Gebrüder Heinemann
DIGITALISIERUNG Von Vertragsakten
KUNDE
Gebr. Heinemann gehört weltweit zu den bedeutendsten Akteuren des internationalen Reisemarkts. In Europa ist das Unternehmen Marktführer und unter den Global Playern der Branche das einzige Familienunternehmen. Als Distributeur beliefert das Unternehmen mehr als 1.000 Kunden in über 100 Ländern. Im Einzelhandel betreibt Gebr. Heinemann mehr als 340 Heinemann Duty Free & Travel Value Shops, in Lizenz geführte Markenboutiquen und Concept Stores an 74 Flughäfen in 28 Ländern sowie Shops an Grenzübergängen und an Bord von Kreuzfahrtschiffen. Das familiengeführte Unternehmen hat ein Marken-Konzept entwickelt, um seine Duty Free & Travel Value Shops unverwechselbar zu machen.
AUFGABEN
STELLUNG
Um im sich stetig wandelnden Marktumfeld weiter eine führende Rolle einzunehmen, hat Gebr. Heinemann im Rahmen einer generellen Reorganisation zahlreiche der bestehenden Prozesse analysiert und neu ausgerichtet. Dazu gehörte auch das Vertragsmanagement. Bis Ende 2017 wurden sämtliche Verträge bzw. -Akten und vertragsähnliche Dokumente papierbasiert aufbewahrt. Das führte zu kontinuierlich steigenden Kosten für deren Archivierung. In den Büroräumen reihten sich meterweise Regale mit Aktenordnern aneinander. Damit einher ging das umständliche Handling beim Bearbeiten von Verträgen. Diese Argumente führten dazu, dass sich Gebr. Heinemann entschied, die Akten mit rund 2.000 Verträgen und dazugehörigen Dokumente zu digitalisieren. Das Unternehmen recherchierte nach einem passenden Dienstleister und startete eine Ausschreibung. An dieser beteiligte sich auf die Cocq Datendienst GmbH, die ihren Sitz ebenfalls in Hamburg hat. Aufgrund der örtlichen Nähe und der angebotenen Leistungen zu einem fairen Preis erhielt Cocq Datendienst von Gebr. Heinemann dann den Zuschlag für das Projekt.
COCQ
LÖSUNG
Um einen zügigen Projektverlauf sicherzustellen, haben die Mitarbeiter von Cocq Datendienst die Akten in der Unternehmenszentrale von Gebr. Heinemann bereits mit Barcodes versehen, welche Vorort mit diversen Indexwerten, wie zugriffsberechtige Abteilung, Vertragsdatum, -partner und -art verknüpft wurden. Anschließend wurden die Akten in die Produktionsstätte von Cocq Datendienst transportiert, dort gescannt und als PDF-Dateien über eine verschlüsseltet SFTP-Verbindung an Gebr. Heinemann geschickt. Über eine SAP-Schnittstelle gelangen die PDF-Dateien in eine Datenbank, auf die die berechtigten Mitarbeiter Zugriff haben. Sie können bequem mit dem Datum den dazugehörigen Vertrag aufrufen. Alternativ haben sie die Möglichkeit, in den Inhalten per Volltext zu suchen.
„Diese Herangehensweise ist natürlich deutlich schneller und einfacher, als die Recherche in papierbasierten Aktenordnern“, sagt Bianca Geswein, Business Compliance Manager bei Gebr. Heinemann.
„Außerdem haben unsere Mitarbeiter damit begonnen, Wiedervorlagenlisten rund um Vertragsdetails zu erstellen, um rechtzeitig Verträge neu auszuhandeln und Kündigungsfristen besser im Blick zu haben.“
Da einige Dokumente nicht digitalisiert werden können bzw. nur in Papierform gültig sind und ohne technische Hilfsmittel immer zur Verfügung stehen müssen, erhielt Gebr. Heinemann diese Akten nach der Digitalisierung zur Einlagerung zurück.
DER
ERFOLG
Cocq Datendienst hat Gebr. Heinemann bei dem Umstieg in die papierlose Archivierung unterstützt und deren Verträge zum größten Teil digitalisiert. Geringere Kosten und geringerer Papierverbrauch sind das Ergebnis. Aufgrund der guten und stets konstruktiven Zusammenarbeit plant Gebr. Heinemann mit Cocq das Projekt der Vertragsdigitalisierung auf weitere internationale Standorte auszurollen.