MÄRKISCHER KREIS

DIGITALISIERUNG EINES AKTENARCHIVS

KUNDE

Der Märkische Kreis umfasst 15 Städte und ist mit seinen 1.060 Quadratkilometern Fläche sowie seinen knapp 417.000 Einwohnern heute einer der größten Landkreise in Deutschland. Innerhalb der Kreisgrenzen sind zahlreiche Unternehmen aus der Metall-, Kunststoff-, Elektro- und Sanitärartikelindustrie, aber auch aus der Umwelt- und Medizintechnik angesiedelt. Die Kreisverwaltung mit Sitz in Lüdenscheid beschäftigt als einer der größten Arbeitgeber der Region mehr als 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

20.000

Akten

1,7 Mio.

Dokumente

1 Jahr

Projektdauer

100%

Zufriedenheit

DIGITALISIERUNG
DER VERWALTUNG

Um ihre Prozesse zu automatisieren und gleichzeitig § 9 des E-Government-Gesetzes zu entsprechen, verfolgt die Verwaltung des Märkischen Kreises (NRW) das Ziel, sich vollständig digital aufzustellen. Dazu müssen u. a. die bis dato papierbasierten Bestandsakten in den jeweiligen Fachämtern elektronisch zur Verfügung stehen. Das Initialprojekt bildete die Digitalisierung der Ausländerakten, die bei einer ersten Bestandsaufnahme mit rund 19.000 Stück zu Buche schlugen. Da im Projektverlauf weitere Ausländer in den Märkischen Kreis zogen, stieg die Zahl schließlich auf etwa 20.000 Akten mit insgesamt 1,7 Millionen Dokumenten.

„Da wir selbst nicht über die erforderlichen personellen Ressourcen bzw. die nötige Scanstelle verfügen, haben wir die Cocq Datendienst GmbH damit beauftragt, die Bestandsakten zu verarbeiten“, erzählt Benjamin Richter, Projektleiter DMS beim Märkischen Kreis, und erläutert: „Die Entscheidung fiel zu Gunsten Cocqs, weil einerseits ein Rahmenvertrag zwischen dem kommunalen Rechenzentrum des Märkischen Kreises und Cocq über Scandienstleistungen besteht und wir andererseits bereits in der Vergangenheit mit dem Unternehmen Digitalisierungsprojekte erfolgreich realisiert hatten.“

REIBUNGSLOSER
PROJEKTABLAUF

Nach der Auftragserteilung im April 2021 machte sich der Full-Service-Dienstleister sofort an die Arbeit. Im ersten Schritt wurden auf Basis einer Stammdatenliste sogenannte Leitbelege erstellt, die bestimmte Stammdaten der Ausländer und einen entsprechenden Barcode beinhalteten. Diese Leitbelege hefteten die Mitarbeiter des Märkischen Kreises als Deckblatt in jede Ausländerakte ein. Cocq Datendienst holte dann die Akten aus Lüdenscheid in mehreren Chargen ab und scannte dabei die Barcodes. Damit war allen Projektbeteiligten bekannt, welche Ausländerakten zu welchem Zeitpunkt von Cocq Datendienst abgeholt worden waren.

Unmittelbar nach Eintreffen in der Produktionsstätte bereitete Cocq Datendienst zunächst die Akten für die Digitalisierung vor und entfernte Büroklammern bzw. Tackernadeln. Außerdem wurde das Material im Hinblick auf etwaige Urkunden oder gültige Ausweispapiere gesichtet. Bei deren Auffinden fertigte der Scandienstleister Kopien an und gab die Originale zurück an den Märkischen Kreis. Im Anschluss wurden die Akten inklusive der Barcodes auf den Leitbelegen gescannt. „Da bekannt war, wie viele Leitbelege in welchem Karton bei der Abholung ausgangsregistriert wurden, konnten wir zu jeder Zeit den aktuellen Verarbeitungsstatus überprüfen“, erläutert Marc Ebel, Produktionsleiter bei der Cocq Datendienst GmbH.

DER
ERFOLG

Das Ergebnis waren farbige PDF/A-Dateien, die im Volltext auslesbar sind und deren eindeutige Bezeichnungen sich zum Teil aus den hinterlegten Stammdaten in den Barcodes ergaben. Für die spätere Integration in das Dokumenten-Management-System Doxis der SER GmbH wurden die erzeugten digitalen Akten außerdem jeweils um eine mitgelieferte Zusatzdatei mit den Stammdaten ergänzt, um diese beim Import den PDF-Dateien zuzuordnen.

„Cocq Datendienst hat aus Performance-Gründen dafür gesorgt, dass die Dateien eine Größe von jeweils 300 MB nicht überschreiten, und stattete sie zusätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur aus“, so Benjamin Richter. „Letzteres war für uns besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die Digitalisate dem Original entsprechen, sodass wir die papierbasierten Akten vernichten können.“

Nach der Digitalisierung wurden die Dateien an das kommunale Rechenzentrum Südwestfalen-IT (SIT) und dort in das gehostete DMS übermittelt. Auch hierbei spielte der Sicherheitsaspekt eine wichtige Rolle, dem Cocq durch technische Vorkehrungen Rechnung trug. Denn die Übertragung erfolgte über eine sichere Serververbindung in ZIP-Containern, die mit einer Prüfsumme versehen waren, die wiederum das Rechenzentrum mithilfe einer eigenen Berechnung gegenüber Cocq Datendienst bestätigen musste. Dieser Mechanismus attestierte, dass die Dateien einwandfrei übertragen und unversehrt empfangen wurden. Abschließend lagerte der Dienstleister die Papierakten bis zur Vernichtungsfreigabe ein, in deren Zuge auch alle digitalen Informationen gelöscht wurden.

Im Laufe des Projekts kam es gelegentlich vor, dass der Märkische Kreis Ausländerakten, die sich gerade bei Cocq Datendienst befanden, innerhalb kürzester Zeit benötigte. „Wenn eine solche Anfrage kam, haben wir die betreffende Akte ‚vorgezogen‘ und innerhalb von zwei Stunden digital zur Verfügung gestellt“, berichtet Marc Ebel.

WEITERE
PROJEKTE

Cocq Datendienst führte das Projekt vollständig in Eigenregie und unter Einhaltung der aktuellen Datenschutzrichtlinien durch. Alle rund 20.000 Akten mit insgesamt 1,7 Millionen Dokumenten wurden innerhalb von vier Monaten – und damit innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens – zuverlässig verarbeitet. „Dabei überzeugte Cocq erneut nicht nur mit seinem professionellen Service, sondern auch mit seiner hohen Flexibilität und Zuverlässigkeit“, resümiert Benjamin Richter und ergänzt: „Mit den digitalen Akten konnten wir die Prozesse in unserer Ausländerbehörde zu einem hohen Grad automatisieren.“ Weitere Vorteile der Digitalisierung sind kürzere Suchzeiten, die zügigere Beantwortung von Anfragen, eine schnellere Übermittlung von Akten an Vorgesetzte sowie ein ortsunabhängiger Zugriff, also selbst aus dem Homeoffice.

Künftig möchte Benjamin Richter weitere Fachabteilungen des Märkischen Kreises von ihren Papierakten befreien, sodass auch sie von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren. Hierbei setzt er weiterhin auf die Partnerschaft mit der Cocq Datendienst GmbH, auf die also noch einiges an Arbeit wartet.