Case Study: ASML

Einführung einer automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung

Der Kunde

ASML ist der weltweit größte Anbieter von Lithographiesystemen für die Halbleiterindustrie und erwirtschaftete im Jahr 2011 einen Gesamtumsatz von mehr als 5,6 Mrd. €. Nach Entstehung der Firma aus einem Joint-Venture im Jahr 1984 rangiert das am Amsterdam Stock Exchange und NASDAQ gelistete Unternehmen laut Forbes Global2000 Liste mittlerweile unter den größten 2.000 Unternehmen der Welt. Zu den größten der insgesamt 50 Niederlassungen weltweit gehören die Standorte in den Niederlanden, den USA und Asien.

Die Aufgabenstellung

Als Global Player mit einem jährlichen Umsatzvolumen von mehr als 5,6 Mrd. € hat die Optimierung des Cashflow für die elementaren Geschäftsprozesse einen immensen Stellenwert. Um die durch den Tablet-Boom stark gestiegene Nachfrage nach Halbleitersystemen befriedigen zu können, benötigt ASML die maximale Flexibilität bei der Beschaffung essentieller Produktionsmaterialien. Diese wiederum können nur dann Just-in-Time zur Verfügung gestellt werden, wenn die im Hintergrund laufenden Zahlungsprozesse reibungslos funktionieren und Zahlungsziele gemäß Lieferantenvereinbarungen eingehalten werden.

Die größte Herausforderung liegt hierbei in der breiten Streuung der etwa 1.500 Eingangsrechnungen pro Tag, die durch ihre Herkunft aus Asien, Europa, sowie den USA über 24 Stunden des Tages verteilt in der Konzernzentrale im niederländischen Veldhoven zur weiteren Bearbeitung eingehen. Die Unabdingbarkeit eines maximal automatisierten Prozesses zeigt sich allein bei der Einhaltung von Skontofristen, welche bei einem Umsatzvolumen in der Größenordnung von ASML im deutlich zweistelligen Millionenbereich liegen.

Kunde

  • ASML

Projekt

  • Realisierung eines weltweiten Invoice Management Projekts

Anlaufphase

  • 8 Wochen

Herausforderung

  • Implementierung besonders hoher Anforderungen innerhalb enger, zeitlicher Deadlines bei einem Volumen von 1.500 Rechnungen / Tag

Die Cocq Lösung

Um die gewünschte Prozessautomatisierung für die zentrale Rechnungseingangsverarbeitung seiner 50 weltweiten Niederlassungen zu gewährleisten, entschied sich der niederländische Technologiegigant für die Invoice Management Lösung von Cocq Datendienst.

Die Cocq Invoice Management Lösung cIM überzeugte durch:

  • Full-Service-Dienstleistung von der Projektierung und Realisierung innerhalb der Rahmenparameter, bis zur fortwährenden Prozessberatung nach erfolgreichem Going-Live
  • Übermittlung der vollständig verifizierten Rechnungsinformationen gemäß Kundenvorgaben innerhalb eines 24 Stunden Service-Level-Agreement (SLA) nach Rechnungseingang
  • "Track & Trace" von Rechnungen innerhalb des einzelnen Prozessschritte
  • Tagesaktuelle Verarbeitung von ca. 1.500 Rechnungen internationaler Herkunft
  • Integration verschiedener Medien-Eingangskanäle in den Workflow (Papier & Email)
  • Verifikation der Validierungsergebnisse gegen tagesaktuelle Bestell- und Lieferantendaten
  • Versand automatischer Reply-Nachrichten beim Empfang von prozesskonformen Dokumenten an den Lieferanten (Email-Eingang)
  • Aussteuerung nicht prozesskonformer Dokumente durch vor- sowie nachgelagerte QM Prozesse (Papiereingang)
  • 95% garantierte Korrektheit aller gelesenen Rechnungsinformationen

Der Erfolg

Drei Monate nach der erfolgreichen Realisierung des Projekts erreichte ASML eine automatische Bearbeitungsrate (Straight Through Processing) bei eingehenden Rechnungen von über 60%. 900 der täglich ca. 1.500 Eingangsrechnungen werden damit unabhängig von Medientyp oder Herkunftsort anhand der bereitgestellten Abgleichdaten inhaltlich gemäß Kundenvorgaben auf Korrektheit der Bestellung geprüft und automatisch validiert. Die exportierten Rechnungsdaten, sowie das digitale Abbild der Originalrechnung, werden abschließend automatisch per gesicherten sFTP-Transfer im ERP-System des Kunden verbucht.

Durch die innerhalb des Prozesses gewonnenen Zusatzinformationen, wie Anzahl der Rechnungen je Kunde, sowie Differenzierung nach eingegangenem Medientyp ist es ASML gelungen, einen Großteil seiner Lieferanten bereits auf den digitalen Rechnungsversand umzustellen. So liefern aktuell über 60% der ASML-Lieferanten bereits prozesskonforme Rechnungen im PDF-Format und reduzieren damit nicht nur ihre eigenen Versand- und Prozesskosten, sondern tragen durch den reduzierten Materialeinsatz ebenfalls zur ökologischen Nachhaltigkeit des automatisierten Rechnungseingangs bei.