Dokumentenmanagement

Cocq Dokumentenmanagement ist Ihr Full-Service Dienstleistungspaket zur maßgeschneiderten Verarbeitung Ihrer Dokumente. Ob Personal-, Maschinen-, Mieter- oder Finanzakten; mit der praxisbewährten Verarbeitungslösung aus dem Hause Cocq Datendienst digitalisieren und indexieren wir Ihre Belege. Ursprüngliche Akten- und Ablagestrukturen bleiben durch den Einsatz von Registerbarcodes beim Scanning erhalten und beschleunigen so Ihre Arbeitsprozesse deutlich.

Das zeitaufwendige Heraussuchen von Aktenordner entfällt ebenso, wie das Suchen bestimmter Textpassagen. Durch den Einsatz modernster OCR (Optical Character Recognition) Technologie werden Ihre digitalisierten Belege elektronisch durchsuchbar und bieten bei Verwendung gängiger Suchprozeduren eine hohe Treffergenauigkeit innerhalb kürzester Zeit.

Eine Abbildung bestehender Aktenregister kann wahlweise auf Dateiebene, oder alternativ unter Verwendung von Lesezeichenfunktionen innerhalb der Zieldatei vorgenommen werden. Aufgrund der jahrelangen Erfahrung im Digitalisierungs-Umfeld bietet Cocq Datendienst standardisiert die Ausgabe von Indexdatensätzen für den Direktimport in die gängigen Archiv- und ERP-Systeme an.

Alternativ ist ebenfalls das anschließende Hosting der digitalisierten Dokumente im Cocq-eigenen Outnet Online Archiv möglich. Über einen gesicherten Webzugriff können Ihre Mitarbeiter Zugriff auf individuell definierbare Dokumente oder Dokumenten-Klassen bekommen und alle verknüpften Index-Informationen in Echtzeit aus unserem Rechenzentrum in Hamburg-Bergedorf abrufen. Auch das direkte Drucken aus dem Online Archiv heraus ist möglich und bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zugriff auf alle notwendigen Dokumente, ohne die Beanspruchung eigener IT-Ressourcen.

Kernbestandteile

  • Digitalisierung Ihrer Dokumente am Cocq Standort in Hamburg-Bergedorf
  • Extraktion von relevanten Indexkriterien gemäß Kundenvorgaben
  • Aufbau individueller Registerstruktur
  • Export der digitalisierten Dokumente in alle gängigen Zielformate möglich
  • Möglichkeit des direkten Online Hostings im Cocq-eigenen Outnet Archiv
  • Abschließende Einlagerungsmöglichkeiten der Dokumente am Standort Hamburg

Ihre Vorteile

  • Beschleunigung von Suchvorgängen durch Verfügbarkeit elektronischer Daten
  • Inhaltliche Zuordnung gleichartiger Belege durch einheitliche Registerstruktur
  • Effektive Nutzung von Räumlichkeiten durch Abbau störender Papierlager
  • Aufbereitung der erzeugten Daten zur systematischen Weiterverwendung
  • Restriktiver Zugriff auf sensible Dokumente bei Nutzung des Online Archivs
  • Rechtskonforme Archivierung der Dokumente im Cocq Outnet Archiv
  • Einlagerung der Papierbelege gemäß gesetzlicher Vorgaben
  • Datenschutzkonforme Vernichtung der Papierbelege nach Ablauf von Vorhaltefristen
  • Revisionssicherheit durch Dokumentation aller Verarbeitungsschritte