Die Cocq Datendienst GmbH erhielt kürzlich vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) das Zertifikat nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN). Damit ist das Unternehmen bundesweit einer der ersten Dienstleister überhaupt, die beim Scannen von Akten oder der Eingangspost bei entsprechendem Bedarf sämtliche Kriterien für das sogenannte Ersetzende Scannen erfüllen. Konkret erhalten die erzeugten Digitalisate die gleiche Beweiskraft wie die Originale, welche vernichtet werden können.
„Immer mehr öffentliche Verwaltungen fordern im Rahmen der Ausschreibung von Digitalisierungsprojekten, dass der Auftragnehmer ein BSI-Zertifikat vorweisen kann, welches bestätigt, dass er die Anforderungen an das Ersetzende Scannen erfüllt“, sagt Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Da wir bereits seit einigen Jahren die grundsätzlichen Vorgaben zur RESISCAN-Konformität erfüllen, war es ein logischer Schritt, uns diese Normeinhaltung nun auch offiziell zertifizieren zu lassen. Im damit einhergehenden strengen Audit konnten wir erfolgreich darlegen, dass unsere Prozesse der Richtlinie entsprechen. Hierbei hat der Auditor auch unsere kürzlich erlangte Rezertifizierung nach ISO 27001 einbezogen und gewürdigt.“ Offiziell heißt es im vom BSI ausgehändigten Zertifikat: „Die Konformität des Prüfgegenstands ‚Ersetzendes Scannen von Akten und Eingangspost im Kundenauftrag durch die Cocq Datendienst GmbH nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 RESISCAN‘ wurde vom Auditor überprüft und vom BSI bestätigt.“
Dass der Scan- und Dokumentendienstleister mit der technischen Richtlinie kein Neuland betritt, wird insbesondere daran deutlich, dass das Unternehmen die Zertifizierung innerhalb von nur drei Monaten nach Antragstellung erhielt. Bereits bei der Digitalisierung der Ausländerakten beim Märkischen Kreis und der Stadt Olpe etwa lehnt Cocq seine Prozesse eng an TR-RESISCAN an.
„Inwieweit wir die mit der Richtlinie verbundenen Vorgaben vollumfänglich oder sogar übererfüllen, erarbeiten wir mit unseren Kunden individuell in Workshops, die vor Projektbeginn stattfinden“, erläutert Martin Echt und ergänzt: „Dies betrifft beispielsweise die Anbringung des sogenannten Transfervermerks in puncto der Inhalte und der späteren Sichtbarkeit für den Kunden.“
Martin Echt abschließend: „Die Digitalisierung von Akten und auch der Eingangspost beschleunigt deren Verarbeitung, spart Personalressourcen, ermöglicht medienbruchfreie Prozesse und sorgt für mehr Bürgerfreundlichkeit. Wird durch die Digitalisierung gemäß TR-RESISCAN zugleich der uneingeschränkte Beweiswert der Digitalisate erlangt, können die meisten Dokumente anschließend vernichtet werden. So sparen öffentliche Verwaltungen – quasi als Nebenprodukt der Digitalisierung – den Platz für die Aufbewahrung der Papierdokumente.“
Über Cocq Datendienst:
Die Cocq Datendienst GmbH unterstützt ihre Kunden auf dem Weg zu schnellen und effizienten Geschäftsprozessen. Dazu bildet das Unternehmen mit Sitz in Hamburg-Bergedorf das komplette Spektrum der Digitalisierung rund um die Themen Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Datenextraktion ab.
Seit mehr als 50 Jahren hilft Cocq Datendienst Unternehmen aller Branchen bei der praxistauglichen und zeitgemäßen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Angebotsbandbreite reicht von der ad-hoc-Digitalisierung von Aktenbeständen, über die vollständige Digitalisierung des Post- und Rechnungseingangs sowie der gezielten Extraktion und Validierung von Daten bis zu deren Hosting im eigenen Online-Archiv. Für die aktuell 70 Mitarbeiter/innen ist dem norddeutschen Traditionsunternehmen kein Projekt zu komplex. Dabei wird die Dienstleistung stets eng in die Systeme und Prozesse der Kunden integriert.
Zahlreiche namhafte deutsche und internationale Unternehmen vertrauen seit vielen Jahren auf die Kompetenz der Cocq Datendienst GmbH, darunter die Deutsche Bahn AG, die Firma Hauni oder die Daimlertochter myTaxi.
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