Das neue Jahr steckt noch in den Kinderschuhen, da vermeldet der Digitalverband Bitkom, dass für die Digitalisierung der Wirtschaft und des Staates immer mehr Personal fehle. Dadurch werden dringend notwendige Projekte verzögert. Allerdings gibt es eine einfache Lösung: das Outsourcing ausgewählter IT-intensiver Prozesse.
Der neuen Bitkom-Studie zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte zufolge ist die Anzahl freier Stellen für IT-Fachkräfte 2021 branchenübergreifend auf 96.000 gestiegen. Das seien zwölf Prozent mehr als im Vorjahr. 65 Prozent der befragten Firmen konstatierten einen Mangel an IT-Fachkräften. Gesucht werden Software-Spezialisten, IT-Projektmanager oder -koordinatoren, IT-Anwendungsbetreuer beziehungsweise -Administratoren, Data Scientists, Big Data Experts, Datenschutz-Profis mit IT-Qualifikation sowie IT-Sicherheitsexperten. Dieser sich verschärfende Mangel wächst sich nach Einschätzung von Bitkom-Präsident Achim Berg zu einer realen Bedrohung für Deutschlands große Transformationsaufgaben aus. Damit hat er de facto Recht.
Ineffizienz, die sich niemand leisten kann
Denn durch den Mangel an IT-Spezialisten stehen viele Fachabteilungen von Unternehmen vor dem Problem, dass deren IT-Abteilungen für Anforderungen wie eine Digitalisierung oder die Systemeinführung, um digitale Prozesse umzusetzen, gar keine Ressourcen haben. In der Folge werden solche Projekte immer wieder hinausgeschoben. Die Konsequenzen sind ineffiziente und damit unnötig teure Abläufe, welche die Unternehmen belasten. Beispielsweise arbeiten noch immer viele Unternehmen und Verwaltungen überwiegend papierbasiert – obwohl das digitale Arbeiten aus dem Homeoffice als neuer Standard gilt. Etwa die Hälfte der mittelständischen Firmen sieht sich dem Bitkom zufolge bei der Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse als Nachzügler, lediglich 36 Prozent haben bereits überwiegend papierlose Geschäftsprozesse etabliert. Unstrukturierte Rechnungsformate wie die digitale Rechnung als PDF (60 Prozent) oder die Papierrechnung (87 Prozent) sind nach wie vor weit verbreitet, wie der Verband ebenfalls ermittelte.
Das bedeutet, dass oft physische Dokumente hin- und hergeschickt werden, beispielsweise wenn Papierdokumente im Büro eingehen, während die Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Das kostet nicht nur Porto und geht zulasten der Transparenz, sondern dauert auch länger. Kundenanfragen beispielsweise können nur mit erheblicher Verzögerung beantwortet werden. Sind Rechnungen im Spiel, benötigen Unternehmen länger, um diese freizugeben und zu bezahlen, sodass an Vorteile wie Skonto nicht zu denken ist. Hinzu kommt, dass durch manuelles Abtippen von Daten Fehler entstehen, deren Korrektur meist aufwendig ist. Werden sie nicht sofort erkannt, können sie sogar zu falschen Entscheidungen führen. Das alles sind Nachteile, die sich kein Unternehmen leisten kann und sollte.
Digitalisierung ohne zusätzliches Personal
Somit gilt es, die Digitalisierung trotz und vor allem aufgrund des Mangels an IT-Experten zu forcieren. Dabei kann die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister eine praktikable Lösung sein. Mit seiner Unterstützung lassen sich zum Beispiel die Posteingangsverarbeitung, die Rechnungseingangsverarbeitung und Akten digitalisieren. Passend dazu sind Services wie das Hosting in einem gesicherten Rechenzentrum mit Standort in Deutschland und Leistungen von der Projektierung bis hin zur fortwährenden Prozessberatung über den Go-live hinaus möglich. Der Dienstleister mit seinen IT-Experten kümmert sich somit um die prozessualen Aspekte, während das Unternehmen das fachliche Know-how beisteuert.
Das Ergebnis sind exakt auf die jeweiligen Anforderungen ausgerichtete, zeitgemäße digitale Abläufe. Mitarbeiter können direkt auf die Dokumente zugreifen, Anfragen schneller beantworten, Rechnungen umgehend bezahlen sowie optimal mit Kunden und Lieferanten kommunizieren – auch ortsunabhängig. Dabei sind die Daten jederzeit verfügbar und nach den aktuellen Sicherheitsstandards geschützt – ohne dass zusätzliche IT-Kräfte angestellt werden müssen. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter von zeitaufwendigen, ineffizienten Routinetätigkeiten entlastet, sodass Produktivität und Leistung steigen. Kurz: Unternehmen, welche die Digitalisierung ihrer Prozesse mithilfe externer Dienstleister realisieren, können knappe Ressourcen effizient nutzen und steigern ihre Wettbewerbsfähigkeit. Das ist umso wichtiger, je mehr sich der IT-Fachkräftemangel in Zukunft weiter verschärfen wird. Unsere Kunden machen es vor. Nutzen auch Sie diese Chance!
