KGSt-FORUM: Erfolg auf ganzer Linie

Cocq Datendienst auf dem KGSt-FORUM

In diesem Jahr waren wir erstmals auf dem KGSt-FORUM vertreten und können nun auf eine gelungene Premiere zurückblicken. An den drei Veranstaltungstagen im Congress Center Hamburg (CCH) führten wir mehr als 50 fundierte Gespräche mit Vertretern öffentlicher Einrichtungen. Dabei wurde erneut der große Bedarf rund um die Digitalisierung insbesondere von Bau-, Personal- und Ausländerakten deutlich. Einige unserer Gesprächspartner teilten uns mit, dass sie gerade entsprechende Ausschreibungen für anstehende Digitalisierungsprojekte ausarbeiteten.

Von anderen Besuchern hörten wir, dass sie zurzeit damit beschäftigt seien, ihr bestehendes, aber nicht mehr funktionierendes eAkten- oder Dokumenten-Management-System auszutauschen. Sie legten dort in der Vergangenheit zwar ihre aktuellen Dokumente digital ab, ließen aber die Bestandsakten außen vor. Das soll sich nun ändern. In anderen Verwaltungen haben einige Abteilungen ihre Unterlagen bereits digitalisiert, wogegen andere noch papierbasiert arbeiten.

Auch bauliche Veränderungen, Gebäudesanierungen oder schlicht und ergreifend Platzmangel waren häufig genannte Argumente, um über die Digitalisierung von Bestandsakten nachzudenken.

Ein weiterer Grund hierfür, den wir zugegebenermaßen zum ersten Mal hörten, ist die Arbeitsplatzergonomie. So berichtete ein Behördenvertreter, dass die Motoren der höhenverstellbaren Schreibtische unter der Last der Papierakten aufgegeben hätten und sich die Tischplatten nicht mehr nach oben fahren ließen.

Wir haben uns sehr über das durchweg positive Feedback unserer Besucher gefreut – und es gibt weiterhin viel für uns zu tun.

Cocq Datendienst ist erstmals auf dem KGSt-FORUM dabei

Cocq Datendienst ist erstmals auf dem KGSt-FORUM dabei

Heimspiel für Cocq Datendienst: Das Unternehmen ist vom 27. bis 29. September 2023 als Partner auf dem KGSt-FORUM im Congress Center Hamburg (CCH) vertreten. Teilnehmer erfahren am Stand F24 im Foyer 3, wie sie mit Unterstützung des Dokumenten- und Scandienstleisters ihre Verwaltung nachhaltig vom Papier befreien können. Das KGSt-FORUM ist Deutschlands größter kommunaler Fachkongress, der alle drei Jahre unter einem neuen Motto an wechselnden Standorten stattfindet.

Auf dem KGSt-FORUM stehen wichtige kommunale Themen sowie damit verbundene Fragestellungen, Lösungsansätze und innovative Ideen im Zentrum. Einen Schwerpunkt bildet dabei der digitale Wandel, weshalb sich die Cocq Datendienst GmbH für die Teilnahme an der Veranstaltung entschieden hat. „Wir laden alle Teilnehmer des KGSt-FORUMS an unseren Stand ein, um mit uns über ihre anstehenden Digitalisierungsprojekte zu sprechen“, betont Martin Echt, Betriebsleiter der Cocq Datendienst GmbH. „Während ihres Besuchs können sie sich ein umfassendes Bild von unserem professionellen Service machen, der über die reine Digitalisierung weit hinausreicht. So stellen wir beispielsweise optional über einen gesicherten Webzugriff ein elektronisches Archiv zur Verfügung. Dessen Hosting erfolgt in unserem abgesicherten Rechenzentrum in Hamburg-Bergedorf, das wir gern im Rahmen einer Betriebsbesichtigung präsentieren.“

Dass Cocq Datendienst die Digitalisierung wie auch einen professionellen Service beherrscht, hat das Unternehmen in seiner über fünfzigjährigen Firmengeschichte bei zahlreichen Tätigkeiten für öffentliche Verwaltungen bewiesen.

Ein aktuelles Beispiel ist der Märkische Kreis, den Cocq ebenfalls von seiner Digitalisierungskompetenz überzeugen konnte. Hier verarbeitete der Dienstleister im Rahmen eines Initialprojektes rund 20.000 Ausländerakten mit insgesamt 1,7 Millionen Dokumenten zuverlässig innerhalb von vier Monaten. „Dabei überzeugte Cocq nicht nur mit seinem professionellen Service, sondern auch mit seiner hohen Flexibilität und Zuverlässigkeit“, resümiert Benjamin Richter, Projektleiter DMS beim Märkischen Kreis, und ergänzt: „Mit den digitalen Akten konnten wir die Prozesse in unserer Ausländerbehörde zu einem hohen Grad automatisieren.“ Zu den weiteren Vorteilen digitaler Bestandsakten zählen kürzere Recherchezeiten, die zügigere Beantwortung von Anfragen, ein ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente sowie ein geringerer Platzbedarf.

Über Cocq Datendienst:
Die Cocq Datendienst GmbH unterstützt ihre Kunden auf dem Weg zu schnellen und effizienten Geschäftsprozessen. Dazu bildet das Unternehmen mit Sitz in Hamburg-Bergedorf das komplette Spektrum der Digitalisierung rund um die Themen Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Datenextraktion ab.
Seit mehr als 50 Jahren hilft Cocq Datendienst Unternehmen aller Branchen bei der praxistauglichen und zeitgemäßen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Angebotsbandbreite reicht von der ad-hoc-Digitalisierung von Aktenbeständen, über die vollständige Digitalisierung des Post- und Rechnungseingangs sowie der gezielten Extraktion und Validierung von Daten bis zu deren Hosting im eigenen Online-Archiv. Für die aktuell 70 Mitarbeiter/innen ist dem norddeutschen Traditionsunternehmen kein Projekt zu komplex. Dabei wird die Dienstleistung stets eng in die Systeme und Prozesse der Kunden integriert.
Zahlreiche namhafte deutsche und internationale Unternehmen vertrauen seit vielen Jahren auf die Kompetenz der Cocq Datendienst GmbH, darunter die Deutsche Bahn AG, die Firma Hauni oder die Daimlertochter myTaxi.

Ihre Redaktionskontakte:
Cocq Datendienst GmbH
Ruselerweg 19
21033 Hamburg
Martin Echt
Tel.: +49 40 725 609-0
E-Mail: martin.echt@cocq.de

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