BAUWELT
ZENTRALE BELEGDIGITALISIERUNG
KUNDE
Die bauwelt Delmes Heitmann ist ein führender Anbieter im Hamburger Baustoffhandel. Mit mittlerweile 10 Standorten in der Metropolregion Hamburg und einer Gesamtlagerfläche von 14 Hektar, beliefert die bauwelt Delmes Heitmann knapp 7.000 Baustellen in Hamburg.
480.000
Belege pro jahr
12h
Service Level
99,9%
Barcodeerkennung
3
JAHRE ZUSAMMENARBEIT
AUFGABEN
STELLUNG
Um im hart umkämpften Hamburger Baustoffgewerbe die Oberhand zu behalten, gilt es sich den aktuellen Trends anzupassen. Hierzu zählt wie in allen Branchen das Thema Digitalisierung an fast oberster Stelle.
Um im Zuge der sukzessiven Expansionsstrategie die mittlerweile 10 Standorte der Hamburger Metropolregion mit validen und schnellen Informationen versorgen zu können, galt es einen zentralen Digitalisierungspartner zu finden, der die unterschiedlichen internen, sowie externen Dokumente zuverlässig und in hoher Geschwindigkeit und Qualität in die entsprechenden Zielsysteme einspielen kann.
COCQ
LÖSUNG
Seit Mai 2016 scannt Cocq für bauwelt monatlich rund 6.500 Eingangsrechnungen. Diese treffen an den verschiedenen Niederlassungen ein, werden in der Unternehmenszentrale in Seevetal gebucht und erhalten im Anschluss einen Barcode. Alle zwei Tage holt ein Kurier die Rechnungen ab und überbringt sie dem Dienstleister. Cocq digitalisiert die Belege und stellt sie dem Unternehmen als Multi-Tiff taggleich per FTP-Server zur Verfügung.
Neben den Rechnungen verarbeitet Cocq für den Baustoffhändler zusätzlich rund 25.000 Lieferscheine im Monat. Sie sind bereits mit einem Barcode versehen, werden an Cocq übermittelt und noch am selben Tag als digitales Pendant wieder zurückgespielt. Über den Barcode verknüpft das Unternehmen die Lieferscheine mit dem Vorgang in seinem ERP-System.
DER
ERFOLG
Bislang hatte bauwelt solche Belege intern selbst digitalisiert. Das dafür eingesetzte Personal lässt sich nun anderweitig einsetzen. Deutlich sind durch die Vergabe an einen professionellen Outsourcing-Partner außerdem Geschwindigkeit sowie Verarbeitungsqualität bei der Digitalisierung gestiegen. Den Prozess will der Baustoffhändler daher auf weitere Belegtypen ausweiten. Auch über eine frühe Archivierung von Rechnungen und damit die vollumfängliche Nutzung eines elektronischen Rechnungsprüfungsprozesses wird nachgedacht.