SCANNEN ALLEIN REICHT NICHT

Zielgenauer Zugriff auf digitale Dokumente

Ein Jahr Corona: Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen? – diese Frage stellte der Branchenverband Bitkom bereits im Mai 2021. Seine Studie zum Thema offenbarte: Jedes vierte Unternehmen setzt noch überwiegend auf Papier, bei 40 Prozent verlaufen die Büroprozesse hälftig auf Papier – und dies zu Zeiten, wo schon Abertausende in ihren Homeoffices saßen und auf digitales Arbeiten angewiesen waren.

Dabei findet sich in deutschen Büros heute ein reichhaltiges Arsenal, um Papierdokumente professionell zu digitalisieren, von der Scanstrecke bis zum handlichen Multifunktionsgerät. Sogar mit dem Smartphone lassen sich Ausdrucke schnell und unkompliziert einscannen. Schön und gut. Doch wenn das digitale Pendant des Papierstapels anschließend in einer digitalen Ablagestruktur landet – zum Beispiel einer Mieterakte –, hat man zwar Platz für Aktenordner gespart. Automatisch besser im Zugriff sind die im Dokument enthaltenen relevanten Informationen dadurch aber lange noch nicht.

Wer mit Metadaten nichts Sinnvolles anstellt, sucht weiter

Ergänzt werden Digitalisierungsbemühungen meist durch den Einsatz einer OCR (engl. für Optical Character Regonition) – also einer Art optischer Buchstabenerkennung, die digitalisierte Bilder durchsuchbar macht. So lässt sich innerhalb der digitalisierten Dokumente gezielt nach Begriffen, wie dem Namen des Mieters oder einer Adresse suchen. Das erleichtert das Auffinden bestimmter Informationen – im Vergleich zu einer reinen Digitalisierung (ohne OCR) schon einmal deutlich.

Scan- und OCR-Technologien sind aber längst nichts Neues mehr. Wie kann es daher sein, dass noch immer über die Hälfte der Beschäftigten deutscher Unternehmen angeben, ihre Arbeit werde dadurch erschwert, dass sie nicht auf Daten in Dokumenten zugreifen können, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen? Dies zumindest ist das Ergebnis einer neuen globalen Studie des Spezialisten für Digital Intelligence ABBYY. Bei dieser gaben 95 Prozent der Befragten an, über acht Stunden pro Woche damit zu verbringen, in Dokumenten nach Informationen zu suchen, die sie u.a. für die Kundenbetreuung benötigen. Ein Viertel verliert somit wöchentlich einen gesamten Arbeitstag an Zeit – trotz initialer Digitalisierungsbemühungen!

Strukturierte Bereitstellung im DMS

Dem Problem des schlechten Zugriffs ist also mit Scannen und der Möglichkeit zur Volltextrecherche noch nicht beigekommen. Denn auch ein vollständig per OCR durchsuchbar gemachtes Dokument wäre noch eines, in dem jemand nach der Information suchen muss, die er benötigt – zugegeben einfacher als in Papier zu suchen, bei weitgefassten Suchbegriffen dennoch nicht selten ein Suchvorgang mit mehr Treffern, als einem lieb ist. Genau deswegen sollte es vielen Unternehmen vielmehr darum gehen, die ausgelesenen geschäftskritischen Informationen auch strukturiert bereitzustellen, und zwar zentral in einem Dokumenten-Management-System (DMS). Dies erst macht den entscheidenden Unterschied. Wer es gut meint, selbst scannt, dann jedoch den Prozess nicht zu Ende denkt, entfaltet eben nur die halbe Leistungsfähigkeit von Digitalisierung.

So ist es eben nicht damit getan, Dokumente zu digitalisieren, um sie einfach nur „irgendwo“ abzulegen und den Mehrwert der Digitalisierung im Heil der OCR-Erkennung zu suchen. Die in den Datenbergen verborgenen Werte müssen vielmehr aufbereitet werden, damit man sie sinnvoll nutzen kann. Ein DMS hilft dabei, sie richtig zu verwalten und zu verwerten. Es beinhaltet Archiv- und Workflowfunktionen, regelt den gesamten Dokumentenlebenszyklus (Versionierung, Ein- und Auschecken, Schreib- und Leserechte), bringt über Aktenkennzeichen und Vorlagen Ordnung in Aktenstrukturen.

Zielgenauer Zugriff auf einzelne Dokumente

Vor allem ermöglicht ein DMS das einfache Suchen und schnelle Auffinden von Informationen über Metadaten wie Klassifizierungs- und Indizierungsergebnisse. Natürlich kann man auch Mieterakten per OCR nach dem Mieter durchsuchen. Unter den angezeigten 150 PDF-Dateien ist dann sicher die richtige dabei. Das richtige Dokument aber in der Ergebnisliste schnell zu identifizieren, ist eine ganz andere Sache und kann wiederum dauern. Beim sinnvollen Einsatz von Klassifizierungs- und Indizierungsergebnissen wird der Mieter hingegen im Suchfeld eingetragen, zwei bis drei Metadaten dazu – et voilá, das gewünschte PDF ist gefunden – ganz ohne unnötigen Suchaufwand.

So ermöglichen Metadaten bei der Informationsrecherche zielgenauen Zugriff auf einzelne Dokumente über spezielle Suchformulare. Sie beschreiben zum einen den Inhalt eines Dokuments, dienen aber zugleich der Klassifikation von Schriftstücken und dokumentieren die Art der Speicherung sowie systeminterne Verwaltungsprozesse. Außerdem lässt sich über sie die Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungs- und Löschfristen im Rahmen der Compliance sicherstellen.

Cocq Datendienst definiert sich vor diesem Hintergrund daher nicht bloß als reiner Scandienstleister, sondern bildet das gesamte Spektrum von Dienstleistungen rund um Digitalisierung und Dokumentenmanagement ab. Mit dem Scannen von Papierdokumenten und automatisierter Beleglesung hört das Thema Digitalisierung eben nicht auf – vielmehr fangen die mehrwerterzeugenden Möglichkeiten damit gerade erst an.