Im Zuge des Megatrends der Digitalisierung hat sich der Kreis Olpe eben diese als strategisches Ziel auf die Fahnen geschrieben. Als eine der ersten Dienststellen setzte nun die Ausländerbehörde diese Zielstellung mit Unterstützung der Cocq Datendienst GmbH um, die innerhalb weniger Monate 7.000 Akten mit insgesamt einer Million Blatt digitalisiert hat.

Bis vor Kurzem drängten sich in den Schränken der Ausländerbehörde des Kreises Olpe die Hängeregistermappen – teils mehr als 50 Jahre alt. Diese enthielten sämtliche Informationen zu den im Kreis Olpe lebenden Ausländern. Dazu gehörten vor allem Bescheide, Unterlagen zum Asylverfahren und Prüfungsunterlagen, die dazu dienen, das Aufenthaltsrecht zu klären. Folglich mussten die Mitarbeiter immer wieder Einblick in die Akten nehmen.

Effektives Frontoffice

Damit der Kreis Olpe seinen Platzbedarf reduzieren und vor allem die Sachbearbeitung in der Ausländerbehörde im Rahmen eines Frontoffices abwickeln kann, haben sich die Verantwortlichen dazu entschieden, die Bestandsakten digitalisieren zu lassen. Konkret ging es um sämtliche vor 2019 angelegten Ausländerakten. Thomas Grebe, Leiter Fachdienst Ordnung des Kreises Olpe, erläutert: „Natürlich muss jede Behörde schauen, möglichst wenig Büroraum in Anspruch zu nehmen, um die damit verbundenen Nebenkosten, beispielsweise Heizkosten, zu senken. Darüber hinaus haben wir die Ausländerbehörde organisatorisch umstrukturiert. Das war schon länger geplant und wurde durch Corona forciert. Vor dem Hintergrund des Arbeits- und Infektionsschutzes bauen wir unser Kreishaus um, sodass zukünftig die Ausländersachbearbeitung im Rahmen eines Frontoffices abgewickelt wird. Konkret bedeutet dies, dass Kunden an mit Trennwänden versehenen Schaltern ihre Anliegen vortragen. Um diesen Schalterbereich effektiv zu nutzen, ist es hilfreich, die Akten digitalisiert vorzuhalten. Dadurch können die Sachbearbeiter vom Schalter auf die digitale Akte zugreifen. Der angenehme Nebeneffekt ist, dass wir Platz einsparen und beispielsweise Einzelbüros in Doppelbüros umgewandelt werden konnten.“

Der Projektablauf

Das Projekt startete im Mai 2020. Aufgrund der hervorragenden Referenzen und des bestehenden Rahmenvertrags mit der kommunalen Südwestfalen-IT (SIT) erhielt die Cocq Datendienst GmbH den Zuschlag, die Akten zu digitalisieren. Nach Besprechung des Projektverlaufs stellte Cocq dem Kreis Leitbelege mit Barcodes zur Verfügung. Ein solcher Barcode beinhaltete die Ausländerzentralregisternummer und andere individuelle Merkmale der Akte, die auch zur Vergabe der Dateinamen genutzt wurden. Die Mitarbeiter des Kreises Olpe versahen die Ausländerakten mit den jeweiligen Barcodes. Cocq registrierte jeden einzelnen Aktenbarcode bei der Abholung, verpackte die Akten und transportierte sie chargenweise nach Hamburg. Hier bereiteten die Mitarbeiter die teilweise aufgrund ihres Alters beschädigten bzw. zerknitterten Akten auf, scannten sie und stellten sie über eine verschlüsselte Verbindung dem Kreis Olpe digital in der Cloud zur Verfügung. Dabei wurde grundsätzlich eine Ausländerakte in einer Datei zusammengefasst. Lediglich bei umfangreichen Akten entstanden mehrere Dateien, die dann in enaio, dem vom Kreis Olpe genutzten Dokumenten-Management-System (DMS), zusammengeführt wurden. Den Import in das DMS übernahm der Dienstleister SIT.

Bezüglich der Digitalisate entschied sich der Kreis Olpe für das langzeitarchivtaugliche PDF/A-Format. „Ausländerakten müssen 30 Jahre nach Wegzug ins Ausland oder Versterben der Person aufbewahrt werden“, begründet Thomas Grebe die Entscheidung.

Ende Oktober waren alle Akten termingerecht digitalisiert, die anschließend der langjährige Partner der Cocq Datendienst GmbH, die Fa. GreenDataProtection Akten- und Datenträgervernichtung GmbH & Co. KG, datenschutzkonform vernichtete. Lediglich Unterlagen von rechtlicher Relevanz gab der Scandienstleister im Original der Behörde zurück, die diese dann an die jeweiligen Personen versandte. Dabei handelte es sich beispielsweise um abgelaufene Pässe, Aufenthaltstitel oder gekordelte Gerichtsurteile. „Alles in allem eine überschaubare Menge, die wohlbehalten wieder bei uns angekommen ist“, so Thomas Grebe.

Vorreiter für weitere Abteilungen

Neben der Platzersparnis und der Umsetzung des Frontoffices konnte der Kreis Olpe außerdem die 2020 zunehmende Arbeit von zuhause umsetzen. Hier ergab sich immerhin ein Zuwachs um 70 bis 75 Prozent. Dazu sagt der Fachdienstleiter: „Als wir das Projekt initiierten, ahnte noch niemand, wie sich die Corona-Pandemie auf das Arbeitsleben auswirken würde. Durch die Digitalisierung stellen wir sicher, dass die Mitarbeiter auch von zuhause auf die digitalen Akten zugreifen können.“

Seit November 2020 ist die Ausländerbehörde komplett im digitalen Betrieb und damit Vorreiter für weitere Abteilungen im Kreis Olpe. „Auch andere Bereiche denken über die Aktendigitalisierung nach und da können wir Cocq weiterempfehlen“, betont Thomas Grebe. „Der Scandienstleister hat das Projekt sehr professionell abgewickelt und wir haben uns gut aufgehoben gefühlt. Zu jeder Frage oder jedem Problem erhielten wir mindestens zwei passende Lösungsmöglichkeiten, sodass diese schnell erledigt waren. Wir hatten jederzeit das sichere Gefühl, unsere Dokumente digital in guter Qualität zurückzuerhalten.“