. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass insbesondere KMUs mit relativ wenig Digitalisierungseinsatz große Erfolge verzeichnen können. So scannen wir mittlerweile für viele kleinere Einzelhändler zum Quartalsende deren Belege und Rechnungen ein. Unsere Kunden profitieren davon, dass ihre Mitarbeiter nicht mehr nach Dokumenten zur Verbuchung suchen müssen, sondern im Homeoffice sämtliche Belege verarbeiten können. Es ist also ein vergleichsweiser kleiner, simpler Prozess, der mit einem hohen Effizienzgewinn einhergeht. Von daher finde ich es persönlich  schade, dass der Bitkom die Konzerne als Vorreiter im Bereich der Digitalisierung darstellt.

Fast neun von zehn Unternehmen planen das Ende der Briefpost versus 50 % nutzen häufig das Fax

Ein schockierendes Ergebnis der Bitkom-Studie ist, dass 49 % und damit rund die Hälfte der Befragten immer noch häufig und sehr häufig das Fax nutzen. Das widerspricht der Quintessenz der Studie, die darlegen soll, dass sich die Unternehmen von Papier und analoger Kommunikation verabschieden wollen.

Nur weil wir Corona haben, ist der Datenschutz nicht deaktiviert

Der Bitkom bezeichnet Corona als einen Boost für das Digital Office. Diese Aussage unterschreibe ich sofort. Was bleibt Unternehmen, die ihre Mitarbeiter von heute auf morgen ins Homeoffice schicken mussten bzw. müssen, auch anderes übrig? Sie suchen nach Möglichkeiten, um ihren Geschäftsbetrieb in dieser ungewöhnlichen Zeit aufrecht zu erhalten. Hierbei hilft natürlich die Digitalisierung. Die Sorge, die ich habe, ist, dass viele Unternehmen eine mit der heißen Nadel gestrickte Lösung implementiert haben, und sich jetzt nach dem Motto „Funktioniert doch“ darauf ausruhen. Beispiel: Wenn Mitarbeiter aus der Buchhaltung eingehende Rechnungen per Mail in ihr Homeoffice bekommen (Stichwort „Scan-to-Mail“) bedeutet das noch lange nicht, dass damit ein Prozess ganzheitlich digital aufgesetzt ist. Im schlimmsten Fall werden Belege bei Klärungsbedarf abfotografiert und per WhatsApp wohlmöglich über das private Handy an Kollegen geschickt. Das ist nicht nur aus datenschutzrechtlichen Gründen ein fragwürdiges Vorgehen. Genauso wenig kann es sein, dass Unternehmen mit einem Kurier die eingehende Post an ihre Mitarbeiter ins Homeoffice weiterleiten, sich dann Dokumente mit sensiblen Inhalten in deren Wohnzimmer stapeln und wohlmöglich über die Altpapiertonne entsorgt werden. Diese beiden Szenarien sind leider nicht an den Haaren herbeigezogen. Meine Befürchtung ist, dass einige Unternehmen den Datenschutz auf die leichte Schulter nehmen und nicht über etwaige Konsequenzen solcher Dinge nachdenken.

Fazit

Zweifelsohne hat Corona dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen die Vorzüge der Digitalisierung erkannt und damit einhergehende Projekte vorgezogen haben. Das bestätigt auch der Digital Office Index des Bitkom. Was die Studie allerdings nicht beantworten kann, ist die Frage, inwieweit Unternehmen ihre Digitalisierungsoffensive ganzheitlich umsetzen oder sich nur aus der Not geboren mit einer halbherzigen Lösung begnügen. Meine Überzeugung ist, dass es in vielen Unternehmen an vollständig digitalisierten Prozessen mit Aufgabenzuordnungen und Workflow-Mechanismen fehlt. Hier gibt es weiterhin Handlungsbedarf. Unternehmen können sich nicht mit Argumenten rechtfertigen, dass ihnen dafür zu wenig qualifiziertes Personal zur Verfügung steht bzw. rechtliche Bestimmungen sie an Digitalisierungsmaßnahmen hindern. Dafür gibt es Dienstleister, die mögliche falsche Bedenken zerschlagen und vor allem digitalisierte Prozesse ohne Personalkapazität ihrer Kunden zu beanspruchen aufzusetzen, die die regulatorischen Bestimmungen erfüllen. Ferner gilt: Wer von Corona schon in seinen Kernprozessen digital unterwegs war, hatte inmitten der Pandemie Zeit, für seine Kunden da zu sein, während andere sich intern die Karten legen mussten, wer wann ins Büro fährt, um die Papierpost zu öffnen. Nebenbei sei noch bemerkt, dass Digital Office Index auf einer Skala von 0 bis 100 in diesem Jahr einen Wert von 55 erreicht hat. In Schulnoten ausgedrückt ist das nur eine Drei minus.

