Der kürzlich vom Institut der deutschen Wirtschaft Köln (IW) veröffentlichte „Behörden-Digimeter 2026“ offenbart einmal mehr, dass Deutschland bei der Digitalisierung seiner Verwaltung weiterhin viel zu langsam vorankommt. So waren von den 7.509 Einzelleistungen, aus denen die OZG-Leistungsbündel bestehen, Anfang 2026 lediglich 823 bundesweit flächendeckend umgesetzt – das sind gerade einmal elf Prozent. Dabei sollte das neu geschaffene Ministerium für Digitalisierung und Staatsmodernisierung doch eigentlich für Tempo sorgen. Bisher ist das offensichtlich nicht gelungen.
Stattdessen setzt Digitalminister Karsten Wildberger auf KI und große Infrastrukturprojekte wie Gigafactories, um die Rechenzentrumskapazitäten zu verdoppeln und die KI-Leistung zu vervierfachen. Er betont: „KI ist weniger eine technische Fähigkeit, sie ist eine fundamentale strategische Schlüsselkompetenz.“ Auch in der öffentlichen Verwaltung sieht er großes Potenzial für den Einsatz von KI. So testete sein Ministerium ein KI-System im Bereich der Wasserstoffinfrastruktur, konkret bei Genehmigungen für den Bau von Leitungen. „Es ist unglaublich, welche Aktenberge da derzeit bearbeitet werden müssen – oft sechs Ordner voller Papier“, sagt Wildberger. Eine KI könne viele Routineaufgaben automatisiert übernehmen, etwa das Prüfen von Dokumenten oder das Kontrollieren von Voraussetzungen. „In den zwölf Wochen, in denen wir jetzt daran arbeiten, haben wir bereits eine Arbeitserleichterung von 70 Prozent für die Sachbearbeiter erreicht“, erläutert der Minister. Dabei stellt sich allerdings die Frage, wie das funktionieren konnte, denn selbst das leistungsfähigste KI-System kann sich nun einmal nicht aus physischen Aktenschränken bedienen.
Digitalisierung als Basis für KI – nicht umgekehrt
Dieses Beispiel belegt erneut, wie schnell die Politik in Deutschland auf Hype-Themen, wie aktuell KI, aufspringt und deren Umsetzung im eigenen Land für sich beansprucht. Milliarden von Euro werden in Gigafactories investiert, während gleichzeitig in den öffentlichen Verwaltungen noch das Medium Papier dominiert. Dabei wäre aus unserer Sicht die Reihenfolge klar: Erst einmal in den Kommunen die Basis schaffen, indem Aktenordner und auch der tägliche Posteingang konsequent digitalisiert werden. Nur dann können nachweisbar Mitarbeiter entlastet, Prozesse beschleunigt und schließlich das OZG zügiger umgesetzt werden.
Zudem ist die Digitalisierung der Verwaltung dringend nötig, um die bevorstehende Pensionierungswelle abzufedern und sich als innovativer Arbeitgeber darzustellen. Dazu gehören heute einfach digitale Prozesse statt der altertümlichen Aktenbearbeitung auf Papier. Mit einer modern aufgestellten Verwaltung werden zudem die Erwartungen der Bürger erfüllt, für die im Alltag digitale Plattformen, Echtzeit-Kommunikation und automatisierte Services längst gang und gäbe sind – außer eben beim buchstäblichen Gang zur Behörde.
Der Deutschland-Stack: gute Idee, zu wenig Mittel
Ein weiteres ambitioniertes Prestigeprojekt des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung ist der sogenannte Deutschland-Stack. Dabei handelt es sich um eine technologische Plattform, welche die Verwaltungsdigitalisierung in Deutschland harmonisieren, standardisieren und modernisieren soll. Das erklärte Ziel des Ministeriums ist es, bis zum Jahr 2028 funktionale, einheitliche und modulare digitale Verwaltungsangebote bereitzustellen, die auf offenen, internationalen Industriestandards basieren. Das ist grundsätzlich eine gute Idee, allerdings stehen für das Projekt bislang lediglich geringe Mittel bereit, während gleichzeitig – wir erwähnten es schon – Milliardenbeträge in KI-Gigafactories fließen sollen.
