Das Thema Prozessautomatisierung steht bei Benjamin Richter, Projektleiter DMS beim Märkischen Kreis, ganz oben auf der Agenda. Um das zu erreichen, müssen die bis dato papierbasierten Bestandsakten in den jeweiligen Fachämtern elektronisch zur Verfügung stehen. Aufgrund fehlender personeller Ressourcen wurde die Cocq Datendienst GmbH damit beauftragt, die Bestandsakten zu digitalisieren.
Das Initialprojekt bildete die Digitalisierung der Ausländerakten mit insgesamt 1,7 Millionen Dokumenten. Hierfür wurden auf Basis einer Stammdatenliste sogenannte Leitbelege erstellt, die bestimmte Stammdaten der Ausländer und einen entsprechenden Barcode beinhalteten. Diese Leitbelege hefteten die Mitarbeiter des Märkischen Kreises als Deckblatt in jede Ausländerakte ein. Cocq Datendienst holte dann die Akten in mehreren Chargen aus Lüdenscheid ab und scannte dabei die Barcodes. Damit war allen Projektbeteiligten bekannt, welche Ausländerakten zu welchem Zeitpunkt von Cocq Datendienst abgeholt worden waren. In der Produktionsstätte bei Cocq eingetroffen, wurden die Akten für das Scannen vorbereitet und dann digitalisiert. Das Ergebnis waren farbige PDF/A-Dateien, die im Volltext auslesbar sind und an das kommunale Rechenzentrum Südwestfalen-IT (SIT) übertragen wurden. Hierbei spielte der Sicherheitsaspekt eine wichtige Rolle, dem Cocq durch technische Vorkehrungen Rechnung trug. Abschließend lagerte der Dienstleister die Papierakten bis zur Vernichtungsfreigabe ein, in deren Zuge auch alle digitalen Informationen gelöscht wurden.
Lesen Sie hier, wie Cocq Datendienst das Projekt vollständig in Eigenregie und unter Einhaltung der aktuellen Datenschutzrichtlinien durchgeführt hat.
