KGSt-FORUM: Erfolg auf ganzer Linie

Cocq Datendienst auf dem KGSt-FORUM

In diesem Jahr waren wir erstmals auf dem KGSt-FORUM vertreten und können nun auf eine gelungene Premiere zurückblicken. An den drei Veranstaltungstagen im Congress Center Hamburg (CCH) führten wir mehr als 50 fundierte Gespräche mit Vertretern öffentlicher Einrichtungen. Dabei wurde erneut der große Bedarf rund um die Digitalisierung insbesondere von Bau-, Personal- und Ausländerakten deutlich. Einige unserer Gesprächspartner teilten uns mit, dass sie gerade entsprechende Ausschreibungen für anstehende Digitalisierungsprojekte ausarbeiteten.

Von anderen Besuchern hörten wir, dass sie zurzeit damit beschäftigt seien, ihr bestehendes, aber nicht mehr funktionierendes eAkten- oder Dokumenten-Management-System auszutauschen. Sie legten dort in der Vergangenheit zwar ihre aktuellen Dokumente digital ab, ließen aber die Bestandsakten außen vor. Das soll sich nun ändern. In anderen Verwaltungen haben einige Abteilungen ihre Unterlagen bereits digitalisiert, wogegen andere noch papierbasiert arbeiten.

Auch bauliche Veränderungen, Gebäudesanierungen oder schlicht und ergreifend Platzmangel waren häufig genannte Argumente, um über die Digitalisierung von Bestandsakten nachzudenken.

Ein weiterer Grund hierfür, den wir zugegebenermaßen zum ersten Mal hörten, ist die Arbeitsplatzergonomie. So berichtete ein Behördenvertreter, dass die Motoren der höhenverstellbaren Schreibtische unter der Last der Papierakten aufgegeben hätten und sich die Tischplatten nicht mehr nach oben fahren ließen.

Wir haben uns sehr über das durchweg positive Feedback unserer Besucher gefreut – und es gibt weiterhin viel für uns zu tun.

BSI zertifiziert Cocq Datendienst für Ersetzendes Scannen

Die Cocq Datendienst GmbH erhielt kürzlich vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) das Zertifikat nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN). Damit ist das Unternehmen bundesweit einer der ersten Dienstleister überhaupt, die beim Scannen von Akten oder der Eingangspost bei entsprechendem Bedarf sämtliche Kriterien für das sogenannte Ersetzende Scannen erfüllen. Konkret erhalten die erzeugten Digitalisate die gleiche Beweiskraft wie die Originale, welche vernichtet werden können.

„Immer mehr öffentliche Verwaltungen fordern im Rahmen der Ausschreibung von Digitalisierungsprojekten, dass der Auftragnehmer ein BSI-Zertifikat vorweisen kann, welches bestätigt, dass er die Anforderungen an das Ersetzende Scannen erfüllt“, sagt Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Da wir bereits seit einigen Jahren die grundsätzlichen Vorgaben zur RESISCAN-Konformität erfüllen, war es ein logischer Schritt, uns diese Normeinhaltung nun auch offiziell zertifizieren zu lassen. Im damit einhergehenden strengen Audit konnten wir erfolgreich darlegen, dass unsere Prozesse der Richtlinie entsprechen. Hierbei hat der Auditor auch unsere kürzlich erlangte Rezertifizierung nach ISO 27001 einbezogen und gewürdigt.“ Offiziell heißt es im vom BSI ausgehändigten Zertifikat: „Die Konformität des Prüfgegenstands ‚Ersetzendes Scannen von Akten und Eingangspost im Kundenauftrag durch die Cocq Datendienst GmbH nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 RESISCAN‘ wurde vom Auditor überprüft und vom BSI bestätigt.“
Dass der Scan- und Dokumentendienstleister mit der technischen Richtlinie kein Neuland betritt, wird insbesondere daran deutlich, dass das Unternehmen die Zertifizierung innerhalb von nur drei Monaten nach Antragstellung erhielt. Bereits bei der Digitalisierung der Ausländerakten beim Märkischen Kreis und der Stadt Olpe etwa lehnt Cocq seine Prozesse eng an TR-RESISCAN an.
„Inwieweit wir die mit der Richtlinie verbundenen Vorgaben vollumfänglich oder sogar übererfüllen, erarbeiten wir mit unseren Kunden individuell in Workshops, die vor Projektbeginn stattfinden“, erläutert Martin Echt und ergänzt: „Dies betrifft beispielsweise die Anbringung des sogenannten Transfervermerks in puncto der Inhalte und der späteren Sichtbarkeit für den Kunden.“
Martin Echt abschließend: „Die Digitalisierung von Akten und auch der Eingangspost beschleunigt deren Verarbeitung, spart Personalressourcen, ermöglicht medienbruchfreie Prozesse und sorgt für mehr Bürgerfreundlichkeit. Wird durch die Digitalisierung gemäß TR-RESISCAN zugleich der uneingeschränkte Beweiswert der Digitalisate erlangt, können die meisten Dokumente anschließend vernichtet werden. So sparen öffentliche Verwaltungen – quasi als Nebenprodukt der Digitalisierung – den Platz für die Aufbewahrung der Papierdokumente.“