Bitkom Digital Office Index 2020: hier klicken

SO KÖNNEN UNTERNEHMEN IHREN HYBRIDEN RECHNUNGSEINGANG EFFIZIENT VERARBEITEN

Bild: Effiziente Prozesse

Nach einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom erstellt ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland Rechnungen noch überwiegend oder ausschließlich in Papierform. Das bedeutet aber auch, dass Unternehmen etwa 70 % elektronisch erhalten, entweder per E-Mail oder per Download aus Kundenportalen. Wie sie diesen hybriden Rechnungseingang effizient verarbeiten, beschreibt Marin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH.

Auf der einen Seite Papier, auf der anderen Seite PDFs in unterschiedlicher Qualität und dann noch Rechnungen im strukturierten Format, wie beispielsweise nach dem ZUGFeRD-Datenmodell. Was war die Welt doch einfach, als es nur einen Kanal für Eingangsrechnungen gab. Doch wir können das Rad nicht zurückdrehen, sondern müssen uns dieser Herausforderung stellen.

Elektronische Rechnungen „analogisieren“ gilt nicht

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, den hybriden Rechnungseingang zu vereinheitlichen:

1. Elektronisch erhaltene Rechnungen ausdrucken und auf dem Papier weiterverarbeiten

2. Papierbasierte Rechnungen digitalisieren, um sie anschließend elektronisch zu verarbeiten

Der erste Ansatz, also PDF-Rechnungen ausdrucken und die elektronische Datei vernichten, ist der falsche und entspricht nicht den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Darin heißt es: „eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat)“. Darüber hinaus ist es auch wenig effizient, digitale Informationen, die elektronisch weiterverarbeitet werden müssen, zu „analogisieren“. Das wäre ungefähr genauso, als würde man Computer gegen Schreibmaschinen austauschen.

Papierrechnungen zu digitalisieren, hat mehrere Vorteile

Wesentlich sinnvoller hingegen ist es, die papierbasierten Rechnungen den digital vorhandenen zuzuführen und diese dann in einem einheitlichen und vor allem automatisierten Prozess zu verarbeiten. Hierbei spielt der Abgleich der Rechnungs- mit den Bestelldaten eine entscheidende Rolle. Wenn diese Informationen identisch sind, kann eine sogenannte Dunkelverbuchung erfolgen, die keine weitere Rechnungsfreigabe erfordert.

Dafür ist es erforderlich, die Papierrechnungen zu digitalisieren. Dieser Schritt lässt sich mit entsprechender Hard- und Software, die der Markt bietet, einfach realisieren. Mit dem Digitalisieren ist es allein aber nicht getan, denn damit sind die Informationen auf einer Rechnung noch lange nicht auslesbar. Nebenbei gesagt gibt es auch immer noch Unternehmen, die ihre Rechnungen im JPEG- oder sogar noch im TIFF-Format bereitstellen, die per se nicht auslesbar sind, sondern erst einmal in volltextfähige PDF-Dateien konvertiert werden müssen. Abschließend stellt sich dann die Frage, wie sich Bestell- und Rechnungsdaten automatisiert bis auf Positionsebene abgleichen lassen.

Kurzum: Bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen in einem normierten Prozess müssen unterschiedliche Wege gegangen werden. Diese alle unternehmensintern abzubilden, ist mit einem hohen Aufwand verbunden und frustriert meist schnell die involvierten Mitarbeiter. 

