Hauni

RECHNUNGSEINGANGS-
VERARBEITUNG

KUNDE

Die Hauni Maschinenbau GmbH ist die Führungsgesellschaft der Hauni Group und weltweit führender Anbieter von Technologien sowie technischen Services für die internationale Tabakindustrie. Mit rund 4.500 Mitarbeitern an über 20 Standorten ist die Hauni Group weltweit vertreten und vereint die Marken Hauni, Garbuio, Decouflé, Borgwaldt, Borgwaldt Flavor, Sodim und Kodis. Die Hauni Group bildet das Geschäftsfeld Tabak des Körber-Konzerns.

AUFGABEN
STELLUNG

Die Cocq Datendienst GmbH hat die Rechnungseingangsverarbeitung für die Hauni Maschinenbau GmbH übernommen. Dabei gilt es die manuellen Tätigkeiten zu reduzieren und schnellere Abläufe zu schaffen.

Das jährlich zu verarbeitende Volumen wird mit etwa 180.000 Rechnungen beziffert. Dazu gehören auch Belege des Tochterunternehmens Universelle Engineering U.N.I GmbH sowie der ebenfalls mit ihr verbundenen Hauni Primary GmbH und der Baltic Metalltechnik GmbH.

COCQ
LÖSUNG

Cocq holt an jedem Werktag die Papierrechnungen von Hauni ab und digitalisiert diese anschließend in ihrer Produktionsstätte mit Hochleistungsscannern. Darüber hinaus werden die bereits elektronisch per E-Mail eintreffenden Rechnungen von Lieferanten in den speziell für Hauni aufgesetzten Verarbeitungsprozess im Hause Cocq importiert. Hierbei extrahiert Cocq sämtliche relevanten Rechnungsinformationen und Positionsdaten, gleicht diese mit allen vorhandenen SAP-Stammdaten ab und liefert validierte Rechnungsdaten im XML-Format zum direkten SAP-Import. Eventuelle Abweichungen erhält Hauni vor der Bezahlung mit individuellen Fehlercodes zur manuellen Prüfung.

Die Leistungen unterliegen einem 24-Stunden-Service-Level-Agreement mit einer 99,9%igen Qualität auf Feldebene. Aufgrund der Daten, die Cocq liefert, können Rechnungen automatisch zur Zahlung weitergeleitet werden.

DER
ERFOLG

Bevor Cocq die Rechnungseingangsverarbeitung übernahm, hatte Hauni die Rechnungen zwar bereits gescannt, jedoch war die Erkennungsrate deutlich geringer und die einzelnen Positionen mussten manuell zugewiesen werden. Somit stellte sich bereits in den ersten Tagen, nachdem Cocq die Eingangsrechnungsverarbeitung übernommen hatte, heraus, dass die für das Vorkontieren der Rechnungen erforderlichen Zeitaufwände deutlich gesunken sind. Da der Abgleich mit den Bestellungen meist ohne Beanstandung erfolgreich verlief, konnte ein Großteil der Rechnungen direkt zur automatischen Bezahlung weitergeleitet werden. Schon im ersten Monat der Zusammenarbeit konnte so die automatische Freigabequote von Hauni auf das Vierfache des Vormonats gesteigert werden. Julia Beatrice Bolloff-Albrecht, Group Manager Accounts Payable bei der Hauni Maschinenbau GmbH fasst zusammen: „Die Verarbeitungszeiten lagen bereits in den ersten Wochen im einstelligen Stundenbereich. Das heißt, morgens eingegangene Rechnungen befanden sich schon wenige Stunden später zur Bearbeitung im System.“