Cocq scannt für bauwelt

28.06.2016

Die zur ANS-Unternehmensgruppe gehörende Cocq Datendienst GmbH hat von der bauwelt Delmes Heitmann, ein führender Anbieter im Hamburger Baustoffhandel, den Auftrag zur Digitalisierung von Rechnungen, Lieferscheinen und anderen Geschäftsunterlagen erhalten. bauwelt ist mit sechs Standorten in Norddeutschland vertreten und gehört zur Hagebau-Gruppe.

Seit Mai 2016 scannt Cocq für bauwelt monatlich rund 6.500 Eingangsrechnungen. Diese treffen an den verschiedenen Niederlassungen ein, werden in der Unternehmenszentrale in Seevetal gebucht und erhalten im Anschluss einen Barcode. Alle zwei Tage holt ein Kurier die Rechnungen ab und überbringt sie dem Dienstleister. Cocq digitalisiert die Belege und stellt sie dem Unternehmen als Multi-Tiff taggleich per FTP-Server zur Verfügung.

Neben den Rechnungen verarbeitet Cocq für den Baustoffhändler zusätzlich rund 25.000 Lieferscheine im Monat. Sie sind bereits mit einem Barcode versehen, werden an Cocq übermittelt und noch am selben Tag als digitales Pendant wieder zurückgespielt. Über den Barcode verknüpft das Unternehmen die Lieferscheine mit dem Vorgang in seinem ERP-System.

Bislang hatte bauwelt solche Belege intern selbst digitalisiert. Das dafür eingesetzte Personal lässt sich nun anderweitig einsetzen. Deutlich sind durch die Vergabe an einen professionellen Outsourcing-Partner außerdem Geschwindigkeit sowie Verarbeitungsqualität bei der Digitalisierung gestiegen. Den Prozess will der Baustoffhändler daher auf weitere Belegtypen ausweiten. Auch über eine frühe Archivierung von Rechnungen und damit die vollumfängliche Nutzung eines elektronischen Rechnungsprüfungsprozesses wird nachgedacht.