Über Cocq Datendienst:
Die Cocq Datendienst GmbH unterstützt ihre Kunden auf dem Weg zu schnellen und effizienten Geschäftsprozessen. Dazu bildet das Unternehmen mit Sitz in Hamburg-Bergedorf das komplette Spektrum der Digitalisierung rund um die Themen Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Datenextraktion ab.
Seit mehr als 50 Jahren hilft Cocq Datendienst Unternehmen aller Branchen bei der praxistauglichen und zeitgemäßen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Angebotsbandbreite reicht von der ad-hoc-Digitalisierung von Aktenbeständen, über die vollständige Digitalisierung des Post- und Rechnungseingangs sowie der gezielten Extraktion und Validierung von Daten bis zu deren Hosting im eigenen Online-Archiv. Für die aktuell 70 Mitarbeiter/innen ist dem norddeutschen Traditionsunternehmen kein Projekt zu komplex. Dabei wird die Dienstleistung stets eng in die Systeme und Prozesse der Kunden integriert.
Zahlreiche namhafte deutsche und internationale Unternehmen vertrauen seit vielen Jahren auf die Kompetenz der Cocq Datendienst GmbH, darunter die Deutsche Bahn AG, die Firma Hauni oder die Daimlertochter myTaxi.

Ihre Redaktionskontakte:
Cocq Datendienst GmbH
Ruselerweg 19
21033 Hamburg
Martin Echt
Tel.: +49 40 725 609-0
E-Mail: martin.echt@cocq.de

good news! GmbH
Nicole Gauger
Kolberger Str. 36
23617 Stockelsdorf
Tel.: +49 451 88199-12
E-Mail: nicole@goodnews.de
www.goodnews.de

Cocq Datendienst ist erstmals auf dem KGSt-FORUM dabei

Cocq Datendienst ist erstmals auf dem KGSt-FORUM dabei

Heimspiel für Cocq Datendienst: Das Unternehmen ist vom 27. bis 29. September 2023 als Partner auf dem KGSt-FORUM im Congress Center Hamburg (CCH) vertreten. Teilnehmer erfahren am Stand F24 im Foyer 3, wie sie mit Unterstützung des Dokumenten- und Scandienstleisters ihre Verwaltung nachhaltig vom Papier befreien können. Das KGSt-FORUM ist Deutschlands größter kommunaler Fachkongress, der alle drei Jahre unter einem neuen Motto an wechselnden Standorten stattfindet.

Auf dem KGSt-FORUM stehen wichtige kommunale Themen sowie damit verbundene Fragestellungen, Lösungsansätze und innovative Ideen im Zentrum. Einen Schwerpunkt bildet dabei der digitale Wandel, weshalb sich die Cocq Datendienst GmbH für die Teilnahme an der Veranstaltung entschieden hat. „Wir laden alle Teilnehmer des KGSt-FORUMS an unseren Stand ein, um mit uns über ihre anstehenden Digitalisierungsprojekte zu sprechen“, betont Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Während ihres Besuchs können sie sich ein umfassendes Bild von unserem professionellen Service machen, der über die reine Digitalisierung weit hinausreicht. So stellen wir beispielsweise optional über einen gesicherten Webzugriff ein elektronisches Archiv zur Verfügung. Dessen Hosting erfolgt in unserem abgesicherten Rechenzentrum in Hamburg-Bergedorf, das wir gern im Rahmen einer Betriebsbesichtigung präsentieren.“

Dass Cocq Datendienst die Digitalisierung wie auch einen professionellen Service beherrscht, hat das Unternehmen in seiner über fünfzigjährigen Firmengeschichte bei zahlreichen Tätigkeiten für öffentliche Verwaltungen bewiesen.

