DIGITALISIERUNG: KLEIN ANFANGEN IST AUCH EINE STRATEGIE

Bild: Erfolgreiche Digitalisierungsstrategie

Rund ein Drittel aller Teilnehmer räumt dem Thema Digitalpolitik einen hohen bis sehr hohen Stellenwert für seine Wahlentscheidung ein. Das zeigen die Wahlbarometer-Umfragen im Auftrag des eco – Verband der Internetwirtschaft e. V. Kein Wunder, denn laut Digital Riser Ranking des European Center for Digital Competitiveness (ECDC) landete Deutschland im Digital-Ranking der G7-Staaten zum zweiten Mal infolge auf dem vorletzten Platz. Im Ranking der G20-Nationen ist Deutschland viertletzter. Darüber hinaus zeigt der Report laut Prof. Dr. Philip Meissner, Direktor des ECDC, dass Bürger und Führungskräfte der Politik bezüglich der Digitalisierung ein schlechtes Zeugnis ausstellen. Doch wie sieht es in der Wirtschaft aus?

Überfordert die Digitalisierung den Mittelstand?

Sicherlich ist dort die Digitalisierung spätestens mit Corona zu einem Thema geworden. Doch vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen sind offenbar zögerlich. Denn in einer Befragung im Auftrag des Digitalverbandes Bitkom gab etwa die Hälfte der mittelständischen Unternehmen zwischen 100 und 499 Beschäftigten an, dass sie sich als Nachzügler sehen, wenn es um die Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen geht.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sich Unternehmen zwar damit beschäftigten, aber oft einfach gar nicht wissen, was Digitalisierung „von ihnen will“ und wie sie selbst anfangen können. Dabei ist die Digitalisierung kein Selbstzweck, sondern ein pragmatischer Weg, um Abläufe zu verschlanken, zu beschleunigen sowie qualitativ zu verbessern, Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten und so den Verwaltungsapparat effizienter zu gestalten. Der Weg dorthin muss nicht kompliziert sein.

Think big – start small

Unsere Empfehlung lautet, in kleinen Schritten vorzugehen. Es muss nicht gleich die vollständige digitale Abbildung des Rechnungseingangsprozesses sein. Auch 50 Buchhaltungsordner zu scannen, ergibt als erster Schritt von vielen Sinn. Denn das Ergebnis wird schnell spürbar. Statt zeitaufwändig in Unmengen von Papieren zu blättern und zu suchen, stehen die Informationen auf Tastendruck zur Verfügung. Das macht dann Lust auf mehr und das Digitalisierungsvorhaben gewinnt eine gewisse Eigendynamik. Dies zeigen folgende Beispiele:

bauwelt Delmes Heitmann
Der Anbieter im Baustoffhandel hatte ursprünglich interne und externe Dokumente wie Eingangsrechnungen und Lieferscheine selbst digitalisiert. Im Zuge der sukzessiven Expansionsstrategie beauftragte das Unternehmen dann uns als zentralen Digitalisierungspartner, um die Dokumente zuverlässig, schnell und qualitativ hochwertig in die Zielsysteme zu übertragen. Dabei handelt es sich um monatlich rund 6.500 Eingangsrechnungen und 25.000 Lieferscheine. Das Ergebnis: Das Personal, das die Digitalisierung bisher übernommen hatte, konnte anderweitig angesetzt werden. Außerdem plante der Baustoffhändler schon kurz danach, den Prozess auf weitere Belegtypen auszuweiten. Darüber hinaus denkt er über eine frühe Archivierung von Rechnungen und damit die vollumfängliche Nutzung eines elektronischen Rechnungsprüfungsprozesses nach. Nicht zuletzt konnte das Unternehmen aufgrund unserer Skalierbarkeit neue Standorte eröffnen, ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu schaffen und diese einzuarbeiten.

Gebr. Heinemann
Hier wurden zunächst sämtliche Verträge bzw. -Akten und vertragsähnliche Dokumente papierbasiert aufbewahrt. In der Folge stiegen die Kosten für deren Archivierung und die Mitarbeiter kämpften mit einem umständlichen Handling beim Bearbeiten von Verträgen. Deshalb entschieden sich die Verantwortlichen, die Akten mit rund 2.000 Verträgen sowie dazugehörigen Dokumenten zu digitalisieren. Wir haben die Unterlagen gescannt und als PDF-Dateien über eine verschlüsseltet SFTP-Verbindung an die Gebr. Heinemann geschickt. Über eine SAP-Schnittstelle gelangten die Dateien in eine Datenbank, aus der sie bequem mit Datum nebst dazugehörigem Vertrag aufgerufen werden können. Alternativ haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, in den Inhalten per Volltext zu suchen. Um Kündigungsfristen besser im Blick zu haben und Verträge rechtzeitig neu auszuhandeln, begannen die Mitarbeiter, Wiedervorlagenlisten rund um Vertragsdetails zu erstellen. Das erfolgreiche Projekt der Vertragsdigitalisierung aus der Zentrale in Hamburg soll auf weitere internationale Standorte ausgerollt werden.

Hauni Maschinenbau
Hauni hatte zunächst eingehende Rechnungen selbst gescannt. Das war zwar ein Fortschritt, jedoch noch mit einem hohen Zeitaufwand bei der Vorkontierung verbunden. Denn die Software erkannte nicht alle erforderlichen Positionen. Diese mussten manuell zugewiesen werden. Wir haben dann für Hauni Maschinenbau einen Verarbeitungsprozess auf dem bereits etablierten, internen Freigabeworkflow aufgebaut, ohne dass Hauni Schnittstellen oder Software-Tools anpassen musste. Statt dem bisherigen internen Zulauf haben wir die digitalisierten Belege in identischer Weise aufbereitet und zugeliefert. In diesem Zuge scannen wir die Belege und extrahieren sämtliche relevanten Rechnungsinformationen sowie Positionsdaten. Wir gleichen diese mit den vorhandenen SAP-Stammdaten ab und stellen validierte Rechnungsdaten im XML-Format zum direkten SAP-Import bereit. Eventuelle Abweichungen übermitteln wir vor der Bezahlung mit individuellen Fehlercodes zur manuellen Prüfung. Da der Abgleich mit den Bestellungen meist ohne Beanstandung erfolgreich verläuft, kann ein Großteil der Rechnungen direkt zur automatischen Bezahlung weitergeleitet werden.

Allein dies verdeutlicht: Klein anfangen, kann in Bezug auf die Digitalisierung eine erfolgreiche Strategie sein, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Diese Vorgehensweise erschließt die Vorteile nach und nach – bis hin zu einer vollständigen Automatisierung von Prozessen und damit hocheffizienten Abläufen. Unabhängig davon, an welcher Stelle Sie sich befinden, unterstützen wir Sie gern.

Kontaktieren Sie uns!