Lars Jorga ist Projektmanager in der Fachabteilung.
„Wir scannen nicht aus Prinzip, sondern nur solche Unterlagen, bei denen es wirklich sinnvoll ist, weil viele Kollegen damit ständig arbeiten.“
Wenn diese, wie bei der Hamburg Netz AG, nicht alle in der Firmenzentrale arbeiten, sondern verteilt in Schleswig-Holstein, ist der spontane Zugriff auf ein Papierdokument im zentralen Archiv schwierig.
Gescannt wurde vierfarbig. Während des gesamten Projektes richtete Cocq eine 24×7-Hotline ein, um notfalls Dokumente, die sich gerade im Scanprozess befinden, kurzfristig zur Verfügung zu stellen, falls sie dringend benötigt werden.
Die Vorbereitung für den Energiedienstleister bestand darin, die einzelnen Register in den Ordnern mit Barcodes zu bekleben.
Dadurch entsprach ein Ordner nicht einer großen Datei, sondern die Ordnerinhalte wurden mittels Barcode voneinander abgegrenzt und als einzelne Dateien erzeugt.
Alle weiteren Vorbereitungsarbeiten – Entklammern, Entfalten etc.- übernahm Cocq.
Die zurückgelieferten, verschlüsselten Datenträger enthielten dann PDF-Dokumente, die bereits einer Texterkennung unterzogen wurden. So ist jedes einzelne Dokument im Archiv nach Stichworten durchsuchbar.