Ein aktuelles Beispiel ist der Märkische Kreis, den Cocq ebenfalls von seiner Digitalisierungskompetenz überzeugen konnte. Hier verarbeitete der Dienstleister im Rahmen eines Initialprojektes rund 20.000 Ausländerakten mit insgesamt 1,7 Millionen Dokumenten zuverlässig innerhalb von vier Monaten. „Dabei überzeugte Cocq nicht nur mit seinem professionellen Service, sondern auch mit seiner hohen Flexibilität und Zuverlässigkeit“, resümiert Benjamin Richter, Projektleiter DMS beim Märkischen Kreis, und ergänzt: „Mit den digitalen Akten konnten wir die Prozesse in unserer Ausländerbehörde zu einem hohen Grad automatisieren.“ Zu den weiteren Vorteilen digitaler Bestandsakten zählen kürzere Recherchezeiten, die zügigere Beantwortung von Anfragen, ein ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente sowie ein geringerer Platzbedarf.

Über Cocq Datendienst:
Die Cocq Datendienst GmbH unterstützt ihre Kunden auf dem Weg zu schnellen und effizienten Geschäftsprozessen. Dazu bildet das Unternehmen mit Sitz in Hamburg-Bergedorf das komplette Spektrum der Digitalisierung rund um die Themen Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Datenextraktion ab.
Seit mehr als 50 Jahren hilft Cocq Datendienst Unternehmen aller Branchen bei der praxistauglichen und zeitgemäßen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Angebotsbandbreite reicht von der ad-hoc-Digitalisierung von Aktenbeständen, über die vollständige Digitalisierung des Post- und Rechnungseingangs sowie der gezielten Extraktion und Validierung von Daten bis zu deren Hosting im eigenen Online-Archiv. Für die aktuell 70 Mitarbeiter/innen ist dem norddeutschen Traditionsunternehmen kein Projekt zu komplex. Dabei wird die Dienstleistung stets eng in die Systeme und Prozesse der Kunden integriert.
Zahlreiche namhafte deutsche und internationale Unternehmen vertrauen seit vielen Jahren auf die Kompetenz der Cocq Datendienst GmbH, darunter die Deutsche Bahn AG, die Firma Hauni oder die Daimlertochter myTaxi.

Ihre Redaktionskontakte:
Cocq Datendienst GmbH
Ruselerweg 19
21033 Hamburg
Martin Echt
Tel.: +49 40 725 609-0
E-Mail: martin.echt@cocq.de

good news! GmbH
Nicole Gauger
Kolberger Str. 36
23617 Stockelsdorf
Tel.: +49 451 88199-12
E-Mail: nicole@goodnews.de
www.goodnews.de

Wohnungsbaugenossenschaft Süderelbe meistert mit Cocq Datendienst die digitale Transformation

Die Süderelbe eG entschied sich im Jahr 2022, ihre Verwaltung zu digitalisieren, um Abläufe effizienter zu gestalten und sich insgesamt flexibler aufzustellen. Ein zentraler Baustein dieser Transformation war die Digitalisierung der vorhandenen papierbasierten 9.000 Mieterakten mit etwa 600.000 Dokumenten. Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters, der die Mieterakten digitalisieren sollte, punktete Cocq Datendienst vor allem durch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und eine transparente Preisstruktur.

Der Full-Service-Dienstleister holte die Akten, die in Hängemappen aufbewahrt wurden, bei der Süderelbe ab und transportierte sie zu seinem Produktionsstandort nach Hamburg-Bergedorf. Nach der Registrierung wurden die Akten für das Scannen vorbereitet. Dabei ging es vor allem darum, Dokumente mit personenbezogenen Daten auszusortieren, da diese nicht digitalisiert werden sollten. Darüber hinaus war Cocq Datendienst gefordert, die bisher auf den Akten verwendete Codierung in eine andere Ziffernfolge zu wandeln. Hintergrund war, dass die Süderelbe auf ein neues ERP-System umgestellt hatte, das eine neue Nummerierungsfolge vorschrieb. Hierfür entwickelte Cocq auf Basis des entsprechenden Algorithmus ein Programm, das die ursprünglichen Stammdaten automatisiert umbenannte.

