Wie seit Kurzem auf tagesschau.de zu lesen ist, müssen Studierende derzeit lange auf ihre BAföG-Zahlungen warten. Einer der Gründe, so der Bericht, ist die fehlgeschlagene Digitalisierung der Anträge. Diese reichen die Studierenden seit September 2021 zwar online ein, sie werden dann aber zur Bearbeitung ausgedruckt. Dadurch ist die Drucklast in den BAföG-Ämtern mittlerweile ist so hoch, dass dafür eigens zusätzliches Personal eingestellt werden muss. Der Generalsekretär des Deutschen Studentenwerks, Matthias Anbuhl, bemerkt dazu: „Das ist Digitalisierung ad absurdum.“
Damit hat er zweifelsohne Recht, denn diese Vorgehensweise ist ein Paradebeispiel dafür, wie Digitalisierungsprojekte häufig zusätzlichen Aufwand erzeugen, anstatt Prozesse zu vereinfachen. Studierende müssen ihre Unterlagen digitalisieren, die anschließend in den Ämtern wieder „analogisiert“ werden. Warum die digitale Weiterbearbeitung, also im schlimmsten Fall ein händisches Übertragen der Informationen aus einem digitalen Antrag und nicht von einem physischen Papierantrag nicht möglich ist, spart der Bericht leider aus. Diese Situation ähnelt jener in einem Unternehmen mit einem Webshop, in dem Kunden ihre Bestellungen online eingeben. Anschließend druckt der Kommissionierer diese aus, hakt auf dem Papier die einzelnen Posten mit Kugelschreiber ab und legt dann die Order der Buchhaltung zur Fakturierung vor. Von Effizienz bzw. nahtlosen Prozessen keine Spur!
Digitalisierungsprojekte ganzheitlich angehen
Anhand dieser Beispiele wird deutlich, dass es keinen Sinn ergibt, nur einen Teil eines Prozesses zu digitalisieren und die übrigen Prozessschritte weiterhin analog zu gestalten. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Auslöser eines Prozesses, wie ein Antrag oder eine Bestellung, digitalisiert ist, während die Bearbeitung analog erfolgen muss, weil die daran anschließenden Abläufe nicht digital ausgerichtet sind. Das entspricht geradezu einer Rolle rückwärts.
Unternehmen und öffentliche Verwaltungen sind also gut beraten, wenn sie die Digitalisierung ganzheitlich angehen. Das bedeutet nicht, von heute auf morgen alles auf „digital“ umzustellen. Vielmehr sollten die Verantwortlichen jeweils einen Prozess auswählen und diesen vom Start bis zum Ende dahingehend durchleuchten, ob er vollständig digital abbildbar ist.
Think big – start small
Unsere konkrete Empfehlung lautet, etwa ausgehend vom Posteingang zu prüfen, welche Prozesse die eingehenden Briefe auslösen und welche hiervon sich vollständig digital darstellen lassen. Ein typisches Beispiel sind Lieferantenrechnungen, die Unternehmen nach wie vor oftmals per Post erhalten. Sie müssen in der Regel von mehreren Abteilungen freigegeben, dann gebucht und schließlich bezahlt werden. Basiert dieser Prozess auf digitalisierten Rechnungen und Abläufen, kann er automatisiert gesteuert und somit beschleunigt werden. Mitarbeiter haben jederzeit und ortsunabhängig (Stichwort: Homeoffice) Zugriff auf die Rechnungen, um sie zu bearbeiten. Außerdem entfällt der Pendelordner, mit dem die Rechnungen einst von Abteilung A zu Abteilung B transportiert werden mussten. Durch diesen Zeitgewinn lassen sich Skontomöglichkeiten nutzen. Wenn die Rechnungen nicht nur digitalisiert, sondern auch die darin enthaltenen Informationen mithilfe von Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologien ausgelesen werden, entfällt zusätzlich das manuelle Abtippen in das Buchhaltungssystem, was weitere Zeit spart und Übertragungsfehler vermeidet. Übrigens können Sie die Rechnungseingangsverarbeitung an uns delegieren und sich so auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Die Verarbeitung eingehender Rechnungen ist indes nur ein Beispiel, wie sich eine konsequente Digitalisierung positiv auf die Mitarbeitereffizienz auswirkt. Auch in Kundenanfragen, Bestellungen oder Anträgen schlummern große Potenziale, wenn Unternehmen neben deren Digitalisierung auch den gesamten Prozess bis zum Ende denken. Ein großer Mehrwert bei der Prozessautomatisierung entsteht, wenn die Digitalisate Metadaten beinhalten. Denn diese geben unter anderem Auskunft darüber, um welche Dokumentenart es sich handelt und wie das Digitalisat folglich zu verarbeiten ist. In unserem Blogbeitrag „Scannen allein reicht nicht“ haben wir bereits ausführlich beschrieben, wie aus Dokumenten wertvolle Assets entstehen.
Digitalisierung ist kein Selbstzweck
Fangen Sie also nicht hektisch an, wahllos Dokumente zu digitalisieren in der Hoffnung, dass somit der Arbeitsaufwand automatisch sinken werde. Wie das zitierte BAföG-Beispiel zeigt, kann genau das Gegenteil eintreten. Auch in einer im Jahr 2021 durchgeführten Befragung gab ein Viertel der Teilnehmenden an, dass die Arbeitsbelastung durch die Digitalisierung gestiegen sei – Fallbeispiele wie das der BAföG-Ämter zeigen, wieso. Gehen Sie stattdessen mit Bedacht vor und lassen Sie sich von Experten beraten! Mit unserem langjährigen Know-how und unseren Services gelingt es Ihnen, das volle Potenzial der Digitalisierung zu nutzen – versprochen! Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.