Dokumentendienstleister als single-point-of-entry vorschalten

Die Alternative besteht darin, den kompletten Rechnungseingang an einen Dienstleister auszulagern. Als single-point-of-entry sollte dieser sämtliche Lieferantenrechnungen erhalten. Die papierbasierten Rechnungen können beispielsweise über ein Postfach weitergeleitet werden oder der Dienstleister holt sie direkt beim Kunden ab. Die elektronischen Rechnungen erhält der Dienstleister, indem er auf eine zentrale E-Mail-Adresse, wie invoice@…, zugreifen kann. Bekommt er sämtliche Rechnungen, kann er auch prüfen, ob Rechnungen nicht versehentlich doppelt, also auf Papier und auf elektronischem Wege, ausgestellt wurden. Darüber hinaus übernimmt der Dienstleister den bereits erwähnten Abgleich von Rechnungs- und Bestelldaten – ein Service, der der Buchhaltung z.B. besonders in Zeiten von temporären Mehrwertsteuer-Anpassungen viel Stress erspart.

Praxisbeispiel: Hauni Maschinenbau GmbH

Dass sich das Auslagern der Rechnungsverarbeitung an einen Dienstleister lohnt, beweist die Hauni Maschinenbau GmbH. Das Unternehmen verarbeitet mit unserer Unterstützung seine Eingangsrechnungen, die des Tochterunternehmens Universelle Engineering U.N.I. GmbH sowie die der ebenfalls mit ihm verbundenen Hauni Primary GmbH und der Baltic Metalltechnik GmbH nahezu vollständig automatisiert. Zuvor hatte Hauni die Rechnungen zwar bereits gescannt, jedoch war die Erkennungsrate sehr gering und die einzelnen Positionen mussten manuell zugewiesen werden. Seitdem wir diese Aufgabe übernommen haben, ist der Zeitaufwand für das Vorkontieren der Rechnungen deutlich gesunken. Dazu extrahieren wir sämtliche relevanten Rechnungsinformationen und Positionsdaten, gleichen diese mit allen vorhandenen SAP-Stammdaten ab und liefern validierte Rechnungsdaten im XML-Format zum direkten SAP-Import. Eventuelle Abweichungen erhält Hauni vor der Bezahlung mit individuellen Fehlercodes zur manuellen Prüfung. „Von den etwa 10.000 Rechnungen, die jetzt monatlich für alle vier Gesellschaften eingehen, sind 80 Prozent bestellbezogen und davon können 67 Prozent aufgrund der Vorarbeiten von Cocq automatisch verbucht werden“, rechnet Julia Beatrice Bolloff-Albrecht, Group Manager Accounts Payable bei der Hauni Maschinenbau GmbH, vor. 

DIGITALE RECHNUNGSVERARBEITUNG UND MEHRWERTSTEUERUMSTELLUNG

Bild: Umsatzsteuer berechnen

Die Cocq Datendienst GmbH reagiert auf die bevorstehende Mehrwertsteueränderung. Der Scandienstleister mit Sitz in Hamburg überprüft im Rahmen der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, ob diese den korrekten Mehrwertsteuersatz enthalten. Damit sparen sich Unternehmen die aufwendige manuelle Kontrolle ihrer eingehenden Rechnungen. 

Wie allgemein bekannt, gelten ab dem 1. Juli 2020 für ein halbes Jahr reduzierte Mehrwertsteuersätze. Für Unternehmen geht damit ein hoher Aufwand einher: Ersetzen von Preisschildern, Anpassung von Rechnungsvorlagen, Aktualisierung von Softwarelösungen, wie Shop- oder ERP-Systeme, sind nur einige Beispiele. Darüber hinaus müssen Unternehmen auch im Bereich ihres Rechnungseingangs reagieren. Denn sie müssen überprüfen, ob ihre Lieferanten-Rechnungen die geänderten Mehrwertsteuersätze berücksichtigt haben und damit steuerlich korrekt sind. 