Verzerrungen in der bisherigen Darstellung des OZG-Umsetzungsfortschritts
Aber zurück zum Behörden-Digimeter! Das Institut der deutschen Wirtschaft Köln stellt darin fest, dass „aus der Perspektive eines Bundeslands im Extremfall ein ganzes OZG-Leistungsbündel mit hunderten von Verwaltungsleistungen als landesweit flächendeckend digital umgesetzt dargestellt werden könnte, wenn lediglich eine einzige zugeordnete Verwaltungsleistung diese Eigenschaft erfüllt“. Hinzu kommt, dass Reifegrad 2 bei Verwaltungsleistungen bereits als inhaltlich vollständige Umsetzung eines OZG-Leistungsbündels gewertet wurde, was absurd ist. In dieser Stufe können nämlich lediglich die Verwaltungsleistung online beantragt werden. Notwendige Nachweise müssen traditionell ausgedruckt und per Post oder Telefax nachgereicht werden, womit die Kriterien des OZG formell nicht vollständig erfüllt sind. Laut des Bundesrechnungshofes ist dies nur bei Verwaltungsleistungen der Fall, die auf Stufe 3 oder 4 digitalisiert sind.
Und schließlich wurde der Reifegrad eines OZG-Leistungsbündels bisher durch den höchsten Reifegrad der darin zusammengefassten Verwaltungsleistungen bestimmt. Im Extremfall heißt das, dass ein ganzes OZG-Leistungsbündel mit hunderten Verwaltungsleistungen als digitaler Reifegrad 2 bewertet werden könnte, obwohl nur eine einzige Leistung diesen Reifegrad erreicht – und diese möglicherweise lediglich in einer einzelnen Kommune umgesetzt wurde.
Nordrhein-Westfalen hat bei der Digitalisierung die Nase vorn
Der Behörden-Digimeter zeigt beim Bundesländervergleich übrigens, dass Nordrhein-Westfalen mit 43 Prozent die meisten Verwaltungsleistungen digitalisiert hat. Die anderen Bundesländer liegen weit dahinter zurück. Das Gutachten des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln kommt zu dem Schluss, dass „die deutsche Verwaltung also nicht nur an allgemein viel zu geringer Dynamik der Digitalisierung krankt, sondern auch an fehlenden Übernahmen bereits vorhandener E-Government-Angebote im föderalen System. Eigentlich sollte das ‚Einer-für-Alle‘-Prinzip eine zügige Skalierung per Übernahme bereits entwickelter Lösungen durch andere Gemeinden, Kreise oder Länder ermöglichen.“ Auch wir stellen immer wieder fest, dass Kommunen Digitalisierungsprojekte isoliert planen, anstatt von den Erfahrungen anderer zu profitieren. Dabei helfen der Austausch mit Kollegen aus anderen Verwaltungen und die Übernahme bewährter Vorgehensweisen, Projekte schneller umzusetzen. Auch bestehende öffentliche Ausschreibungen können der eigenen Orientierung dienen.
Übrigens sind wir in Nordrhein-Westfalen Digitalisierungspartner des Märkischen Kreises sowie der Stadt Duisburg, die jeweils an der Umsetzung richtungsweisender Projekte arbeiten.
Es bleibt nicht mehr viel Zeit
Wenn die aktuelle Bundesregierung im Hinblick auf die Verwaltungsdigitalisierung bzw. die Ziele des OZG noch etwas erreichen will – was sie letztlich sogar muss –, bleibt bis zur nächsten Bundestagswahl nicht mehr viel Spielraum. Allerdings stellt der Föderalismus dabei ein großes Problem dar, da die Bundesländer auf sich selbst gestellt sind und die Digitalisierung der Verwaltungen nicht „von oben“ durchgedrückt werden kann. Erfreulicherweise nehmen aber immer mehr Kommunen das Zepter selbst in die Hand, wie die zunehmende Zahl an Ausschreibungen belegt. Die Kehrseite der Medaille ist jedoch, dass diese Digitalisierungsprojekte nicht immer ganzheitlich umgesetzt werden können. Häufig fehlen die Mittel, um Abteilungen beispielsweise im Umgang mit einem Dokumenten-Management-System zu schulen. Dieses Problem dürfte sich noch weiter verschärfen, denn die Kommunen verzeichneten im Jahr 2025 laut des Statistischen Bundesamtes ein neues Rekorddefizit in Höhe von 31,9 Milliarden Euro.