Innerhalb von drei Monaten digitalisierte Cocq sämtliche Mieterakten der Süderelbe und hielt damit den Zeitplan ein. Heute arbeitet die Wohnungsbaugesellschaft wesentlich effizienter. Da alle Dokumente im Volltext auslesbar sind, können Mitarbeiter über die Suchfunktion im DMS direkt auf Unterlagen zugreifen und beispielsweise Anfragen schneller beantworten. Auch eine standortunabhängige Nutzung der Mieterakten ist möglich.

Lesen Sie hier, von welchen weiteren Vorteilen die Wohnungsbaugesellschaft profitiert und wie wir für einen perfekten Projektablauf gesorgt haben.

Cocq Datendienst treibt die Digitalisierung der Verwaltung des Märkischen Kreises voran

Das Thema Prozessautomatisierung steht bei Benjamin Richter, Projektleiter DMS beim Märkischen Kreis, ganz oben auf der Agenda. Um das zu erreichen, müssen die bis dato papierbasierten Bestandsakten in den jeweiligen Fachämtern elektronisch zur Verfügung stehen. Aufgrund fehlender personeller Ressourcen wurde die Cocq Datendienst GmbH damit beauftragt, die Bestandsakten zu digitalisieren.

Das Initialprojekt bildete die Digitalisierung der Ausländerakten mit insgesamt 1,7 Millionen Dokumenten. Hierfür wurden auf Basis einer Stammdatenliste sogenannte Leitbelege erstellt, die bestimmte Stammdaten der Ausländer und einen entsprechenden Barcode beinhalteten. Diese Leitbelege hefteten die Mitarbeiter des Märkischen Kreises als Deckblatt in jede Ausländerakte ein. Cocq Datendienst holte dann die Akten in mehreren Chargen aus Lüdenscheid ab und scannte dabei die Barcodes. Damit war allen Projektbeteiligten bekannt, welche Ausländerakten zu welchem Zeitpunkt von Cocq Datendienst abgeholt worden waren. In der Produktionsstätte bei Cocq eingetroffen, wurden die Akten für das Scannen vorbereitet und dann digitalisiert. Das Ergebnis waren farbige PDF/A-Dateien, die im Volltext auslesbar sind und an das kommunale Rechenzentrum Südwestfalen-IT (SIT) übertragen wurden. Hierbei spielte der Sicherheitsaspekt eine wichtige Rolle, dem Cocq durch technische Vorkehrungen Rechnung trug. Abschließend lagerte der Dienstleister die Papierakten bis zur Vernichtungsfreigabe ein, in deren Zuge auch alle digitalen Informationen gelöscht wurden.

Lesen Sie hier, wie Cocq Datendienst das Projekt vollständig in Eigenregie und unter Einhaltung der aktuellen Datenschutzrichtlinien durchgeführt hat.

Digitalisierung? – Ja, aber bitte konsequent!

digitale Prozesse

Wie seit Kurzem auf tagesschau.de zu lesen ist, müssen Studierende derzeit lange auf ihre BAföG-Zahlungen warten. Einer der Gründe, so der Bericht, ist die fehlgeschlagene Digitalisierung der Anträge. Diese reichen die Studierenden seit September 2021 zwar online ein, sie werden dann aber zur Bearbeitung ausgedruckt. Dadurch ist die Drucklast in den BAföG-Ämtern mittlerweile ist so hoch, dass dafür eigens zusätzliches Personal eingestellt werden muss. Der Generalsekretär des Deutschen Studentenwerks, Matthias Anbuhl, bemerkt dazu: „Das ist Digitalisierung ad absurdum.“

Damit hat er zweifelsohne Recht, denn diese Vorgehensweise ist ein Paradebeispiel dafür, wie Digitalisierungsprojekte häufig zusätzlichen Aufwand erzeugen, anstatt Prozesse zu vereinfachen. Studierende müssen ihre Unterlagen digitalisieren, die anschließend in den Ämtern wieder „analogisiert“ werden. Warum die digitale Weiterbearbeitung, also im schlimmsten Fall ein händisches Übertragen der Informationen aus einem digitalen Antrag und nicht von einem physischen Papierantrag nicht möglich ist, spart der Bericht leider aus. Diese Situation ähnelt jener in einem Unternehmen mit einem Webshop, in dem Kunden ihre Bestellungen online eingeben. Anschließend druckt der Kommissionierer diese aus, hakt auf dem Papier die einzelnen Posten mit Kugelschreiber ab und legt dann die Order der Buchhaltung zur Fakturierung vor. Von Effizienz bzw. nahtlosen Prozessen keine Spur!

