Zahlreiche Software-Anbieter locken mit dem Versprechen, dass mit ihren auf künstlicher Intelligenz (KI) basierenden Lösungen die Automatisierung wie von Zauberhand gelinge. Was allerdings oftmals vergessen wird, ist, dass nach wie vor in vielen Unternehmen der Datenträger Papier dominiert.
Auch heute noch wird in vielen Unternehmen die eingehende Post von Hand geöffnet, gesichtet und dem zuständigen Mitarbeiter auf den Schreibtisch gelegt. Dieser bearbeitet das Dokument, indem er beispielsweise Rechnungen freigibt oder Bestellungen in das Warenwirtschaftssystem einpflegt. Anschließend wird jedes Dokument in einem Aktenordner abgelegt. Bei Rückfragen beginnt schließlich die Suche, die insbesondere dann zeitaufwendig ist, wenn jemand das Dokument versehentlich falsch abgelegt hat. So sieht nach wie vor die Realität in (zu) vielen Unternehmen aus, wie eine Studie des Digitalverbands Bitkom belegt.
Während Mitarbeiter tagtäglich den Büro-Dreikampf „Kopieren – Lochen – Abheften“ ausfechten, träumen sie von einer „besseren Welt“. So gaben in einer Studie von ABBYY mehr als die Hälfte der befragten Mitarbeiter an, dass KI-gestützte Software mit kognitiven Fähigkeiten ihren Arbeitsalltag vereinfachen würde. Zugleich, so ein weiteres Ergebnis der Studie, verbringen 95 % der Befragten bis zu acht Stunden pro Woche damit, in Dokumenten nach Informationen zu suchen, die sie unter anderem für die Kundenbetreuung benötigen. Letzteres belegt, dass Unternehmen zunächst die Voraussetzungen dafür schaffen müssen, dass KI-Lösungen ihre Möglichkeiten vollständig ausspielen können. Hierzu gehört zweifelsohne die Digitalisierung von Dokumenten, mit der Unternehmen ihre Effizienz bereits maßgeblich steigern können. Allerdings ist es damit nicht getan, denn eine KI-basierte Lösung muss erstens angelernt werden und kann zweitens nur bei gleichartigen Vorgängen zur Prozessautomatisierung beitragen. Doch der Reihe nach.
Digitalisierung bringt Mehrwert
Digitalisierte Dokumente können Prozesse beschleunigen, beispielsweise jene zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder der täglichen Briefpost. Auch digitalisierte Bestandsakten gestalten die Arbeit effizienter als papierbasierte. Zeitfressende monotone Arbeiten insbesondere in der Administration können auf ein Minimum reduziert werden und Mitarbeiter sich um wertschöpfendere Tätigkeiten kümmern – das Ziel eines jeden Unternehmers.
Dafür ist es erforderlich, dass Dokumente nicht nur gescannt, sondern auch im Volltext ausgelesen und ihre Digitalisate mit Metadaten angereichert werden. So entstehen aus Dokumenten wertvolle Assets, die es Unternehmen erst ermöglichen, Prozesse zu automatisieren. Wie das gelingt, haben wir in unserem Blogbeitrag „Scannen allein reicht nicht“ zusammengefasst.
Unabhängig davon lösen Technologien der „künstlichen Intelligenz“ keine Automatismen aus, bei denen der Mensch nicht mehr eingreifen muss. Denn sie können keine Entscheidungen selbstständig treffen. Vielmehr müssen sie vom Menschen trainiert werden, um sich wiederholende Aufgaben zu übernehmen. Genau dafür sind sie da, aber die Entfaltung ihres Potenzials gelingt eben nur mit Unterstützung von Menschen und mit digitalisierten Dokumenten, die auslesbar sind und standardisierte Metadaten beinhalten.
Unternehmen sind also gut beraten, das Pferd nicht von hinten aufzuzäumen. Bevor sie über den Einsatz von KI-Lösungen nachdenken, sollten sie zunächst ihre Hausaufgaben machen und Dokumente ganzheitlich digitalisieren. Damit verschaffen sie sich und ihren Mitarbeitern bereits einen großen Mehrwert, den sie dann ggf. mit KI-Lösungen noch steigern können.
