Verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln und – über den eigenen Tellerrand hinaus – Nachhaltigkeit gehören zu den lautesten aktuellen Forderungen. Diese umfassen den Umweltschutz genauso wie eine ökonomische Nachhaltigkeit sowie die Arbeits- und Lebensbedingungen der Menschen. Dazu können Unternehmen mithilfe der Digitalisierung einiges beitragen – unabhängig von ihrer Größe.
Dass der Klimawandel das Umweltthema in vielen Unternehmen oben auf die Agenda gerückt hat, zeigt eine Umfrage von Bitkom Research. 71 Prozent der Unternehmen mit 100 oder mehr Beschäftigten gaben an, dass Nachhaltigkeit ein wesentlicher Bestandteil ihrer Strategie ist. 66 Prozent sind überzeugt, dass digitale Technologien dabei helfen können, energieeffizienter zu wirtschaften, und 63 Prozent versprechen sich langfristige Vorteile von Investitionen in digitale Technologien, welche die eigenen Nachhaltigkeitsziele unterstützen.
Nachholbedarf in kleinen und mittleren Unternehmen
Wenn es um das erforderliche Wissen geht, so verfügen nur 55 Prozent darüber, wie eine Trendstudie von Tata Consultancy Services attestiert. Vorreiter sind Großunternehmen ab 500 Beschäftigten. 65 Prozent haben das nötige Know-how, um digitale Technologien wie Internet of Things, Künstliche Intelligenz, Blockchain & Co. für mehr Nachhaltigkeit einzusetzen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Nachhaltigkeit durch Digitalisierung allein großen Konzernen offensteht. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können verantwortungsvoller wirtschaften, wenn sie Prozesse digitalisieren. Voraussetzung dafür sind möglichst viele relevante Informationen in elektronischer Form. So sollten Unternehmen Dokumente digital erzeugen und verschicken und damit den Postweg umgehen. Das spart Zeit, Papier, Porto und Emissionen, wobei die Unterlagen den Empfänger sowohl schneller erreichen als auch eine direkte Bearbeitung ermöglichen.
Digitalisierung und ihre Vorteile
Ein weiterer wirksamer Hebel ist das Digitalisieren der Eingangspost über einen Dienstleister wie uns. In einem hocheffizienten Prozess scannen wir die Unterlagen und schicken sie innerhalb weniger Stunden elektronisch an die verantwortlichen Mitarbeiter – angereichert mit Informationen, welche die Bearbeitung beschleunigen. Dazu gehören ausgelesene Daten, zum Beispiel Bestell- oder Kundendaten, die direkt in die jeweilige Anwendung übertragen werden können. Ein interessantes Anwendungsbeispiel ist die Rechnungseingangsverarbeitung. So ist es mittlerweile problemlos möglich, Rechnungen per E-Mail zu versenden, um die bereits genannten Ersparnisse zu erzielen. Wir lesen maschinell sämtliche erforderlichen Angaben aus, sodass die Rechnungen mit Bestellungen abgeglichen und samt Informationen automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen werden können. Eine zeitnahe Verbuchung und Bezahlung werden somit möglich. Ein noch größeres Potenzial erschließt sich, wenn darüber hinaus Bestandsakten digitalisiert vorliegen. Idealerweise sind sämtliche die Unterlagen in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt, sodass Mitarbeiter von nervenaufreibenden Routinetätigkeiten wie dem manuellen Einscannen, Suchen und Weiterleiten von Unterlagen entlastet werden. Zudem können Dokumente automatisch in andere Anwendungen übertragen werden. So werden aufgrund fehlender Medienbrüche Erfassungsfehler minimiert und Korrekturen obsolet. Fungiert das DMS als Single Point of Truth, arbeiten alle Mitarbeiter mit derselben Dokumentenversion, sodass weitere Fehler ausgeschlossen werden können. Außerdem ermöglicht ein solches DMS sicheres, ortsunabhängiges Arbeiten, etwa aus dem Homeoffice. Dies vermeidet Emissionen durch Pendeln und spart Zeit.
Investitionen, die sich schnell auszahlen
Auch bei uns steht das Thema Umweltschutz und Nachhaltigkeit sehr weit oben auf der Agenda. Beispielsweise wird das Papier, das wir nach der Digitalisierung vernichten, recycelt, sodass wir es dann erneut nutzen, um etwa Barcodes darauf zu drucken. Zudem ist unser Firmensitz mit energiesparenden LED-Lampen ausgestattet und zu unserem Fuhrpark gehören E-Autos.
Unternehmen betrachten zwar die Investitionen in vielen Fällen als eine Hürde, jedoch muss diese nicht hoch sein. Zum einen ist die Digitalisierung von Posteingang, Rechnungen und Akten Stück für Stück möglich, sodass ein papierloses Mindset wachsen kann. Zum anderen amortisieren sich die Investitionen aufgrund der Effizienzsteigerungen innerhalb kurzer Zeit. Somit stehen Unternehmen ausreichend Mittel für zusätzliche Investitionen zur Verfügung, etwa in Digital-Schulungen und/oder in weitere umweltfreundliche Technologien wie Collaboration- oder Chat-Tools. Dabei sollten natürlich die zu besprechenden Prozesse bzw. Dokumente digital vorliegen oder andersherum: „Ein digitales Meeting, bei dem jeder auf ausgedruckte Zettel schaut, hat mit Nachhaltigkeit wenig zu tun.“ Obendrein steigt mit einem höheren Digitalisierungsgrad die Attraktivität als Arbeitgeber, insbesondere bei jüngeren Mitarbeitern, welche die Zukunft sind.
