DB VERBANNT GRUNDSTEUERAKTE – COCQ DATENDIENST SCANNT GRUNDSTEUERAKTEN DER DEUTSCHEN BAHN

Cocq Datendienst Beitragsbild Logo Eigenständig

Hamburg. Die Deutsche Bahn hat ihre Büros von 70.000 Grundsteuerakten befreit und so zusätzlichen Platz geschaffen. Darüber hinaus können die Mitarbeiter komfortabel und schneller auf die Akten zugreifen. Die digitalisierte Aufbewahrung der Unterlagen hat es möglich gemacht – ein Wunsch, den die Deutsche Bahn seit langem hegte und mit Unterstützung der Cocq Datendienst GmbH innerhalb eines Jahres umgesetzt hat.

Bis Mitte 2018 bewahrte die Deutsche Bahn sämtliche Grundstücksakten papierbasiert in Stahlschränken mit Hängeregistern auf, die teure Büroflächen beanspruchten. Inhalte der 70.000 Akten sind vor allem amtliche Bescheide, Steuererklärungen und Korrespondenzen oder großformatige Pläne, wie Lagezeichnungen mit Gebäuden. Das Aufbewahren von Papier hatte zur Folge, dass die Mitarbeiter wertvolle Zeit damit verbracht haben, Unterlagen zusammenzustellen. Arbeiteten sie nicht an ihrem Bürostandort, mussten sie benötigte Unterlagen mitnehmen, so dass diese dann für Kollegen nicht zugänglich waren. Um diesen Zustand zu ändern und damit unter anderem flexible Arbeitsmodelle weiter zu fördern, entschied sich der Konzern, die Grundstücksakten zu digitalisieren und so eine standortunabhängige Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Farbiges Scannen war unabdingbar

Für die Beauftragung eines geeigneten Dienstleisters wurde eine Ausschreibung gestartet. Die darin enthaltene Aufgabenstellung lautete, innerhalb von zwölf Monaten 70.000 Akten mit gemischten Inhalten farbig zu scannen und in jeweils einer PDF/A-Datei volltextfähig zur Verfügung zu stellen. „Das Thema ‚Farbe‘ war für uns aus mehreren Gründen sehr wichtig,“ sagt Sandra Hasselbach, Juristin in der Grundsteuerabteilung, Change Coach und Prozessbegleiterin hybrid bei der Deutschen Bahn AG, und erläutert. „Die Grundstücke gehören mehreren Tochterunternehmen unseres Unternehmens, die in den Unterlagen unterschiedlich farbig abgebildet sind. Hinzukommt, dass bei Plänen farbige Linien sowie Flächen vorhanden sind und Dokumente zum Teil Textmarkereinträge enthalten. Diese Informationen mussten bei den digitalen PDFs erhalten bleiben.“ Ein weiteres Argument, das für farbiges Scannen sprach, war, dass die Pläne teilweise sehr alt und damit vergilbt waren. Sie wurden zur Aufbewahrung gefaltet, was im Laufe der Zeit zu dunkleren Rändern an den Faltkanten führte. Das Schwarz-Weiß-Scannen hätte dazu geführt, dass wichtige Informationen verloren gegangen wären.

An der Ausschreibung beteiligten sich drei Scandienstleister, wozu auch die Cocq Datendienst GmbH mit Sitz in Hamburg gehörte. Das Unternehmen bildet mit seinen 70 Mitarbeitern das komplette Spektrum der Digitalisierung rund um die Themen Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Datenextraktion ab. Zunächst erläuterte die Deutsche Bahn den Bewerbern im Rahmen eines Roundtables die Aufgabenstellung und diskutierte mit ihnen mögliche Umsetzungsszenarien. „Dabei brachten sich die Vertreter von Cocq mit inhaltlich guten Vorschlägen und Ideen ein, die wir selbst zu dem Zeitpunkt noch nicht in Betracht gezogen hatten“, sagt Sandra Hasselbach. Anschließend wurden die Anbieter aufgefordert, Probescans abzugeben. Auch hier überzeugte Cocq, indem es die qualitativ besten Ergebnisse ablieferte. „Hinzu kamen kaufmännische Gründe, so dass wir uns entschlossen haben, Cocq mit der Digitalisierung unserer Grundstücksakten zu beauftragen“, erläutert die Juristin.

 

Copyright: Deutsche Bahn AG / Kai Michael Neuhold

Barcodes halfen beim Monitoring

Für eine lückenlose Umsetzung erhielt Cocq von der Deutschen Bahn eine Aufstellung der Grundstücksakten. Die bahninternen Aktenzeichen hat der Scandienstleister dafür verwendet, um Barcodes zu erstellen und diese der Deutschen Bahn für jedes Bundesland in jeweils einer Rolle zur Verfügung zu stellen. So konnte der Konzern seine Akten mit den jeweiligen Barcodes bekleben. „Mit dieser Vorgehensweise konnten wir gleichzeitig unsere Stammdaten kontrollieren und prüfen, ob sämtliche Akten vorhanden waren“, so die Prozessbegleiterin hybrid bei der Deutschen Bahn.