„Um unsere Kunden hierbei zu entlasten, haben wir kurzerhand eine Erweiterung in unsere Prozess-Softwareintegriert, die automatisch prüft, ob Rechnungen den zum jeweiligen Zeitpunkt erwarteten und damit gültigen Steuersatz ausweisen“, sagt Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Wie mit den falsch ausgestellten Rechnungen verfahren werden soll, haben unsere Kunden für sich unterschiedlich definiert.“ 

So fahren einige „die harte Linie“ und weisen diese Rechnungen zurück. In diesem Fall kann über Cocq eine direkte Ablehnungsinformation an den Lieferanten versendet werden, sodass dieser eine korrigierte Rechnung ausstellen kann. Andere Unternehmen wiederum möchten auch die fehlerhaften Rechnungen vom Scandienstleister verarbeitet wissen. Cocq liest dann die buchungsrelevanten Daten aus und übermittelt diese zur weiteren Verarbeitung an seine Kunden. Je nach Vereinbarung gleicht der Scandienstleister die Inhalte mit den Bestelldaten ab, sodass ein Großteil der Rechnungen direkt zur automatischen Bezahlung weitergeleitet werden kann. „Einige Kunden wünschen, dass wir die falsch ausgestellten Rechnungen kennzeichnen, was wir ebenfalls in unseren Prozess integriert haben“, so Martin Echt. Klärungen mit den Lieferanten obliegen in diesem Fall den Kunden selbst – die zielgenaue Vorerkennung erfolgt dennoch unkompliziert vorab durch Cocq.

COCQ DATENDIENST SCHICKT DEN POSTEINGANG INS HOMEOFFICE

Bild vom Homeoffice

Hamburg. Damit Mitarbeiter, die vom Homeoffice agieren, weiterhin ihren Posteingang erhalten, hat die Cocq Datendienst GmbH eine Scan-to-Mail-Verarbeitung ins Leben gerufen. Der Dienstleister digitalisiert eingehende Sendungen und stellt diese dann auf einem zentralen Filesystem oder einem Notfall-E-Mail-Verteiler zur Verfügung. So können Unternehmen auch in Zeiten der Coronavirus-Pandemie den Geschäftsbetrieb weitgehend sicherstellen.

Laut dem Digitalverband Bitkom arbeitet wegen COVID-19 jeder fünfte Berufstätige erstmals im Homeoffice. Unternehmen sind aufgrund dieser steigenden Zahl gefordert, ihren Mitarbeitern alle benötigten Informationen nach Hause zu übermitteln. Während das Abrufen von E-Mails problemlos möglich ist, kann dies beim täglichen Posteingang zum Problem werden. „Überall dort, wo bis vor kurzem mit Papierdokumenten gearbeitet wurde oder vor Ort eine Digitalisierung der angenommenen Sendungen stattgefunden hat, unterbricht die Corona-Krise den Dokumentenfluss“, sagt Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Dies können Unternehmen verhindern, indem sie die Digitalisierung des Posteingangs auslagern. Damit ist auch bei einer Betriebsquarantäne oder Schließung der Poststelle die Weiterleitung eingehender Papierdokumente an die Mitarbeiter sichergestellt.“

Tritt dieser Fall ein, übergibt der Postdienstleister die Sendungen an Cocq Datendienst. Hier übernehmen die Mitarbeiter die Aufbereitung und Digitalisierung der Dokumente, um sie anschließend ihren Kunden auf einem Filesystem oder per E-Mail weiterzuleiten. Auch das Hosting der Dokumente im Cocq-eigenen Rechenzentrum ist problemlos möglich. In welcher Zeitspanne die Digitalisierung erfolgt und welche weiteren Vorgaben, beispielsweise bei vertraulichen Briefen, zu beachten sind, wird zuvor zwischen Auftraggeber und Cocq in einem Service-Level-Agreement definiert. Mit diesem Service ist darüber hinaus gewährleistet, dass die papierbasierten Originale geordnet und so lange sicher aufbewahrt werden, bis das Unternehmen wieder in den Alltagsbetriebs-Modus wechseln kann.

Cocq selbst hat weitreichende Maßnahmen ergriffen, damit die Scan-to-Mail-Verarbeitung und die der weiteren Aufträge garantiert sind. Neben der Umsetzung der Empfehlungen des Robert Koch-Instituts hat das Unternehmen bereits seit Mitte März ein ungenutztes Gebäude auf dem eigenen Betriebsgelände mit allem erforderlichem Equipment ausgestattet. In dieser vom Hauptgebäude vollständig isolierten Außenstelle übernimmt ein Kernteam von Mitarbeitern die anfallenden Tätigkeiten. So können selbst im Falle eines Corona-Ausbruchs im Hauptgebäude von Cocq die Postannahme, Arbeitsvorbereitung und Digitalisierung mit einer Notbesetzung fortgeführt werden.