Seit 2018 herrschen neue Eigentumsverhältnisse an den Gasübergabestationen und Hochdruckleitungen der Hamburg Netz GmbH. Deshalb entschied sich das Unternehmen, einen großen Teil seiner Unterlagen zu diesen Anlagen künftig nicht mehr in Papierform, sondern digital vorzuhalten. Die Cocq Datendienst GmbH ist der bevorzugte Partner für den Transformationsprozess.

Die Hamburg Netz GmbH (ehemals HanseWerk, heute eine aktive E.ON Tochter) betreibt das Erdgasnetz in der Freien und Hansestadt Hamburg mit 7.900 Kilometern Länge und 160.000 Hausanschlüssen.

2010 hatte E.ON den Netzbetrieb in Norddeutschland umstrukturiert und das bisherige E.ON Hanse-Gasnetz auf drei Netzgebiete – Hamburg, Schleswig-Holstein/Nord Niedersachsen, Mecklenburg-Vorpommern/Brandenburg – aufgeteilt.

Der Betrieb des Erdgasverteilnetzes in Hamburg wurde im gleichen Jahr auf die Hamburg Netz GmbH übertragen. Anteilseigner des Unternehmens sind heute die Freie und Hansestadt Hamburg sowie die HanseWerk AG, eine Tochtergesellschaft der E.ON SE.

E.ON ist damit noch Mitgesellschafter, das Gasnetz jedoch gehört ab dem 1. Januar 2018 vollständig der Stadt Hamburg. Diese folgt damit einem entsprechenden Volksentscheid von 2013 zum Rückkauf; sie möchte damit mehr Spielraum für die Umsetzung der Energiewende gewinnen. Für die interne Organisation bleiben unternehmerische Transaktionen solcher Art nicht ohne Folgen, weshalb es zur Entscheidung kam, die Anlagendokumentation der Gasübergabestationen und Hochdruckleitungen komplett zu digitalisieren.

Über einen Rahmenvertrag scannt Cocq bereits u.a. Kontoauszüge und Rechnungen für die Hamburg Netz GmbH. 2017 betraute der Energieversorger den Scandienstleister nun mit diesem weiteren Großprojekt.

Unterlagen zu 1000 Kilometer Rohren

In den Übergabestationen nimmt die Hamburg Netz GmbH das Gas ihrer Lieferanten entgegen und bereitet es auf.

Ein aufwändiger Vorgang, der eine komplexe Technik erfordert. Die Stationen haben die dreifache Größe eines Einfamilienhauses. Über das Hochdrucknetz mit einer Länge von 1000 Kilometern wird das Gas anschließend zum Endverbraucher transportiert.

Die Unterlagen, welche diese Anlagen beschreiben, umfassen insgesamt knapp 900 Aktenordner, jeder mit rund 200 Blatt: Konstruktionszeichnungen bis zum Format A0, Vertragsunterlagen über Grundstücke, behördliche Genehmigungen, Abnahmeprotokolle – Unterlagen, auf welche die Beschäftigten der Abteilung Transportnetze & Absperrtechnik im laufenden Betrieb immer wieder zugreifen müssen. Um etwa zu wissen, welches Ventil abzuschalten ist, wenn es mal Leitungsprobleme gibt.

Lars Jorga ist Projektmanager in der Fachabteilung: Wir scannen nicht aus Prinzip, sondern nur solche Unterlagen, bei denen es wirklich sinnvoll ist, weil viele Kollegen damit ständig arbeiten.

Wenn diese, wie bei der Hamburg Netz AG, nicht alle in der Firmenzentrale arbeiten, sondern verteilt in Schleswig-Holstein, ist der spontane Zugriff auf ein Papierdokument im zentralen Archiv schwierig.

Zwei Wochen Bearbeitungszeit

„Die Cocq Datendienst ist unser Partner in diesem umfangreichen Digitalisierungsprojekt, weil wir bei ihm das beste Preis-Leistungs-Verhältnis vorfanden“, erklärt Lars Jorga. Auch im Nachhinein bestätigte sich die Entscheidung: „Die Zusammenarbeit war hervorragend, was Betreuung, Rücklieferung und die Aufarbeitung der Chargen betrifft. Vorab stimmten wir jeweils ab, wann welche Ordnerchargen an der Reihe wären. In vier Tranchen holte Cocq die Ordner bei uns ab. Jeweils zwei Wochen später bekamen wir fristgerecht eine mobile Festplatte mit den digitalisierten Unterlagen zurück, die wir einfach in unser elektronisches Archiv überspielen konnten. Wenn wir einmal kleine Differenzen in der Auswertung feststellten, wurden diese unverzüglich geprüft.“

Gescannt wurde vierfarbig. Während des gesamten Projektes richtete Cocq eine 24×7-Hotline ein, um notfalls Dokumente, die sich gerade im Scanprozess befinden, kurzfristig zur Verfügung zu stellen, falls sie dringend benötigt werden. Die Vorbereitung für den Energiedienstleister bestand darin, die einzelnen Register in den Ordnern mit Barcodes zu bekleben. Dadurch entsprach ein Ordner nicht einer großen Datei, sondern die Ordnerinhalte wurden mittels Barcode voneinander abgegrenzt und als einzelne Dateien erzeugt.

Alle weiteren Vorbereitungsarbeiten – Entklammern, Entfalten etc.- übernahm Cocq. Die zurückgelieferten, verschlüsselten Datenträger enthielten dann PDF-Dokumente, die bereits einer Texterkennung unterzogen wurden. So ist jedes einzelne Dokument im Archiv nach Stichworten durchsuchbar.

Nach Abschluss der Digitalisierung zeigte sich für Lars Jorga und seine Mitarbeiter/innen rasch der große Nutzen elektronisch vorgehaltener Dokumente: schneller Zugriff auf die Unterlagen, kein Gang mehr ins Archiv, verteilter Zugriff für alle Beschäftigten durch Speicherung im zentralen Archivsystem.