Die Süderelbe eG entschied sich im Jahr 2022, ihre Verwaltung zu digitalisieren, um Abläufe effizienter zu gestalten und sich insgesamt flexibler aufzustellen. Ein zentraler Baustein dieser Transformation war die Digitalisierung der vorhandenen papierbasierten 9.000 Mieterakten mit etwa 600.000 Dokumenten. Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters, der die Mieterakten digitalisieren sollte, punktete Cocq Datendienst vor allem durch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und eine transparente Preisstruktur.
Der Full-Service-Dienstleister holte die Akten, die in Hängemappen aufbewahrt wurden, bei der Süderelbe ab und transportierte sie zu seinem Produktionsstandort nach Hamburg-Bergedorf. Nach der Registrierung wurden die Akten für das Scannen vorbereitet. Dabei ging es vor allem darum, Dokumente mit personenbezogenen Daten auszusortieren, da diese nicht digitalisiert werden sollten. Darüber hinaus war Cocq Datendienst gefordert, die bisher auf den Akten verwendete Codierung in eine andere Ziffernfolge zu wandeln. Hintergrund war, dass die Süderelbe auf ein neues ERP-System umgestellt hatte, das eine neue Nummerierungsfolge vorschrieb. Hierfür entwickelte Cocq auf Basis des entsprechenden Algorithmus ein Programm, das die ursprünglichen Stammdaten automatisiert umbenannte.
Innerhalb von drei Monaten digitalisierte Cocq sämtliche Mieterakten der Süderelbe und hielt damit den Zeitplan ein. Heute arbeitet die Wohnungsbaugesellschaft wesentlich effizienter. Da alle Dokumente im Volltext auslesbar sind, können Mitarbeiter über die Suchfunktion im DMS direkt auf Unterlagen zugreifen und beispielsweise Anfragen schneller beantworten. Auch eine standortunabhängige Nutzung der Mieterakten ist möglich.
Lesen Sie hier, von welchen weiteren Vorteilen die Wohnungsbaugesellschaft profitiert und wie wir für einen perfekten Projektablauf gesorgt haben.
