Tagesaktuelle Digitalisierung des weltweiten Rechnungseingangs.
ASML
Die Aufgabenstellung
Als Global Player mit einem jährlichen Umsatzvolumen von mehr als 5,6 Mrd. € hat die Optimierung des Cashflow für die elementaren Geschäftsprozesse einen immensen Stellenwert. Um die durch den Tablet-Boom stark gestiegene Nachfrage nach Halbleitersystemen befriedigen zu können, benötigt ASML die maximale Flexibilität bei der Beschaffung essentieller Produktionsmaterialien.
Diese wiederum können nur dann Just-in-Time zur Verfügung gestellt werden, wenn die im Hintergrund laufenden Zahlungsprozesse reibungslos funktionieren und Zahlungsziele gemäß Lieferantenvereinbarungen eingehalten werden.
Die größte Herausforderung liegt hierbei in der breiten Streuung der etwa 1.500 Eingangsrechnungen pro Tag, die durch ihre Herkunft aus Asien, Europa, sowie den USA über 24 Stunden des Tages verteilt in der Konzernzentrale im niederländischen Veldhoven zur weiteren Bearbeitung eingehen. Die Unabdingbarkeit eines maximal automatisierten Prozesses zeigt sich allein bei der Einhaltung von Skontofristen, welche bei einem Umsatzvolumen in der Größenordnung von ASML im deutlich
zweistelligen Millionenbereich liegen.
Projekt
Tagesaktuelle Digitalisierung des weltweiten Rechnungseingangs.
Herausforderung
Erreichung einer automatischen Rechnungsbezahlungsquote > 90% bei einem tgl. Eingang > 2.000 Rechnungen.
Lösung
Separate Verarbeitungsprozesse für die länderspezifische Abbildung von europäischen, amerikanischen sowie asiatischen Rechnungsvorgaben.
Copyright: ASML
Die Cocq Lösung
Um die gewünschte Prozessautomatisierung für die zentrale Rechnungseingangsverarbeitung seiner 50 weltweiten Niederlassungen zu gewährleisten, entschied sich der niederländische Technologiegigant für die Invoice Management Lösung von Cocq Datendienst.
Die Cocq Invoice Management Lösung cIM überzeugte durch:
- Full-Service-Dienstleistung von der Projektierung und Realisierung innerhalb der Rahmenparameter, bis zur fortwährenden Prozessberatung nach erfolgreichem Going-Live
- Übermittlung der vollständig verifizierten Rechnungsinformationen gemäß Kundenvorgaben innerhalb eines 24 Stunden Service-Level-Agreement (SLA) nach Rechnungseingang
- „Track & Trace“ von Rechnungen innerhalb des einzelnen Prozessschritte
- Tagesaktuelle Verarbeitung von ca. 1.500 Rechnungen internationaler Herkunft
- Integration verschiedener Medien-Eingangskanäle in den Workflow (Papier & Email)
- Verifikation der Validierungsergebnisse gegen tagesaktuelle Bestell- und Lieferantendaten
- Versand automatischer Reply-Nachrichten beim Empfang von prozesskonformen Dokumenten an den Lieferanten (Email-Eingang)
- Aussteuerung nicht prozesskonformer Dokumente durch vor- sowie nachgelagerte QM Prozesse (Papiereingang)
- 95% garantierte Korrektheit aller gelesenen Rechnungsinformationen
Der Erfolg
Drei Monate nach der erfolgreichen Realisierung des Projektes erreichte ASML eine automatische Bearbeitungsrate (Straight Through Processing) bei eingehenden Rechnungen von über 60%. 900 der täglich ca. 1.500 Eingangsrechnungen werden damit unabhängig ihres Medientypes oder Herkunftsortes anhand der bereitgestellten Abgleichdaten inhaltlich gemäß Kundenvorgaben auf Korrektheit der Bestellung geprüft und automatisch validiert. Die exportierten Rechnungsdaten, sowie das digitale Abbild der Originalrechnung, werden abschließend automatisch per gesicherten SFPT-Transfer im ERP-System des Kunden verbucht.
Durch die innerhalb des Prozesses gewonnenen Zusatzinformationen, wie Anzahl der Rechnungen je Kunde, sowie Differenzierung nach eingegangenem Medientyp ist es ASML gelungen, einen Großteil seiner Lieferanten bereits auf den digitalen Rechnungsversand umzustellen. So liefern aktuell über 60% der ASML-Lieferanten bereits prozesskonforme Rechnungen im PDF-Format und reduzieren damit nicht nur ihre eigenen Versand- und Prozesskosten, sondern tragen durch den reduzierten Materialeinsatz ebenfalls zur ökologischen Nachhaltigkeit des automatisierten Rechnungseingangs bei.