Digitalisierungsprojekte ganzheitlich angehen

Anhand dieser Beispiele wird deutlich, dass es keinen Sinn ergibt, nur einen Teil eines Prozesses zu digitalisieren und die übrigen Prozessschritte weiterhin analog zu gestalten. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Auslöser eines Prozesses, wie ein Antrag oder eine Bestellung, digitalisiert ist, während die Bearbeitung analog erfolgen muss, weil die daran anschließenden Abläufe nicht digital ausgerichtet sind. Das entspricht geradezu einer Rolle rückwärts.

Unternehmen und öffentliche Verwaltungen sind also gut beraten, wenn sie die Digitalisierung ganzheitlich angehen. Das bedeutet nicht, von heute auf morgen alles auf „digital“ umzustellen. Vielmehr sollten die Verantwortlichen jeweils einen Prozess auswählen und diesen vom Start bis zum Ende dahingehend durchleuchten, ob er vollständig digital abbildbar ist. 

Think big – start small

Unsere konkrete Empfehlung lautet, etwa ausgehend vom Posteingang zu prüfen, welche Prozesse die eingehenden Briefe auslösen und welche hiervon sich vollständig digital darstellen lassen. Ein typisches Beispiel sind Lieferantenrechnungen, die Unternehmen nach wie vor oftmals per Post erhalten. Sie müssen in der Regel von mehreren Abteilungen freigegeben, dann gebucht und schließlich bezahlt werden. Basiert dieser Prozess auf digitalisierten Rechnungen und Abläufen, kann er automatisiert gesteuert und somit beschleunigt werden. Mitarbeiter haben jederzeit und ortsunabhängig (Stichwort: Homeoffice) Zugriff auf die Rechnungen, um sie zu bearbeiten. Außerdem entfällt der Pendelordner, mit dem die Rechnungen einst von Abteilung A zu Abteilung B transportiert werden mussten. Durch diesen Zeitgewinn lassen sich Skontomöglichkeiten nutzen. Wenn die Rechnungen nicht nur digitalisiert, sondern auch die darin enthaltenen Informationen mithilfe von Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologien ausgelesen werden, entfällt zusätzlich das manuelle Abtippen in das Buchhaltungssystem, was weitere Zeit spart und Übertragungsfehler vermeidet. Übrigens können Sie die Rechnungseingangsverarbeitung an uns delegieren und sich so auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Die Verarbeitung eingehender Rechnungen ist indes nur ein Beispiel, wie sich eine konsequente Digitalisierung positiv auf die Mitarbeitereffizienz auswirkt. Auch in Kundenanfragen, Bestellungen oder Anträgen schlummern große Potenziale, wenn Unternehmen neben deren Digitalisierung auch den gesamten Prozess bis zum Ende denken. Ein großer Mehrwert bei der Prozessautomatisierung entsteht, wenn die Digitalisate Metadaten beinhalten. Denn diese geben unter anderem Auskunft darüber, um welche Dokumentenart es sich handelt und wie das Digitalisat folglich zu verarbeiten ist. In unserem Blogbeitrag „Scannen allein reicht nicht“ haben wir bereits ausführlich beschrieben, wie aus Dokumenten wertvolle Assets entstehen.

Digitalisierung ist kein Selbstzweck

Fangen Sie also nicht hektisch an, wahllos Dokumente zu digitalisieren in der Hoffnung, dass somit der Arbeitsaufwand automatisch sinken werde. Wie das zitierte BAföG-Beispiel zeigt, kann genau das Gegenteil eintreten. Auch in einer im Jahr 2021 durchgeführten Befragung gab ein Viertel der Teilnehmenden an, dass die Arbeitsbelastung durch die Digitalisierung gestiegen sei – Fallbeispiele wie das der BAföG-Ämter zeigen, wieso. Gehen Sie stattdessen mit Bedacht vor und lassen Sie sich von Experten beraten! Mit unserem langjährigen Know-how und unseren Services gelingt es Ihnen, das volle Potenzial der Digitalisierung zu nutzen – versprochen! Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.