Cocq erhielt die Grundstücksakten per Spedition in Chargen, die jeweils nach Bundesländern aufgeteilt waren. Beim Eingang wurden die Akten dann mittels der Barcodes registriert und dabei kontrolliert, ob die Nummern mit dem Stammdateneintrag übereinstimmten. „Wir wussten so zu jeder Zeit, welche Akten sich bei uns im Haus in welchem Bearbeitungsstatus befanden,“ sagt Marc Ebel, verantwortlicher Projektleiter bei Cocq. „Mit diesem lückenlosen Monitoring waren wir in der Lage, Rückfragen seitens der Deutschen Bahn sofort zu beantworten“. Nach der Registrierung erfolgte die Aufbereitung der Akten. Dazu entnahmen die Mitarbeiter die großformatigen Pläne, um diese mit einem Großformat-Scanner zu digitalisieren. Da die Pläne von der Qualität sehr unterschiedlich waren, mussten sie individuell mit unterschiedlichen Farb- und Kontrasteinstellungen verarbeitet werden. Parallel erfolgte die Digitalisierung der übrigen Unterlagen mittels Einzugs-Scanner. Eine kontinuierliche, vollständige visuelle Kontrolle stellte dabei die Qualität der digitalisierten Unterlagen sicher. Anschließend wurden die Pläne und Dokumente in einer PDF/A-Datei so zusammengeführt, dass sie chronologisch wie die Grundsteuerakten aufgebaut waren. Damit die Mitarbeiter der Deutschen Bahn auf die Pläne schnell zugreifen können, wurden diese mit Lesezeichen versehen.

Nachdem die jeweiligen Akten fertig verarbeitet waren, übermittelte Cocq die entstandenen PDF/A-Dateien sofort per HTTPS-Verbindung an das Datenmanagement-System der Deutschen Bahn. Die Papierdokumente wurden aus Sicherheitsgründen an das Archiv nach Thyrow geschickt. „Bisher hatten wir aber noch nie die Situation, dass wir auf die Papierakten zugreifen mussten“, so Sandra Hasselbach.

 

Digitalisierung als Gatekeeper für flexible Arbeitsmodelle

Cocq konnte das Projekt im vereinbarten Zeitrahmen und vor allem zur Zufriedenheit der Deutschen Bahn abwickeln. Sandra Hasselbach: „Wir hatten immer das Gefühl, dass unsere Grundstücksakten in guten Händen waren. Bei Rückfragen erhielten wir in kürzester Zeit Auskunft, beispielsweise, wo sich welche Akte gerade befindet.“ Heute ist die Deutsche Bahn in der komfortablen Situation, in kürzester Zeit auf die Dokumente zuzugreifen. Selbst in dem Fall, wenn der zuständige Mitarbeiter gerade erkrankt ist oder sich im Urlaub befindet, sind Kollegen bei Rückfragen sofort auskunftsfähig. Die Stahlschränke in den Büroräumen am Standort in Frankfurt am Main sind abgebaut, sodass zusätzliche freie Flächen zur Verfügung stehen. „Das flexible Arbeiten von zu Hause aus ist richtig komfortabel geworden, denn das Transportieren von Unterlagen gehört der Vergangenheit an.“ 

 

Copyright: Deutsche Bahn AG / Claus Weber
Über Cocq Datendienst:
Die Cocq Datendienst GmbH unterstützt ihre Kunden auf dem Weg zu schnellen und effizienten Geschäftsprozessen. Dazu bildet das Unternehmen mit Sitz in Hamburg-Bergedorf das komplette Spektrum der Digitalisierung rund um die Themen Scandienstleistung, Dokumentenmanagement und Datenextraktion ab. Seit mehr als 50 Jahren hilft Cocq Datendienst Unternehmen aller Branchen bei der praxistauglichen und zeitgemäßen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Angebotsbandbreite reicht von der ad-hoc-Digitalisierung von Aktenbeständen, über die vollständige Digitalisierung des Post- und Rechnungseingangs sowie der gezielten Extraktion und Validierung von Daten bis zu deren Hosting im eigenen Online-Archiv. Für die aktuell 70 Mitarbeiter/innen ist dem norddeutschen Traditionsunternehmen kein Projekt zu komplex. Dabei wird die Dienstleistungen stets eng in die Systeme und Prozesse der Kunden integriert. Zahlreiche namhafte deutsche und internationale Unternehmen vertrauen seit vielen Jahren auf die Kompetenz der Cocq Datendienst GmbH, darunter die Deutsche Bahn AG und die Daimlertochter myTaxi (heute Free Now ).

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