Stadt Duisburg

Im Zuge der Einführung der E-Akte und eines einheitlichen Enterprise-Content-Management-Systems verfolgt die Stadt Duisburg das Ziel, ihre papierbasierten Bestandsakten schrittweise zu digitalisieren. Die Grundlage hierfür bildet eine Ausschreibung aus dem Jahr 2023, aus der ein vierjähriger Rahmenvertrag mit der Cocq Datendienst GmbH zur Aktendigitalisierung hervorging.

Individuelles Konzept als Zünglein an der Waage

Im Zentrum des Projekts steht die Digitalisierung unterschiedlichster Aktenarten und -formate, angefangen von klassischen A4-Belegen bis hin zu DIN-A0-Unterlagen, die in Mappen, Stehordnern, Hängeregistern und Heftern aufbewahrt werden. Das geschätzte Gesamtvolumen beträgt rund 20 Millionen Blatt. Ausschlaggebend dafür, dass die Cocq Datendienst GmbH die Ausschreibung für sich entscheiden konnte, waren – neben dem Preis – vor allem qualitative Kriterien. Insbesondere überzeugte das Unternehmen mit einem ganzheitlichen, auf die individuellen Anforderungen zugeschnittenen Konzept, das den gesamten Prozess lückenlos abbildet: von der initialen Aktenregistrierung und -abholung vor Ort über die Digitalisierung bis hin zur Bereitstellung der Digitalisate und der datenschutzkonformen Vernichtung der Papierakten.

Eine besondere Herausforderung bestand darin, einen einheitlichen, skalierbaren Prozess zu etablieren, der zugleich ausreichend Flexibilität für die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Organisationseinheiten bietet. Denn Großstädte wie Duisburg vereinen eine Vielzahl fachlicher Zuständigkeiten und historisch gewachsener Strukturen, die im Rahmen eines kontrollierten Change-Prozesses von den jeweiligen Projektverantwortlichen gemeinsam mit der Cocq Datendienst GmbH durch abgestimmte Digitalisierungsprozesse miteinander in Einklang gebracht werden mussten.

Das Amt für Innovation und Zentrale Services, Sachgebiet 10-21 „Digitale Governance“, steuert zentral die Einführung der E-Akte innerhalb der Stadt Duisburg. Dies stellt sicher, dass alle Fachbereiche nach einheitlichen Standards unter Berücksichtigung ihrer individuellen Anforderungen angebunden werden. Die Sachgebietsleiterin Sina Bayram erklärt:

„Die Digitalisierungsleistungen werden von uns für die einzelnen Organisationseinheiten abgerufen. Typische Anlässe sind etwa anstehende Umzüge oder die Aufgabe von Archivflächen.“

Der entsprechende Ablauf gestaltet sich wie folgt: Cocq Datendienst generiert für jede zu digitalisierende Akte ein Deckblatt mit einem Barcode und stellt dieses der Stadt Duisburg zur Verfügung. Der Barcode enthält Informationen zur Akte und relevante Metadaten. „Bei Bauakten sind das beispielsweise Aktenzeichen, Ortsangaben oder Objektarten und bei Akten aus dem Jugendamt Personennamen und Adressdaten“, erläutert Sina Bayram.

„Wir erfassen dann die Akten digital über das Deckblatt und packen sie in Kartons. Darauf befinden sich ebenfalls Barcodes, die gescannt werden, sodass nachvollziehbar ist, welche Akten sich in welchem Karton befinden.“

Am Standort Hamburg angekommen, checkt Cocq Datendienst die Akten zunächst ein und bereitet sie für die Digitalisierung vor. Anschließend werden die Unterlagen gescannt. Da sich diese hinsichtlich ihres Alters, ihrer Materialbeschaffenheit und Druckqualität erheblich voneinander unterscheiden, werden die Scaneinstellungen, wie Auflösung, Helligkeit und Kontrast fortlaufend angepasst. So kann Cocq Datendienst unabhängig vom Ausgangsmaterial eine gleichbleibend hohe Ergebnisqualität sicherstellen.
Die Digitalisate werden als PDF/A-Dateien in einem mehrstufigen Verfahren qualitätsgesichert und der Stadt Duisburg auf einem SFTP-Server bereitgestellt. Von dort rufen städtische Mitarbeitende sie ab und importieren sie mithilfe eines Skripts automatisiert in die vorbereitete Aktenstruktur des ECM-Systems enaio® der OPTIMAL SYSTEMS GmbH. Dieses dient als zentrale Plattform der Stadt Duisburg zur revisionssicheren Ablage, Verwaltung und Recherche der digitalen Akten.Die Papierunterlagen bewahrt Cocq Datendienst nach dem Scannen in der Regel für drei Monate auf und vernichtet sie nach Freigabe durch die Stadt Duisburg datenschutzkonform.

„Wir haben aber auch die Möglichkeit, den Aufbewahrungszeitraum zu verlängern oder Unterlagen im Original anzufordern“, so Sina Bayram.

Lückenlose Transparenz

Mit dem von Cocq Datendienst entwickelten Online-Tool „Aktenbestandsregister“ (ABR) kann die Stadt Duisburg jederzeit den Bearbeitungsstatus einzelner Akten nachvollziehen. Berechtigte Mitarbeitende können über die Kennungen die Akten ihrer jeweiligen Organisationseinheit aufrufen und deren Status – „abgeholt“, „für das Scannen vorbereitet“, „digitalisiert“, „exportiert“ oder „vernichtet“ – einsehen. So wird maximale Transparenz über den gesamten Digitalisierungsprozess hinweg gewährleistet.

Flexibilität im laufenden Betrieb

Das ABR-Tool unterstützt auch Cocq Datendienst bei der internen Steuerung, da stets ersichtlich ist, welche Akte sich in welchem Karton befindet. Dadurch lassen sich einzelne Akten oder Dokumente, die sich bereits in der Produktionsstätte befinden, aber von der Stadt Duisburg benötigt werden, kurzfristig digitalisieren und bereitstellen (Scan-on-Demand).

„Diese Flexibilität stellt sicher, dass unser Verwaltungsbetrieb jederzeit handlungsfähig ist“, erläutert Sina Bayram.

Duisburg ist die fünftgrößte Großstadt Nordrhein-Westfalens und liegt strategisch günstig an der Mündung der Ruhr in den Rhein im Schnittpunkt von Niederrhein und Ruhrgebiet. Die traditionsreiche Hansestadt ist heute stark durch ihre industrielle Vergangenheit geprägt und gilt, neben der Hightech-Stahlproduktion, dank des weltweit größten Binnenhafens als eine zentrale logistische Drehscheibe in Europa.