Digitalisierungsprojekte mit dem richtigen Partner erfolgreich umsetzen
Schließlich bleibt die Frage, wie es Kommunen gelingen kann, trotz der komplexen und wirtschaftlich angespannten Lage ihre Verwaltung zu digitalisieren. Auf die Unterstützung der Bundesregierung zu warten, wird nicht von Erfolg gekrönt sein.
Wir hingegen bieten unsere Unterstützung an und haben schon in zahlreichen Projekten bewiesen, dass Digitalisierungsprojekte in der Verwaltung effizient und störungsfrei über die Bühne gehen können – etwa bei der bereits zitierten Stadt Duisburg, deren papierbasierte Bestandsakten mit einem geschätzten Gesamtvolumen von rund 20 Millionen Blatt wir schrittweise digitalisieren. Unsere städtische Ansprechpartnerin zog kürzlich folgendes positives Zwischenfazit zur Zusammenarbeit: „Wir nehmen Cocq nicht nur als Dienstleister wahr, der unsere Akten scannt, sondern als professionellen Digitalisierungspartner. Wir können flexibel individuelle Absprachen treffen und finden auch bei unerwarteten Herausforderungen gemeinsam passende Lösungen.“
Den Märkischen Kreis begleiten wir dabei, sich moderner aufzustellen, und haben dafür im ersten Schritt rund 20.000 Ausländerakten mit insgesamt etwa 1,7 Millionen Dokumenten digitalisiert. „Cocq überzeugte erneut nicht nur mit seinem professionellen Service, sondern auch mit seiner hohen Flexibilität und Zuverlässigkeit. Mit den digitalen Akten konnten wir die Prozesse in unserer Ausländerbehörde zu einem hohen Grad automatisieren“, kann Benjamin Richter, Projektleiter DMS beim Märkischen Kreis, über unsere Zusammenarbeit berichten. Er möchte nun weitere Fachabteilungen des Kreises von ihren Papierakten befreien, sodass auch sie von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren können. Hierbei setzt er weiterhin auf die mit uns gelebte Partnerschaft.
Think big, start small
Es muss nicht darum gehen, sofort große Aktenbestände zu digitalisieren. Stattdessen können Kommunen auch mit einem überschaubaren Pilotprojekt beginnen. In einem solchen scannen wir zunächst nur einige wenige Ordner und setzen damit einen ersten Schritt in Richtung Digitalisierung. Auf diese Weise lassen sich motivierende Quick Wins erzielen, grundlegende Erfahrungen sammeln und erste Prozesse optimieren. Anschließend kann die Digitalisierung schrittweise auf andere Bereiche ausgeweitet werden. In einem informativen Gastkommentar hat unser Betriebsleiter Martin Echt weitere Punkte aufgeführt, wie Kommunen Digitalisierungsprojekte erfolgreich umsetzen können.
Unser Appell an die Verantwortlichen in den Kommunen lautet: Nehmen Sie das Heft des Handelns selbst in die Hand und beginnen Sie, sich digitaler aufzustellen! Ihre Kommune wird von schnelleren Prozessen, höherer Transparenz, zufriedeneren Mitarbeitern und – ganz nebenbei – weniger Platzbedarf profitieren. Anstatt grüne Leistungsbündel zu melden, nur weil Formulare online ausgefüllt werden können und somit einen angeblichen hohen Digitalisierungsgrad vorzugaukeln, kann Ihr Bundesland mit echten Digitalisierungsprojekten zeigen, dass es fortschrittliches Arbeiten in seinen Kommunen fördert.
Wie heißt es so schön? – „Jeder ist seines Glückes Schmied.“ Wir helfen gern dabei, das passende Eisen zu schmieden, und freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
