Case Study: Jastram GmbH & Co KG

Mit Digitalisierung auf dem richtigen Kurs

Durch Unterstützung von Cocq Datendienst entledigt sich die Jastram GmbH & Co KG ihrer Papierarchive. Mehr Platz in den Büros und schneller Zugriff auf Pläne und Stücklisten sind das Resultat.

Der Kunde

Die Produkte des Hamburger Traditionsunternehmens Jastram GmbH & Co KG, einem international tätigen Hersteller von Anlagen und Zubehör für den Schiffbau, zeichnen sich neben ihrer Qualität vor allem durch besondere Langlebigkeit aus. Immer wieder kommt es vor, dass Reedereien oder Schiffsbesitzer bei Jastram anrufen, weil sie Ersatz oder Reparatur eines Einzelteils benötigen - auch noch 50 Jahre nach Erwerb. Die meisten Anlagen passt der Hersteller zudem noch auf die individuellen Anforderungen seiner Kunden im jeweiligen Schiff an.

Verarbeitungs- und Dienstleistungsqualität stimmen

Der "KPM 300 Ruderpropeller" ist so ein Klassiker im Sortiment der Hamburger Motorenfabrik Carl Jastram. Seine 84 Bauteile sind sauber aufgelistet in einer Stückliste, auf der handschriftlich noch das Erstellungsdatum notiert ist: 9.8.68. Vergilbtes Papier und Maschinenschrift zeugen vom historischen Wert des Dokuments. Anfassen müssen die Konstrukteure bei Jastram es allerdings nicht mehr, sondern können es komfortabel und standortunabhängig auf dem Bildschirm betrachten. Denn nachdem die Pläne und Zeichnungen der Produkte der Motorenfabrik jahrzehntelang in sperrigen Holzrollo-Schränken aufbewahrt wurden, hat sie das Unternehmen vor einigen Jahren einscannen lassen und greift nun nur noch digital darauf zu. Mit der Verarbeitungs- und Dienstleistungsqualität des beauftragten Scandienstleisters Cocq Datendienst war man so zufrieden, dass Cocq in der Folge gleich noch Folgeaufträge zur Digitalisierung weiterer Geschäftsunterlagen erhielt.

Von den vormaligen Archivräumen hat Nils Jastram, mitarbeitender Gesellschafter, noch Fotos: Knapp zwanzig 1,5 Meter hohe Hängeregisterschränke waren prall gefüllt mit Zeichnungen und Plänen aus über 50 Jahren Firmenhistorie. "Dies nahm viel Platz weg. In unserem nur 60 Quadratmeter großen Archiv war es schon richtig eng geworden", erzählt er. Musste ein Konstrukteur aus dem technischen Büro Unterlagen zu einem Produkt einsehen, war zudem jedes Mal ein langer Gang ins Archiv nötig.

6.000 Jahrzehnte alte, teilweise beschädigte Pläne

Die Digitalisierung war ein Weg, hier Abhilfe zu schaffen. In der Cocq Datendienst fand Jastram einen kompetenten Dienstleister, der das Projekt in der nötigen Qualität und Präzision durchführte. Es galt, mehr als 6.000 bis zu 60 Jahre alte Pläne behutsam für den Scanvorgang vorzubereiten. Cocq holte die bis zu DIN A0 großen Originale in den Geschäftsräumen der Jastram GmbH ab, digitalisierte sie in ihren Produktionsräumen und stellte dem Kunden anschließend die Faksimiles in Dateiform sowie zusätzlich als Mikrofilm zur Verfügung. Die Originale hat Cocq nach einer gewissen Karenzzeit vernichtet.

Anlässlich eines Umbaus der Büroräume ließ Jastram im Jahr 2015 in einem Folgeprojekt noch einmal zehn Regalmeter durch Cocq Datendienst digitalisieren. Ihr Inhalt: 300 Mappen mit Basiskonstruktionszeichnungen und Stücklisten in den Formaten DIN A4 und DIN A3 sowie rund 50 Pläne in A0. Cocq lieferte dem Kunden dafür formstabile Alu-Container in den Betrieb, welche die Jastram-Mitarbeiter/innen mit den Papiervorlagen füllten. Über Listen und Lieferscheine wurde festgehalten, welche Zeichnung wann geliefert wurde. Sicherzustellen ist bei einem solchen Vorhaben stets, dass sich die Anordnung der Originalmappen nachher 1:1 in ihrem elektronischen Abbild wiederfindet. Cocq konzipierte zudem ein Dateinamensystem zur Klassifizierung der Dokumente. In eine Exceltabelle übertrugen Mitarbeiter/innen von Cocq zunächst manuell die Metadaten der Pläne aus deren Schriftfeldern: Dateiname, zwei Textblöcke sowie die Zeichnungsnummer.

Saubere Klassifizierung macht digitale Pläne schnell auffindbar

Nach dem Scannen wurde jede Zeichnung in einer eigens konzipierten Eingabemaske mit der Zeichnungsnummer versehen. Dieses Vorgehen der Klassifizierung macht es den Konstrukteuren bei Jastram leicht, innerhalb ihrer Ordnerstruktur sofort die gesuchte Zeichnung zu finden. Cocq lieferte im Anschluss an die Digitalisierung hochauflösende PDF- Scans in Farbe aus. "Die Scans sind fast besser als die Originale", findet Nils Jastram und erklärt weiter: "Die gesamte Qualität, mit der Cocq solche Projekte durchführt, hat uns beeindruckt. Wir haben es hier mit einem echten Handwerksbetrieb zu tun, der seine Sache ernst nimmt und mit dem man auf Augenhöhe agiert. So erhielten wir zum Beispiel zunächst eine Probe-CD mit Vorab-Scans, die wir begutachten konnten. Erst anschließend ging es in die Produktion."

Der Platzgewinn dank Digitalisierung ist immens: Quollen die Archivregale früher über von Plänen, ist dort nun noch jede Menge Platz für weitere Projektordner mit den Lebenslaufakten der Anlagen. Diese nämlich hat Jastram, anders als die Pläne, nicht einscannen lassen, weil man hier vorerst weiter in Papierform arbeiten möchte. Die Anzahl verkaufter Anlagen hat sich in den letzten Jahren noch einmal auf heute über 4.500 erhöht. Jede Anlage verbraucht bis zu vier Aktenordner. So sind dank der Digitalisierung immer noch zwei Regale im Archiv frei für deren Aufnahme - weil eben der Platz nicht mehr für die Pläne benötigt wird. Hinzu kommt das komfortablere Arbeiten mit den elektronischen Zeichnungen - mit dem Einscannen ist Jastram daher auf richtigem Kurs.