In diesem Jahr waren wir erstmals auf dem KGSt-FORUM vertreten und können nun auf eine gelungene Premiere zurückblicken. An den drei Veranstaltungstagen im Congress Center Hamburg (CCH) führten wir mehr als 50 fundierte Gespräche mit Vertretern öffentlicher Einrichtungen. Dabei wurde erneut der große Bedarf rund um die Digitalisierung insbesondere von Bau-, Personal- und Ausländerakten deutlich. Einige unserer Gesprächspartner teilten uns mit, dass sie gerade entsprechende Ausschreibungen für anstehende Digitalisierungsprojekte ausarbeiteten.
Von anderen Besuchern hörten wir, dass sie zurzeit damit beschäftigt seien, ihr bestehendes, aber nicht mehr funktionierendes eAkten- oder Dokumenten-Management-System auszutauschen. Sie legten dort in der Vergangenheit zwar ihre aktuellen Dokumente digital ab, ließen aber die Bestandsakten außen vor. Das soll sich nun ändern. In anderen Verwaltungen haben einige Abteilungen ihre Unterlagen bereits digitalisiert, wogegen andere noch papierbasiert arbeiten.
Auch bauliche Veränderungen, Gebäudesanierungen oder schlicht und ergreifend Platzmangel waren häufig genannte Argumente, um über die Digitalisierung von Bestandsakten nachzudenken.
Ein weiterer Grund hierfür, den wir zugegebenermaßen zum ersten Mal hörten, ist die Arbeitsplatzergonomie. So berichtete ein Behördenvertreter, dass die Motoren der höhenverstellbaren Schreibtische unter der Last der Papierakten aufgegeben hätten und sich die Tischplatten nicht mehr nach oben fahren ließen.
Wir haben uns sehr über das durchweg positive Feedback unserer Besucher gefreut – und es gibt weiterhin viel für uns zu tun.
